Encuentra las funciones del correo electrónico adecuadas para tus necesidades empresariales


Los servicios de correo electrónico se usan para prácticamente cualquier actividad online, desde mantenerse en contacto con los clientes y colegas hasta crear cuentas de redes sociales o realizar compras online. En prácticamente todos los países del mundo, la gente está conectada a un cliente de correo electrónico que hace posible la vida moderna. De hecho, de acuerdo con un estudio de The Radicati Group, Inc., en 2017 cerca de la mitad de la población mundial usó el correo electrónico y "para el final de 2021, el número de usuarios de correo electrónico a nivel mundial será de más de 4100 millones". Es alucinante y muestra lo importantes que se volvieron las plataformas de correo electrónico.

Sin embargo, el correo electrónico ya no es solo una forma de enviar y recibir mensajes simples. Mediante innovaciones realizadas para ayudar a individuos y organizaciones a comunicarse de forma más eficiente y eficaz, el correo electrónico creció para abarcar una amplia gama de herramientas que realmente pueden mejorar la forma en la que trabajas. Por supuesto, no todos los negocios necesitan acceso a todas las herramientas disponibles, por lo que a continuación están divididas entre soluciones "básicas" y "avanzadas", lo que puede ayudarte a decidir qué tipo de cliente de correo electrónico es adecuado para ti. Echémosles un vistazo.

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Características básicas

La mayoría de los servicios de correo electrónico gratuitos proporcionan algunas características básicas que te permiten administrar y organizar tus mensajes de forma más eficiente, como:

  • Respuestas automáticas: Esta característica facilita informar a otras personas de que estás fuera de la oficina, cuándo volverás y con quién deberían ponerse en contacto en tu ausencia al permitirte crear un mensaje que se envía automáticamente a todas las personas que te contacten a través del correo electrónico.
  • Aplicar reglas: Las reglas son acciones que puedes aplicar automáticamente a mensajes entrantes y salientes. Te dan libertad para elegir qué desencadena una regla y qué acciones se realizan cuando se desencadenan. Por ejemplo, si quieres que todos los mensajes de tu jefe vayan a una carpeta especial, puedes programarlo configurando una regla. Por otro lado, si quieres que se eliminen los mensajes con "inscríbete hoy" en el asunto, puedes crear una regla que lo haga.
  • Carpetas: La mayoría de los servicios de correo electrónico gratuitos ofrecen algún tipo de característica de organización, como carpetas, que te permiten almacenar y ordenar manualmente mensajes basándote en el sistema que mejor te funcione. Por ejemplo, si trabajas en el "Proyecto X" puedes crear una carpeta denominada "Proyecto X" y transferir a esta manualmente todos los mensajes que pertenecen al proyecto, lo que facilita mantener registros de cualquier comunicación relacionada con el proyecto. Por otra parte, si estás investigando el precio de un producto que necesita tu compañía, puedes crear una carpeta para todos los mensajes y estimaciones que hayas recibido hasta la fecha y de esta forma los tendrás en un lugar conveniente.

Características adicionales con servicios de correo electrónico empresarial

Por supuesto, cuando necesitas el poder de hacer algo más de lo que te permiten las características básicas, el correo electrónico empresarial puede ser la solución. Aunque cada cliente de correo electrónico es diferente, algunas características que puedes esperar en una solución de correo electrónico empresarial incluyen:

  • Almacenamiento y comunicaciones de correo electrónico seguros: Muchas soluciones de correo electrónico empresarial pueden mantener todos los mensajes seguros, ya estén en tránsito o en la bandeja de entrada, usando cifrado y una amplia gama de características de seguridad avanzadas.
  • Calendarios compartidos: Con los calendarios compartidos, puedes ver cuando alguien (o tu equipo entero) está disponible para reuniones y otros eventos de grupo, lo que facilita programarlos en horarios que convengan a todos los participantes. Los calendarios compartidos también son una excelente manera de permitir a la gente saber cuándo estarás fuera de la oficina. Solo tienes que agregar un elemento de calendario para tus vacaciones y bloquear el tiempo en consecuencia, de esa forma todos los usuarios con acceso al calendario podrán saber cuándo no estarás.
  • Enviar mensajes a varias personas con un solo alias de correo electrónico: Algunos servicios de correo electrónico facilitan el envío de mensajes a todas las personas con las que trabajas en un proyecto al mismo tiempo usando solo un nombre. Así, si trabajas con, digamos, 10 personas en un proyecto, puedes colocar a esas 10 personas en un grupo y llamarlo "Equipo Proyecto X" y enviar un mensaje a esas 10 personas siempre que envíes un correo electrónico a "Equipo Proyecto X", lo que facilita compartir archivos y mantener a todos los miembros informados.
  • Retención de correo electrónico: Archivar tus mensajes de correo electrónico es clave para cumplir con reglamentos gubernamentales y de la industria, y tus propios estándares de gobierno corporativo. Afortunadamente, la mayoría de las soluciones de correo electrónico empresarial te permiten configurar tus propias directivas de retención para que puedas archivar lo que necesitas tanto tiempo como necesites.

Los servicios de correo electrónico gratuitos tienen su lugar, y si eres una empresa de un solo trabajador, pueden ser lo que necesitas para empezar. Sin embargo, si operas una compañía con docenas de empleados o si estás sujeto a regulaciones gubernamentales o de la industria, o bien necesitas algo que vaya más allá de la capacidad de enviar y recibir mensajes, una solución de correo electrónico empresarial te resultará útil y te proporcionará las herramientas que necesitas para trabajar, hacer crecer y crear tu empresa de la forma adecuada.

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