Para mejorar la gestión de sus alumnos, UCSUR adopta un conjunto de soluciones Microsoft

Invirtiendo Valores y Humanismo

La Universidad Científica del Sur, es una institución de educación superior peruana fundada hace 30 años aproximadamente. Posee una comunidad estudiantil que oscila entre ocho y nueve mil alumnos además de una planilla profesoral integrada por 1000 docentes, por lo tanto, la misión de este centro de estudios es inculcar valores y difundir conceptos humanistas a todo el alumnado. Los cursos más reconocidos son los de Medicina y los referidos al área de Medio Ambiente.

El Reto: Mejorar la Experiencia del Estudiante

La institución poseía una plataforma de nube con la cual no estaba satisfecha por varias razones, entre ellas destacan la demora en los tiempos de respuesta y falta de apoyo del proveedor con la rapidez requerida. Sobre esto, Luis Cardó, Gerente General en la Universidad Científica del Sur sostiene: “Todo el esquema que teníamos no funcionaba, nosotros no sentíamos que eso era trabajar con la nube y en el camino decidimos probar con Azure”. 

Por consiguiente, el primer gran objetivo con el cambio de nube era mejorar la experiencia del alumno al momento de la inscripción, en vista de la gran demanda generada por parte de los estudiantes que entraban al mismo tiempo en la aplicación, lo cual traía como consecuencia la incapacidad del antiguo sistema para procesar cómputos, sobrecargando así a los servidores. Entonces, el proceso se demoraba dos semanas y durante este período no se podían realizar cambios en las opciones académicas o cualquier otro ítem referente a la inscripción, de manera que las quejas de los alumnos no se hacían esperar. Con Azure definitivamente se aliviaron los síntomas antes descritos, siendo evidente la rapidez del sistema porque demora solo tres días en ejecutar las matrículas.

La Solución: Herramientas Eficientes para Administrar el Ciclo de Vida del Estudiante

La implementación de Office 365 duró cerca de tres meses y con Azure completó un período de 5 meses. Al respecto, Liliana Carranza, Gerente de Tecnología en la Universidad Científica del Sur recuerda cómo se dio la adopción de las soluciones Microsoft en la institución: “Inicialmente teníamos con Microsoft básicamente la parte de BackOffice. En el año 2018 adquirimos Office 365 y comenzamos a explorar la nube con Azure”. Por otra parte, Luis señala en referencia a Azure: “Para nosotros el gran beneficio fue que contamos con un socio de Microsoft, y esto hizo toda la diferencia porque teníamos un apoyo 24/7. El socio se involucró y entendía nuestra realidad perfectamente, por ello la respuesta que nosotros teníamos era exactamente como queríamos. Y si queríamos probar algunas cosas, lo teníamos de inmediato”. El resultado de esta buena experiencia es que se movieron a Azure sin mayores dificultades, y alcanzaron un ahorro en costos que representa la mitad de lo que pagaban por la solución anterior, “incluso un poco menos” como puntualiza Luis.

Asimismo, cabe destacar que Azure permitió perfeccionar especialmente los sistemas core de la Universidad Científica del Sur, pues en cuanto a los ingresos, matrícula, registros académicosy los de trámites de alumnos ahora se encuentran en la base de datos en SQL Server funcionando en Azure perfectamente, y esto generó una satisfacción inmediata porque comprobaron como clientes el poder de una solución 100% en la nube.

UCSUR ya poseía Dynamics pero las funcionalidades  se usaban al 100%. Con la llegada de Azure fue posible enlazar servicios que se integraron al CRM, el cual hasta ese momento trabajaba aisladamente porque a su vez no se integraba con los sistemas transaccionales. Esto dificultaba mucho las ventas ya que debían ser registradas en dos sistemas diferentes, pero desde que conectaron Dynamics 365 a Azure, hicieron la integración con su sistema transaccional y ahora pueden ingresar automáticamente al postulante gracias a que el registro de sus datos está almacenado en esta herramienta. Otro beneficio de la plataforma es que el alumno paga en línea a través de LUCIA, su chatbot financiero de la universidad, además de que está en planes mejorar la experiencia del alumno durante toda su trayectoria en la universidad, utilizando el poder de la analítica no solo al momento del ingreso sino durante todo su ciclo de vida estudiantil.

Operando junto a Dynamics 365 y Azure, Power BI se volvió una herramienta crucial para la toma de decisiones, en vista de que tiene a su cargo la inteligencia de negocios y reportería. En ese sentido, Liliana señala: “Ya los directivos tienen todas las ventas en línea, casi tres a cuatro veces al día a través de Power BI”, por lo tanto, cuentan con reportes que representan todo el funnel, ya sea por oportunidades, por vendedoras, por zonas, por carrera, entre otros; y ello permite hacer todos los cruces necesarios y realizar seguimientos desde que el prospecto se interesa por una de nuestras carreras. Es importante mencionar que en la plataforma están todas las herramientas del ERP donde corre la contabilidad, y ahí tienen un modelo en el cual se basan para sacar estados financieros, no obstante, Luis señala: “No son modelos necesariamente contables también los financieros, y todos ellos deben ser vistos por los directores. Para esto utilizamos las herramientas de Power BI”.  

Otra herramienta que está ayudando la institución a administrar mejor sus iniciativas, es Project Online. En este contexto, vale acotar que el modelo de gestión de la UCSUR está dividido en cuatro pilares:

Y en la opinión de Luis, cada uno de ellos plantea indicadores importantes para el seguimiento y también ofrecen iniciativas: “Para nosotros una iniciativa es un proyecto, un indicador que te va dando datos exactos, y para esto estamos utilizando Project Online. Hemos hecho un desarrollo sobre Project alineado a nuestro organigrama y a los pilares de gestión, el cuál fue enlazado en la parte de reportería en Power BI”. Esto ofrece al directorio visibilidad sobre los avances en los proyectos por medio de los tableros, ya que según Liliana: “Actualmente todas las unidades de negocio que pertenecen al grupo están reportando los avances de sus proyectos estratégicos a toda la plana gerencial”.

Gracias a estos cambios, cada alumno al ingresar a la Universidad Científica del Sur gana el acceso a una cuenta que le da derecho a utilizar toda la suite de Office 365, pues para Luis “Esto nos ayuda a tener un canal de comunicación super efectivo con ellos”. Con Office 365 UCSUR mejoró sus comunicaciones a nivel general, y entre los avances más significativos destaca el aumento de casi el 50% en el uso de correos electrónicos por parte de los alumnos. SharePoint es utilizado para la publicación de los procesos que están organizados en Project Online, y por medio de Skype for Business la organización ahorra costos y tiempos con reuniones entre funcionarios de diferentes sedes que se hacían presencialmente, incluso tuvieron la oportunidad de hacer directorios en línea, lo que ha sido muy provechoso porque en transporte gastaban cantidades importantes.

Los Beneficios

Para los alumnos, las soluciones fueron palpables a la hora de matricularse porque el proceso actualmente dura 3 días y no dos semanas. A propósito de ello, Liliana cuenta: “Antes tenían problemas a la hora de matricularse porque había mucha carga en nuestros servidores, pero desde que fue implementado Azure, no tuvimos esos problemas en las últimas dos matriculas. El NPS, con el cual la universidad usa para medir el nivel de satisfacción de los alumnos se elevó muchísimo”. Y Luis complementa: “Azure ha sido una experiencia muy buena, y una pieza clave en su implementación fue el socio de Microsoft junto a nosotros. Esto tuvo un impacto positivo en el NPS porque creció un 40%, lo que provoca un cambio en el boca a boca de nuestros estudiantes y en la retención de los alumnos también. Fue super importante dar este paso”. Con Azure, UCSUR ha ahorrado en infraestructura un 50% de lo gastado anteriormente por mes. Además, desde la perspectiva de TI ahora hay más agilidad para subir recursos, armar ambientes de pruebas, replicar ambientes, y en todo el ciclo de vida del desarrollo; lo cual permite crear soluciones más rápidas. En este sentido, señala Liliana: “Antes para generar un ambiente demorábamos mínimo de tres semanas a un mes, ahora son solo dos días como máximo”. Las soluciones también impactaron positivamente el sector de recursos humanos, pues los procesos allí seguidos fueron optimizados en un 30% en temas de infraestructura.

Como próximos pasos, es pertinente informar que UCSUR está trabajando para implementar laboratorios virtuales, a fin de brindar rapidez al estudiante al mismo tiempo de mejorar la gestión del docente según sus necesidades, sin contar con que el presupuesto económico para los equipos no será un impedimento para levantar fácilmente todos los laboratorios que se requieran. Asimismo, se plantea aplicar inteligencia artificial, chatbots e IoT para manejar mejor la experiencia del alumno, pues Luis considera: “Estamos buscando siempre oportunidades para trabajar por más servicios automatizados”.

Para Liliana, la implementación de los productos Microsoft ha sido de gran importancia: “Primero, por el tema de la reducción en todo lo que es presupuestal; segundo, por el tiempo de implementación; tercero, porque usamos un ERP académico Líder en el mercado (pues lo tienen grandes universidades) y que no podíamos explotarlo al máximo en sus funcionalidades. Todo el equipo contribuyó mucho en la migración rápida, es un tipo de software que su migración dura de seis meses a un año”. En efecto, el impacto de estas soluciones está relacionado a la satisfacción de los alumnos, tal y como lo señala Luis: “Para UCSUR, el éxito tiene que ver con la satisfacción de los alumnos. La captación de nuevos alumnos está basada en las experiencias que tuvieron sus amigos y en lo que les cuentan; además, reducir la deserción es uno de los proyectos más importantes de la universidad porque hacemos un esfuerzo tremendo para traer a los chicos, pero al final del semestre una parte se va, con el cual esto de mejorar el NPS impacta en reducir la deserción y mejorar su experiencia”.