Aprovechar los análisis de productividad y correo para maximizar la eficiencia


Un bombardeo constante de correos puede convertir una lista de tareas manejable en una jornada laboral catastrófica. Aquellas docenas (o centenares) de mensajes alteran tu atención, aumentan los niveles de estrés y generalmente complican tu flujo de trabajo ideal. Si no eres cuidadoso, y aunque lo seas, el correo puede convertirse en un segundo trabajo de tiempo completo.

No hace falta decir que este tipo de caos no es sustentable. Afortunadamente, hay herramientas de análisis de información personal disponibles que pueden ofrecerte información sobre tus hábitos diarios de programación y correo. Puedes usar esta información para crear estrategias, reorganizarte y establecer límites que te permitan ahorrar tiempo.

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El trabajador competente promedio pasa el 28 por ciento de su día con el correo, ¿y tú? ¿Cuánto tiempo dedicas a la lectura en comparación con la escritura? ¿Y qué sucede con tus índices de lectura y tiempos de respuesta? ¿Te estás comunicando de forma efectiva con tus pares y compañeros de trabajo?

Esa es una larga lista de preguntas, pero el análisis de correo electrónico puede proporcionarte respuestas útiles. Digamos que te sumerges aún más en tus interacciones con un cliente o comprador particular. Descubres que todo el tiempo que dedicas a componer cuidadosamente actualizaciones regulares se malgasta, ya que tu contacto ni siquiera abre tus correos. ¿Cuál es el aprendizaje? Probablemente te convenga limitarte a lo básico, y comunicarte a través de un canal diferente.

O tal vez te enteras de que los correos que se envían después de las 3 p. m. tienen un tiempo de respuesta promedio elevado. Este conocimiento te permite establecer ventanas de correo precisas para maximizar la efectividad. Cuanto menos tiempo tengas que usar en el seguimiento de tus mensajes ignorados, mejor.

Toma el control de tu calendario

Actualmente, los bloques de tiempo sostenidos son infrecuentes. Si bien los correos, reuniones y llamadas son necesarios, con frecuencia generan interrupciones molestas. Y cuando te sientes más disperso que centrado, puede ser difícil trabajar de verdad. ¿Cuál es la respuesta? Permite que el análisis de productividad te ayude a evaluar las ineficiencias ocultas.

El análisis de productividad te permite ver rápidamente con qué frecuencia experimentas períodos sin interrupciones de tiempo de trabajo, cuánto tiempo trabajas fuera del horario comercial normal, a cuántas reuniones asistes por semana, y la lista continúa. Después de ver el panorama completo, puedes tomar decisiones sobre tus hábitos de trabajo a mayor escala.

¿Descubres que tu bloque de tiempo libre promedio es solo de media hora? Reserva dos horas en tu calendario por día para concentrarte en el trabajo. Deja en claro a tus colegas que para ti es importante quedarte en tu escritorio esas dos horas. Si recibes una solicitud de reunión durante tu tiempo reservado, considera si es posible reprogramarla. Y si crees que tu presencia no es realmente necesaria, no temas rechazarla amablemente.

Puedes aplicar este mismo plan para responder a tu correo. Cada día, elige dos bloques breves, tal vez de 30 minutos cada uno, para responder a tus mensajes acumulados. Una vez más, agrega estos bloques a tu calendario, para que tus compañeros de trabajo sepan que estás ocupado.

Recupera tu jornada laboral

Para optimizar totalmente tu jornada laboral, aprovecha otras herramientas de análisis de información. La información sobre redes, por ejemplo, te permite medir el pulso de tus contactos. ¿Con quiénes te estás conectando más frecuentemente? ¿Y con quién corres el riesgo de perder contacto? El acceso a esta información podría ayudarte a mantener relaciones y evitar que los proyectos de menor prioridad pasen desapercibidos.

De la misma forma, la función de calidad de una reunión puede ofrecer información para ayudarte a comprender por qué ciertas reuniones no son todo lo efectivas que podrían ser. ¿Demasiadas tareas a la vez? ¿Demasiado tiempo para rellenar? ¿Te falta tiempo? Tal vez descubras que la reunión inicial semanal ni siquiera es necesaria.

En pocas palabras

En la oficina de hoy, el correo es una presencia constante y eso no va a cambiar. Lo que sí puede cambiar es la forma en que lo administras, y la forma en la que administras tu día. Usa tu análisis personal para reorganizar tu tiempo y trabajar de forma más eficiente. Pequeños cambios pueden generar un impacto enorme.

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