Por qué la adopción del usuario es fundamental para cualquier implementación de comunicación unificada


Mujer sonriente frente a una Surface mientras trabaja en una oficina

Por Blair Pleasant, autora invitada de Microsoft

La idea de que "Si lo construyes, vendrán" es perfecta para campos de béisbol, pero no para la implementación de tecnologías de comunicación empresarial.

Ya sea para la funcionalidad de comunicaciones unificadas básicas o las aplicaciones de colaboración en equipo, la adopción del usuario final es la clave para una implementación exitosa. Cuando se trata de las UC, centrarse en el uso y la adopción permite alcanzar mayor éxito que solo centrarse en lograr que la tecnología funcione.

UCStrategies define las comunicaciones unificadas como "comunicaciones integradas para optimizar los procesos empresariales", e incluyen la integración de herramientas de comunicación en tiempo real y no inmediatas como la voz, la mensajería instantánea y las conferencias de audio, web y video en una sola interfaz para aumentar la productividad del trabajador. Nuevas ofertas de colaboración: chat o mensajes, contenido compartido, espacios de equipo mejoran la comunicación y colaboración de equipos virtuales.

¿Cómo puedes fomentar el uso y la adopción de tus nuevas herramientas de comunicación empresarial para asegurarte de aprovechar al máximo tu inversión en UC? Estos son algunos consejos para empezar con la estrategia de adopción para los usuarios.

  1. Comienza con un equipo de promoción que incluya a los propietarios de la línea de negocios, directivos de TI y telecomunicaciones, y una muestra de usuarios finales, desde representantes de ventas hasta administrativos. Cuanto antes se incorporen al proceso de planificación, mejor.
  2. Luego, consigue la aceptación de los ejecutivos superiores. Los directivos y otros ejecutivos pueden dar el ejemplo e impulsar la adopción del resto de la empresa al usar la colaboración en equipo, video y otras funcionalidades de comunicaciones unificadas para las comunicaciones internas.

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  1. Identifica a los “usuarios habituales" que promoverán la solución de UC y ayudarán a otros a percibir el valor y los beneficios de estas herramientas. Ellos pueden ayudar a impulsar el uso y lograr que las herramientas de UCC se viralicen.
  2. Genera expectativas y haz marketing interno antes de implementar la solución. Esto puede ser tan básico como colgar pósteres en la oficina o hacer exhibiciones prácticas itinerantes en las que la gente pueda probar los productos.
  3. Capacitación, capacitación, capacitación. Tal vez la parte más importante de la estrategia de adopción del usuario sea la capacitación de los usuarios finales. La capacitación incluye tanto el por qué como el cómo. Céntrate en cómo usar las distintas características y funcionalidades, además de informar por qué los empleados deben usar la solución de UC y los beneficios que obtendrán. Cuando los trabajadores comprueban el valor que ofrecen las UCC a su productividad, es más probable que las integren a su rutina diaria.
  4. Céntrate en la administración del cambio. Las UC no solo son tecnología, para mucha gente son una forma nueva de hacer las cosas. Usar herramientas de colaboración en equipo, por ejemplo, puede ser un desafío para los trabajadores que se sienten más cómodos trabajando de forma individual que colaborando con miembros del equipo.

Una implementación exitosa de UCC que ofrece los beneficios esperados y rentabilidad sobre la inversión depende de que los trabajadores usen y adopten las herramientas y las tecnologías proporcionadas. Si las implementas, vendrán, pero ten una estrategia para ayudar a garantizar la adopción.

Una analista industrial independiente con más de 18 años de experiencia ofrece información y análisis de mercado para usuarios finales y proveedores. Blair Pleasant es una oradora y participante frecuente en conferencias, seminarios web, podcasts y otros eventos de la industria relacionados con los mercados en constante evolución de las comunicaciones y la colaboración unificadas y los centros de contacto.

Los blogs y artículos de Blair se pueden encontrar en http://www.ucstrategies.com y los tweets en Twitter como @blairplez

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