Mejora las comunicaciones en el lugar de trabajo para crecer


Una mujer señalando una pantalla grande y hablándole a un grupo de personas con portátiles

Es sabido que una mala comunicación perjudica a tu organización, pero en qué medida la perjudica, podría sorprenderte. De acuerdo con "The Poor Cost of Communications", un estudio citado por la Society of Human Resource Management (SHRM), una encuesta de 400 compañías con 100,000 empleados cada una reveló una pérdida promedio por compañía de $62.4 millones anuales a causa de una comunicación inadecuada hacia y entre los empleados. Y si bien tu pequeña empresa tiene solo una fracción del tamaño de las empresas incluidas en la encuesta, no eres inmune al impacto de la falta de comunicación.

De hecho, dado que muchos de tus empleados seguramente asumen roles más variados y son más versátiles que los de organizaciones más grandes, comunicarse con claridad, incluso de una forma que se adapte mejor a tu equipo, puede incluso ser más determinante para las pequeñas empresas. Afortunadamente, hay un montón de recursos tecnológicos e información disponibles para que abras (y mantengas) líneas de comunicación claras con las personas en las que más confías.

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Usa la tecnología, pero no TODA la tecnología

No te equivoques, la tecnología es algo maravilloso, pero debes elegirla y usarla sabiamente. En lugar de tener una intranet separada para los empleados, una intranet social, un área de trabajo para la administración de proyectos, mensajería instantánea, salas de chat privado, correo, un canal de video, etc. para tus comunicaciones internas, elige una solución que te brinde todo lo que necesitas en un lugar único y conveniente. De esta forma, hay un menor riesgo de confusión y mejoras las probabilidades de que tus empleados usen las herramientas que tienen disponibles. Pero, ¿qué herramientas son realmente necesarias?

  • Correo: En la actualidad, el correo es un hecho. Sencillamente, no hay mejor manera de llegar a las personas que forman parte de tu organización, y a las de afuera. Solo tienes que asegurarte de elegir un cliente de correo basado en la nube. De esta forma, no solo tienes acceso a tus mensajes desde cualquier dispositivo, sino que tus mensajes tienen copia de seguridad en la nube, y tu seguridad está siempre actualizada.
  • Área de trabajo de colaboración: Con la posibilidad de conectarte mediante mensajes instantáneos y videoconferencias, más la capacidad de compartir y trabajar juntos en archivos en tiempo real, una aplicación de área de trabajo segura les da a tus empleados los medios que necesitan para colaborar en proyectos, hablar de problemas, compartir documentos y generar confianza y relaciones de trabajo que te ayudarán a desarrollar la cultura que necesitas para triunfar. Y dado que pueden hacer todo a través de una aplicación en sus computadoras de escritorio, portátiles, tabletas o teléfonos, eso significa que puedes contratar al mejor postulante, ya sea que viva cerca o al otro lado del mundo.
  • Soluciones de flujo de trabajo y administración: Mantener la organización es crucial para cualquier organización, pero cuando tienes una empresa pequeña con una cantidad limitada de empleados, las prioridades mutan rápidamente, causan confusión y reducen la productividad hasta interrumpirla. Sin embargo, con software de flujo de trabajo y administración de tareas, puedes desarrollar planes de proyecto que garanticen que todos en tu equipo comprendan cuáles son sus prioridades, qué tareas deben completarse (y cuándo), e incluso proporcionar actualizaciones de estado y permitir que quienes están en el mismo equipo compartan archivos.

Pregúntale a tus empleados qué quieren o necesitan

Si bien las culturas del ámbito laboral tienden a desarrollarse de forma orgánica, crear un espacio que sea auténticamente inclusivo, de colaboración, feliz y productivo requiere ciertas sutilezas. Después de todo, una encuesta reciente de Gallup reveló que el 70% de los empleados estadounidenses no se compromete con su trabajo y que la falta de motivación puede crear un ámbito de trabajo apático, improductivo o incluso negativo.

Lamentablemente, al ser consultadas directamente, muchas personas no responden de forma honesta y reflexiva, ya sea porque los preocupa exponerse o porque simplemente necesitan tiempo para considerar el asunto. Por eso, dales a las personas el espacio que necesitan para proporcionar respuestas reales y honestas mediante una aplicación que te permite conectarte con los empleados y les da a los empleados la oportunidad de responder cuando tienen tiempo. Al elegir tu aplicación, busca una que te permita programar perfectamente los eventos de los empleados, solicitar información de grupos pequeños o equipos grandes, e incluso desarrollar encuestas, enviarlas a todos y recoger las respuestas (anónimas o no) en tiempo real. Al permitirte comunicarte con tu equipo, descubrir qué opinan los empleados de tu empresa y escuchar lo que necesitan, una aplicación como esta te ayuda a crear una cultura en la que todos se sienten bienvenidos y satisfechos.

Cómo comunicarse efectivamente

Las habilidades de comunicación efectiva se enseñan en seminarios ejecutivos y universidades, pero difícilmente las recuerdes cuando te gradúes o estés en la oficina y te sumerjas en el trabajo "del mundo real". Y si bien hay muchos consejos sobre cómo mejorar la comunicación, los mejores suelen ser los más simples:

  • Emite mensajes claros, usa lenguaje simple y evita la jerga. Si bien es posible que tus equipos la conozcan, la jerga puede impedir la compresión. De hecho, se considera inadecuado usar jerga y muchas universidades están empezado a enseñarles a los estudiantes de negocios a hablar sin ella. El gobierno de EE. UU. creóPlainLanguage.gov, un sitio web que apunta a ayudar a los empleados del gobierno a crear documentos que hacen más fácil la lectura, la comprensión y el uso de las comunicaciones del estado por parte del público.
  • Ten en cuenta el funcionamiento de tu equipo. Si tus propios datos muestran que tus empleados interactúan casi siempre con mensajes tradicionales escritos o de video enviados por correo, haz eso. Si una encuesta revela que prefieren las reuniones presenciales o las reuniones de transmisión en vivo para los grandes anuncios, úsalas. Después de todo, las comunicaciones internas son un factor de éxito clave para casi el 79% de las organizaciones, según un artículo de LinkedIn. Por eso, estar en contacto con tu equipo y ofrecer información en un formato que te garantice que la reciban, es fundamental. Además, te permite ahorrar tiempo.
  • Para anuncios grandes, noticias importantes de la empresa u otros mensajes significativos (como cambios o beneficios), sigue una plantilla de plan de comunicación, de la misma forma que harías para anuncios externos. Esto te ayudará a garantizar que tu mensaje (ya sea escrito u oral) sea claro e incluya toda la información pertinente. Además, una vez que el mensaje está completo, pide una supervisión editorial a alguien de tu confianza.
  • Realza las palabras con elementos visuales. De acuerdo con la Social Science Research Network, el 65 por ciento de nosotros tenemos facilidad de aprendizaje visual, y una encuesta de 3M reveló que podemos procesar elementos visuales 60,000 veces más rápido que el texto; por eso, cada vez que puedas ofrecerle a tu equipo una imagen, una tabla, un gráfico, un video, una infografía u otro ejemplo visual de lo que necesitas, deseas o esperas lograr, mejorará la comprensión.

Claro que no existe un enfoque único para mejorar la comunicación y el compromiso entre tus empleados, pero probar nuevas tecnologías y nuevos enfoques hacia la comunicación empresarial puede ayudarte a evitar malentendidos, mitigar rumores y ahorrar tiempo, e incluso mejorar el trabajo de tu equipo y el sentimiento de los empleados hacia tu organización y aumentar tus ganancias. Después de todo, un informe de Aon Hewitt reveló que por cada aumento del 1% en el compromiso del empleado, puedes esperar ver un crecimiento adicional del 0.6% en las ventas de una organización. Por eso, todo lo que puedas hacer para atraer a tus empleados, hará que valga la pena el esfuerzo.

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