Empresas en crecimiento y el archivado de correos


Para la mayoría de los oficinistas, enviar y responder correos ya no es una tarea específica, sino algo que hay que hacer constantemente y, en algunos casos, de forma automática, casi como respirar. Solo tienes que mirar los números: para el final de este año, habremos enviado y recibido más de 215 mil millones de correos. ¿Y para finales de 2020? Más de 257 mil millones.

Son muchos correos.

Y es también mucha información importante. Piensa en todos los documentos, imágenes y datos almacenados en una bandeja de entrada promedio, sin mencionar las correspondencias clave, sesiones de lluvia de ideas y decisiones tomadas. ¿Tu empresa está haciendo todo lo necesario para proteger esta propiedad intelectual? Sigue leyendo para obtener más información sobre algunos aspectos del archivado de correo que las empresas en crecimiento deberían considerar.

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Consideraciones de cumplimiento

Empecemos con lo básico. El archivado de correo es exactamente lo que parece: el proceso de almacenar y permitir la búsqueda de los correos de una persona. Y es obligatorio por ley.

Hace diez años, se establecieron reglamentaciones que exigen que todas las empresas guarden registros electrónicos de los datos empresariales, incluidos los correos. En caso de juicio, cada registro debe poder recuperarse fácilmente, lo que significa que no puedes fiarte de una copia de seguridad general. En otras palabras, "No encuentro un archivo" no es una excusa aceptable.

Ciertas empresas deben también adherir a reglamentaciones adicionales. Las empresas que cotizan en bolsa, por ejemplo, deben cumplir con la Ley Sarbanes-Oxley de 2002, mientras que los proveedores de atención sanitaria y seguros deben cumplir con los requisitos de la HIPAA.

¿En las instalaciones o alojado?

Para una empresa, el archivado de correo significa almacenar todos los correos enviados y recibidos por todos los empleados, incluso los mensajes que se eliminaron de las bandejas de entrada individuales. Pero, ¿dónde vas a almacenar esos correos?

La primera opción es configurar un servidor en las instalaciones, que permita que todos los correos se almacenen en la empresa. Este método permite la mayor flexibilidad, ya que tendrás más control sobre la plataforma y podrás archivar la información de la forma que elijas. Sin embargo, es caro. En términos de costos preliminares y mantenimiento posterior. Necesitarás configurar e instalar los servidores físicos y pagarles a los miembros de tu departamento de TI para que los administren.

La otra opción es elegir una solución alojada, en la que le pagas a una fuente externa para que almacene los correos de tu empresa por ti. Este método te permite tener acceso a la información a través de la nube y elimina el elevado costo de un servidor en las instalaciones. Sin embargo, también reduce el control, ya que es el proveedor el que dicta la funcionalidad de la plataforma específica.

Ninguna opción es necesariamente más segura que la otra. Elegir entre ambas exigirá requisitos específicos. ¿Tu empresa tiene flujo de caja y necesita un control de almacenamiento de alto nivel? Si es así, tal vez debas elegir una opción en las instalaciones. De lo contrario, considera ahorrar dinero mediante la tercerización.

Características adicionales

Ya sea que hayas elegido una solución en las instalaciones o alojada, estas son algunas características adicionales que tal vez debas tener en cuenta. Por ejemplo, si crees que sería valioso para tus empleados poder hacer una búsqueda en correos de hasta diez años de antigüedad, considera implementar el acceso desde el escritorio. No toda la información almacenada debe permanecer guardada, por decirlo de alguna forma, a la espera de ser útil en un futuro litigio.

¿Y qué sucede con otras formas de comunicación? Si lo deseas, también es posible archivar conversaciones telefónicas, mensajes instantáneos y tweets.

Antes de tomar una decisión acerca de la plataforma y la forma en la que la usarás, tómate el tiempo necesario para pensar en las numerosas expectativas y necesidades de tu empresa.

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