Cinco prácticas para afrontar la sobrecarga de información


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Vivimos en tiempos en los que la cantidad de información que se genera supera nuestra capacidad para consumirla y procesarla. En el ámbito laboral de la economía del saber actual, la colaboración está en auge, con una tendencia a una colaboración más basada en proyectos. De hecho, las personas están en dos tiempos como muchos equipos hace muchos años. Esto significa que tenemos mucha información que nos llega al mismo tiempo de forma no lineal y de diversas fuentes como correos electrónicos, chat y redes sociales.

Y todas las señales de advertencia son que las personas se están haciendo cada vez más adictas a la información. Un artículo de Harvard Business Review informó de un estudio de trabajadores en los Estados Unidos que demostró que el 60% de las personas consultan su correo electrónico en el baño, el 15% lo consultaron en una iglesia y el 11% ocultaron a un cónyuge el hecho de que lo consultaron.

¿Cuáles son las herramientas y los recursos que podemos aprovechar para asegurarnos de que salimos adelante y somos productivos? Aunque se podría decir que la tecnología y el acceso a la información son parte del problema, la tecnología también puede ser la solución. Estas son mis cinco soluciones de productividad principales para lidiar con la sobrecarga de información:

1. Entender que no toda la información se crea de la misma manera

De toda la información que debemos procesar, no toda requiere la misma atención y priorización. Saber con qué información hay que lidiar en qué momento puede marcar una enorme diferencia. La capacidad de marcar la información como de prioridad alta es probablemente una de las mejores características que se han incorporado al correo electrónico. También solía mandar a una bandeja aparte los correos en los que aparezco en copia. Pero la tecnología ha avanzado desde entonces y estar al tanto de la información importante es más fácil que nunca. Ahora las herramientas basadas en chat como Microsoft Teams permiten que las personas colaboren para marcar información como importante y estas también pueden @mencionarme en la información que necesita mi atención directa. Esto me permite no solo clasificar la información que es importante y relevante, sino también ir directamente a lo más urgente. Aprender a priorizar la información me ha ayudado a darle sentido al desorden y la tecnología ahora hace el trabajo pesado por mí.

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2. Saber cómo "organizarse"

Al igual que en la vida, siempre hay ocasiones en las que es necesario "organizarse"; la asimilación de la información no es distinta. Hay muchísimas herramientas que te pueden ayudar a mantenerte al tanto de la información y mantener tu trabajo organizado. Ya sea que uses las carpetas de SharePoint para un equipo o que lo hagas en tu One Drive personal, mantener la información organizada y ordenada te puede ayudar a ahorrar tiempo. Si tus circunstancias de trabajo significan que debes lidiar con tipos similares de consultas, saber dónde tener acceso a la información que necesitas rápidamente puede marcar una enorme diferencia. Y la tecnología lo simplificó más que nunca. Algunas personas somos inherentemente desorganizadas y existen herramientas para ayudarnos con eso también. En Microsoft Teams, cuando creas un equipo, se crea un sitio de SharePoint para dicho equipo y cada canal (las conversaciones agrupadas por asunto) tienen sus carpetas y archivos organizados por mí. La tecnología me está ayudando a mantener la información importante organizada, simplificada y accesible.

3. Trabajar de forma inteligente y no ardua

Las herramientas de análisis de datos te pueden dar excelentes consejos y perspectivas sobre si estás trabajando de forma eficaz o no. Me encanta ver mis informes de My Analytics en Office 365. Me parece que realmente es una forma esclarecedora de mantenerme honesto sobre el nivel de mi productividad. Outlook también cuenta ya con funciones de IA que me ofrecen una bandeja de entrada Prioritarios donde filtra por la información a la que probablemente querré responder según los patrones de datos. Un mito común es que las personas son productivas cuando realizan varias tareas simultáneas. Muchos estudios académicos refutaron este mito como la forma más ineficaz de ser productivo. Lo veo como un tiempo en el que no soy productivo para nada y trato de abarcar demasiado. En cambio, me gusta dedicar mi tiempo a profundizar en el 20% de la información que proporcionará el 80% del impacto empresarial. En lugar de pasar dos horas haciendo diez cosas, reservo largos segmentos de tiempo para trabajar en mis cinco prioridades. La tecnología me ayuda ahora a ser más inteligente sobre cómo proceso la información y dónde paso mi tiempo.

4. Elegir las herramientas según tus necesidades

Cuando compartes información con tu organización, equipo o colegas, elige el mecanismo de comunicación que más te convenga para darte el mejor resultado. Una de mis aversiones es un interminable hilo de correos electrónicos sobre un tema que fácilmente se podría resolver con un ping o incluso una conversación. Tener la bandeja de entrada desordenada nunca es divertido. Me gusta usar Microsoft Teams porque es una herramienta con la que puedo hacer ping a alguien para obtener una respuesta rápida, organizar una reunión que es el equivalente de una charla digital, tener una reunión "cara a cara" en video de alta definición o simplemente lidiar con la información en un chat. Y los chats tienen su propia psicología: puedo indicar que "me gusta" un chat para reconocer que lo leí sin tener que enviar ese correo innecesario. Mi medio de comunicación elegido es el que me permite atender todas mis necesidades de colaboración y comunicación en un solo lugar.

5. La información llenará el espacio que permitas

Hoy en día, puedes optar por consumir información 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año. Y muchas veces la información no nos llega, sino que la buscamos de forma activa. Yo ya no veo noticias, las noticias me llegan a mi dispositivo móvil. Ya no espero las actualizaciones de los proyectos, sigo canales en Teams o tengo conectores que me envían información que es importante para mí. Esto me ha ayudado a aumentar mi conocimiento y ser más productivo, pero también es crucial saber cuándo decir basta. Ya sea que creas en las zonas libres de la tecnología en tu hogar o dediques tiempo para cambiar tu estado a "no molestar", es fundamental darle a tu cerebro periodos de incubación para comprender toda la información que está procesando. Así que a veces me gusta darme la libertad y el espacio para ser sensato y desconectarme de todo.

En una época en la que no es probable que la velocidad de la información se reduzca, necesitamos el mecanismo y las herramientas adecuadas para garantizar que nos mantenemos productivos. Estas son mis cinco soluciones principales. Me encantaría saber más sobre las tuyas.

Si te interesa saber más sobre cómo Microsoft Teams te puede ayudar a administrar tu información, puedes visitar: https://products.office.com/microsoft-teams/group-chat-software

- Por Farren Roper

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