Cuatro formas de trabajar bien en equipo con software de intranet


Todos los jefes de proyecto tuvieron que aprender a mantener a sus equipos centrados en el objetivo cuando la carga de trabajo los empuja en distintas direcciones. En algunos casos, eso puede significar trabajar con otros jefes de proyecto para priorizar proyectos, o ayudar a miembros de un equipo a organizarse a medida que la demanda de trabajo aumenta, o puede ser proporcionarles a los miembros del equipo, que tal vez viven en distintas ciudades, estados o países, las herramientas que necesitan para colaborar de forma efectiva. Y, si bien las habilidades para priorizar proyectos se obtienen mediante la experiencia personal, hay un software de intranet disponible que puede ayudarte no solo a mantener la organización y colaboración de tus equipos, sino que también te permitirá comunicarte de forma efectiva con personas y con tus equipos.

Claro que no todos los programas de portales de intranet se crean de la misma forma, así que echemos un vistazo a cuatro herramientas que debemos buscar en una solución de intranet.

Administración de la información

Para mantener a todos informados, es importante que tu equipo sepa cuáles son las responsabilidades de cada miembro en todo momento. Además, también necesitarás brindarle a tu equipo información sobre cómo ponerse en contacto con otros miembros, detalles de cómo obtener acceso a páginas web o documentos importantes (especialmente si están protegidos con contraseña o en servidores de almacenamiento provisional), tener la capacidad de realizar importantes anuncios o publicar avisos, etc. Por eso, busca una intranet para compañías que te permita crear perfectamente páginas para equipos que se puedan adaptar a tus necesidades. De esta forma, podrás albergar y compartir información importante en una ubicación central.

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Bibliotecas

El software de colaboración debería, en primer lugar, facilitarle a tu equipo el trabajo conjunto. Elige una solución que te permita proporcionarles a todos acceso a los mismos archivos, documentos, imágenes, notas de reuniones, etc. Al darles la capacidad de crear bibliotecas de documentos, etiquetados de forma que tenga sentido para tu proyecto y para tu equipo, todos pueden encontrar la información más actualizada sobre tu proyecto, revisar iteraciones pasadas de entregas, ver los diseños actuales, recordar notas sobre requisitos de un proyecto y más.

Herramientas de colaboración

El portal de intranet de un empleado tiene que permitir que los miembros de tu equipo creen espacios en los que puedan compartir y administrar información, y trabajar en archivos juntos. Para eso, busca software de colaboración que tenga características como hilos de discusión, así como encuestas (que pueden facilitar el planeamiento de reuniones o la toma de decisiones), calendarios compartidos, listas de tareas y espacios de reunión, y donde puedas guardar todas tus notas de la reunión, documentos y agendas, etc. Igual que los espacios de reunión, una solución de intranet con una herramienta de área de trabajo puede permitirles a los miembros de un equipo específico, como un diseñador gráfico y redactor creativo, trabajar en el mismo archivo en el mismo espacio de trabajo sin sobrescribir el trabajo de otros, lo que puede mejorar notablemente la productividad.

Se integra con herramientas existentes

No importa cuánto te prometa mejorar la productividad y el trabajo de colaboración un software de portal de intranet, si es difícil de usar o te exige reemplazar herramientas existentes (como herramientas de procesamiento de texto, hojas de cálculo, diseño gráfico o correo), puede ser difícil convencer a tu equipo de usarlo. Para lograr el nivel de productividad y organización que necesitas, busca una solución de intranet que se integre bien con las herramientas que tu equipo ya usa. De esta forma, tu organización no necesitará comprar programas costosos y probablemente menos efectivos, y tu equipo no tendrá que enfrentarse a un arduo proceso de aprendizaje.

En relación con el software de colaboración, tiene que ser simple, perfecto y personalizable, para brindarte a ti y a tu equipo todo lo que necesitan para trabajar juntos o en grupos más pequeños. Cuando eliges una solución que te permite organizar los archivos a tu manera, usa las herramientas existentes y te proporciona herramientas de colaboración que permite a los miembros trabajar de forma simultánea en archivos, compartir documentos e información y hacer un seguimiento de discusiones importantes con facilidad, lograrás lo que todo jefe de proyecto desea: tener un equipo productivo y organizado.

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