El estado de la reunión moderna


Ámalas u ódialas: las reuniones llegaron para quedarse. Como herramienta de comunicación, las reuniones ofrecen perspectivas del equipo, vínculos en tiempo real y conversaciones constructivas. Pero a veces, las reuniones pueden volverse improductivas. De hecho, el Ministerio de Trabajo de EE. UU. estima que las empresas pierden $37 mil millones en reuniones innecesarias todos los años. Dado que hoy el 37 por ciento del tiempo de los empleados se pierde en reuniones, vale la pena considerar cómo nos reunimos para conocer nuestros nuevos estilo de administración y estrategias comerciales.

El factor de satisfacción de las reuniones modernas

Al considerar tu estrategia empresarial, debes reconocer los costos duros y blandos de las reuniones, tanto digitales como físicas. Equilibrar los beneficios de cada una nos permitirá tener un enfoque integrado hacia las nuevas tecnologías y las prácticas empresariales tradicionales.

A medida que la tecnología avanza, también cambia el área de trabajo moderna. En una organización en la que cada minuto cuenta, usar servicios como las conferencias de audio/video reduce las necesidades de tu empleado de administrar el tiempo. Con las conferencias de audio, los empleados y las partes interesadas pueden simplemente unirse a la conversación, ofrecer opiniones y retomar sus jornadas laborales, sin siquiera dejar la oficina. Con las videoconferencias, ya no tienes necesidad de reunir a tus empleados remotos, las pantallas te permiten conversar personalmente con múltiples empleados en distintas zonas horarias. Además de unificar a tus equipos, estos recursos también pueden reemplazar los viajes empresariales, y eliminar así gastos innecesarios.

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Por supuesto, las reuniones cara a cara todavía ofrecen el elemento humano, algo que no está disponible a través de las interfaces virtuales. Al interactuar con un nuevo cliente, reunirse en persona puede estrechar vínculos y establecer las bases para una relación profesional sólida. Y a pesar de la prensa negativa sobre las reuniones, el 92 por ciento de los asistentes a reuniones valoran las reuniones como una oportunidad para contribuir, lo que sugiere que las reuniones exitosas pueden ser un factor que contribuye a la satisfacción laboral del empleado. Y una mayor satisfacción del empleado significa menos recambio.

De acuerdo con una encuesta de Verizon más del 90 por ciento de los asistentes a reuniones admitieron soñar despiertos, perderse reuniones enteras (o partes), mientras que el 70 por ciento dijo haber llevado otro trabajo para completar en las reuniones. Es obvio que las reuniones, tal como las conocemos, deben cambiar. Imagina la nueva productividad que podríamos sacar a la luz si redefiniéramos el concepto de la reunión en su totalidad.

Cambiar las definiciones de reunión moderna

Situadas dentro de la nueva tecnología, las tendencias de empleo y los cambios económicos, las reuniones de hoy no dejan de evolucionar. Un estudio reciente de BlueJeans descubrió que el 25 por ciento de las reuniones tuvo al menos un participante de video móvil en la llamada. Este aumento en el video móvil podría atribuirse al aumento de trabajadores de medio tiempo o independientes. En los últimos años, estos trabajadores contratados constituían aproximadamente un 40.4 por ciento de la fuerza de trabajo moderna.

¿Cuál es la enseñanza principal? Que para que las empresas y sus empleados disfruten del éxito, las reuniones de hoy deben estar integradas con tecnología digital y física.

Pero, ¿cómo se vería esto? ¿Cuál es el lugar de reuniones ideal, ya sea físico o digital? La respuesta no siempre es la misma para todas las empresas, pero algunas innovaciones fueron diseñadas para aumentar la productividad en las organizaciones.

  • Las tecnologías digitales están popularizando conexiones simples de un solo toque, que reunirán la proyección y el audio. Las encuestas y la telemetría para medir el éxito y el tiempo de conexión ya demostraron mejoras en la conexión desde un promedio de tres minutos a menos de un minuto.
  • Los avances en la tecnología física proporcionarán servicio A.V. basado en el tipo de dispositivo, ya sea que las llamadas sean cableadas o inalámbricas, dentro o fuera de las redes corporativas. Idealmente, estas mejoras ofrecerán una experiencia de reuniones de alta calidad para asistentes remotos y empleados en las instalaciones, de la misma forma.
  • Algunas organizaciones adoptaron nuevos métodos, tales como el uso de pizarras digitales, para garantizar los resultados de estos avances. Las soluciones de colaboración de equipos innovadoras, como las pantallas multitáctiles, las experiencias con bolígrafos sensibles y escritura y las videoconferencias integradas mejorarán las reuniones modernas.

En la actualidad, el 28 por ciento de los gerentes cree que las reuniones son una pérdida de tiempo. Pero, cuando se usan con eficiencia, las reuniones ofrecen más que un simple marco para perfeccionar tu estrategia comercial; crean oportunidades de conexión, innovación y sinergia entre tu equipo. No importa cuál es tu rol en la organización, si eres empleado, ejecutivo o independiente, todos pueden beneficiarse de un enfoque holístico hacia una experiencia de reuniones de alta calidad.

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