Derribar barreras: herramientas para una mejor comunicación y colaboración


La fuerza de trabajo de hoy está dispersa en más ubicaciones que nunca antes: El 37 por ciento de los trabajadores trabajó a distancia en alguna medida en 2015. Las empresas ocupan múltiples ubicaciones y los socios empresariales se encuentran en todo el mundo. Además de la separación física, los equipos de una misma empresa están separados por proyectos y departamentos. Estas barreras lamentablemente crean silos de comunicación, lo que aumenta la separación y limita el trabajo en equipo y la colaboración.

Los silos pueden tener un efecto significativo (y perjudicial) sobre tu empresa. Crean barreras entre los equipos, y con frecuencia perturban las comunicaciones en toda la organización. Pero eso no es todo. Echemos un vistazo al impacto mayor que los silos pueden tener en tu empresa.

  • Limitan la comunicación e inhiben la cultura: los equipos divididos terminan por inhibir la cultura de tu empresa. Los empleados tienen ansias de comunicación, colaboración y un entorno de trabajo próspero. Quieren sentirse cómodos siendo auténticos y desean sentir que son parte de un equipo. De hecho, al 47 por ciento de los trabajadores lo motiva que los colegas hablen del éxito en el área de trabajo.
  • Crean trabajo repetido: con frecuencia, descubres que otra persona de tu empresa (probablemente en otro equipo o en un departamento distinto) está haciendo el mismo trabajo o buscando la misma información que tú, y eso te frustra. Cuando los equipos desconocen los proyectos de otros equipos, la productividad de tu empresa puede verse gravemente afectada
  • Bloquean el acceso a la información de quienes la necesitan: un trabajador con interacciones normales pasa casi el 20 por ciento de su semana laboral buscando información interna o haciendo un seguimiento de colegas que pueden ayudarlo en una tarea específica.

Así es como puedes aprovechar las herramientas de comunicación para derribar silos y permitir que los empleados compartan ideas como nunca antes.

Agiliza la administración y el almacenamiento de archivos

Debería ser muy sencillo compartir archivos entre equipos, herramientas, dispositivos y departamentos. Una plataforma o conjunto de herramientas bien integradas permitirá conexiones claras entre personas, contenido y aplicaciones empresariales en toda la organización. Como parte de un conjunto de esa naturaleza, los sitios de grupo pueden ayudar a los empleados a colaborar en documentos, almacenar información y administrar proyectos. Esto permitirá el uso compartido y edición de archivos entre equipos en tiempo real para permitir la colaboración en varios niveles, mientras se proporciona un lugar donde encontrar todo fácilmente.

Para mejorar la productividad, los sitios de grupo deben ser accesibles desde prácticamente cualquier lugar, para que la información esté disponible de forma segura y se pueda colaborar a distancia y desde dispositivos móviles.

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Amplía el uso de las herramientas de comunicación basadas en equipos o proyectos

Los equipos que no interactúan de forma regular, con frecuencia desconocen las tareas que realizan lo otros. Las redes sociales empresariales creadas para la comunicación entre organizaciones pueden ayudar a derribar estos silos y muros. Los empleados pueden crear grupos entre empresas y departamentos sobre temas de interés, historias de éxito y aprendizaje para resolver problemas o hacer una colaboración abierta de ideas. Las organizaciones con frecuencia se enfrentan a silos de administración y ejecutivos, creados por la jerarquía organizativa, prácticas de comunicación interna y cultura de la empresa. Estas barreras jerárquicas pueden derribarse mediante la creación de grupos dentro de las herramientas de comunicación basadas en equipos, para que los empleados puedan tener conversaciones de ida y vuelta con los ejecutivos.

Mejora las relaciones interpersonales

Las herramientas de comunicación de fácil acceso, como MI, llamadas de voz y conferencias de video brindan a los empleados múltiples formas de llegada a sus pares. Si se les permite elegir el método de comunicación y pueden conectarse con pares desde prácticamente cualquier lugar, los empleados tienen más posibilidades de comunicarse y crear relaciones interpersonales más sólidas.

Las herramientas de colaboración adecuadas pueden ayudar a reducir barreras para comunicarse, brindar mejor acceso a recursos y ayudar a los equipos a ser más productivos.

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