Nuevas formas de trabajo: usos no convencionales del software para diagramas de flujo


Cualquier software para diagramas de flujo que valga la pena tendrá algunas características básicas en su versión estándar: diseños y formas de plantilla, formato automático, compatibilidad con la nube. Sin embargo, las opciones más avanzadas van más allá, y permiten vincular diagramas a fuentes de datos externas. La vinculación de datos otorga a los usuarios la capacidad de actualizar sus diagramas de flujo con solo cambiar la información almacenada en una hoja de cálculo o base de datos de SQL. Esto es especialmente útil cuando un diagrama de flujo se comparte en todo el equipo, ya que los cambios importantes de estado se pueden comunicar de forma sencilla e instantánea en todos los dispositivos y ubicaciones. Los usos comunes de la vinculación de datos incluyen la administración de presupuestos y el seguimiento de vacaciones.

Como se pueden imaginar, la vinculación de datos aporta versatilidad al software para diagramas de flujo de calidad superior. En un escenario como este, tal vez te limite más la imaginación que cualquier otra cosa. Si ese es el caso, aquí tienes algunas ideas que te ayudarán a despertar tus instintos creativos.

Asignación de recursos

Quienes están a cargo de administrar y asignar el tiempo y los recursos de un equipo con frecuencia encuentran dificultades. Necesitan constantemente información actualizada sobre la disponibilidad de las partes interesadas, que no siempre está disponible. E incluso cuando lo está, es probable que se presente en fragmentos, en distintos formatos y mensajes. Lo mejor sería un núcleo central de información confiable, transmitida a través de elementos visuales simples. Con suerte, la vinculación de datos puede convertir esto en realidad.

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Qué hacer:

  1. Crear un diagrama básico con un ícono o imagen que representa a cada miembro del equipo del proyecto
  2. Vincular este diagrama a una hoja de cálculo compartida en la que las partes interesadas pueden marcar sus horas disponibles estimadas
  3. Elegir una forma para que la disponibilidad de cada parte interesada esté representada visualmente en el diagrama, con distintos colores, formas, etc.
  4. Asignar tareas de forma confidencial y rápida según la información que se deduce del estado visual de cada parte interesada

Reservar el espacio correcto

El área de trabajo como la conocemos está cambiando. Los cubículos y las oficinas están dando lugar a espacios flexibles de colaboración; los escritorios individuales a computadoras portátiles y movilidad dentro de la oficina. Dados estos cambios, muchas empresas, especialmente las más grandes, con múltiples pisos y edificios, probablemente querrán brindar a los empleados un registro constantemente actualizado de las áreas de trabajo que están disponibles y las que están reservadas. La vinculación de datos puede proporcionar una solución sencilla.

Qué hacer:

  1. Crear un diagrama (o varios) que asigne el plano de planta de la empresa
  2. Vincular este diagrama a una hoja de cálculo compartida en la que los empleados puedan reservar una sala o área para momentos específicos
  3. Elegir una forma de representar visualmente cuándo se reserva una sala o área
  4. Comparte el diagrama en la empresa para que todo el equipo sepa qué espacios están disponibles

Marcadores del avance

El software de diagrama de flujo es excelente para visualizar procesos empresariales importantes, pero también es ideal para esquematizar las etapas de los proyectos individuales. No solo eso. Es útil para hacer un seguimiento del avance en los proyectos mencionados. Y cuando todas las partes interesadas involucradas pueden ver lo que se hizo y lo que debe suceder luego, las probabilidades de retrasos disminuyen. La vinculación de datos puede posibilitar el éxito.

Qué hacer:

  1. Crear un diagrama con un ícono o imagen que representa cada etapa del proyecto y cada participación de la parte interesada
  2. Vincular el diagrama con una hoja de datos compartida donde las partes interesadas pueden marcar las tareas que se completaron
  3. Elegir una forma de representar visualmente la finalización de una tarea
  4. Compartir el diagrama con todo el equipo del proyecto para que todos sepan lo que todavía debe hacerse y cuándo la comunicación visual permite a las personas de cualquier origen procesar información complicada rápidamente. Con el software de diagrama de flujo correcto, puedes ayudar a evitar errores de comunicación y malos entendidos. ¿Cómo lo usarás?

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