Reuniones del futuro: usar la IA para mejorar la colaboración en equipo


Equipo de 4 integrantes trabajando juntos en una sala de conferencias

Por Blair Pleasant, autora invitada de Microsoft

Está claro que la inteligencia artificial (IA) será un componente importante de la forma en la que nos comunicaremos y colaboraremos en el futuro próximo. Conectar las tecnologías de IA con las aplicaciones de comunicación empresarial, tales como la colaboración en equipo y las comunicaciones unificadas, puede aumentar la productividad del trabajador, ahorrar dinero y mejorar el flujo empresarial general.

La IA es un área amplia compuesta de varias tecnologías, entre ellas:

  • Aprendizaje automático
  • Procesamiento de idioma natural
  • Bots o aplicaciones de software que realizan tareas automáticas simples y repetitivas
  • Voz, incluidas las funciones de voz a texto y de texto a voz
  • Robótica

Estas herramientas aprenden con el tiempo y permiten que las aplicaciones usen datos obtenidos de comportamientos anteriores y fuentes de datos externas para ayudar a los usuarios. Cuando se emplean con colaboración de equipos y reuniones, las tecnologías de IA pueden automatizar tareas y ayudar a los usuarios a obtener acceso a la información correcta presentada en el lugar indicado.

Cómo mejorar la colaboración en equipo y las reuniones: antes, durante y después

Las herramientas de IA pueden usarse antes, durante y después de las sesiones de colaboración en equipo y las reuniones para ayudar a mejorar el flujo, ahorrar tiempo, mejorar la productividad y reducir la frustración.

Un motivo por el que las reuniones pueden ser improductivas es que generalmente pasamos demasiado tiempo intentando programar la reunión y encontrar un horario conveniente para todos los participantes. En lugar de perder tiempo tratando de saber quién está disponible y cuándo, los bots pueden usarse para programar reuniones automáticamente en función de los calendarios y la disponibilidad de los invitados, y pueden completar previamente invitaciones del calendario, a fin ahorrar tiempo y reducir el nivel de frustración. Los bots también pueden identificar a otras personas que deben invitarse a participar según su experiencia, función, relaciones y más.

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La IA también puede reducir la frustración mediante el acceso a los documentos y recursos correctos antes de las reuniones de equipo y mientras se llevan a cabo. Echemos un vistazo a un ejemplo de un equipo de desarrollo que tiene una reunión semanal en la que se comparten, revisan y actualizan documentos y gráficos. Antes de la reunión, los miembros del equipo deben acceder a la última versión de los documentos. Sin embargo, generalmente hay múltiples versiones de los documentos dando vueltas, y no todos trabajan con la más reciente. ¿No sería más fácil si, mediante el uso de la IA, el software de colaboración en equipo pudiera identificar qué documentos son necesarios, acceder a la última versión de cada documento y ponerlos a disposición de todos los miembros del equipo antes de la reunión?

Durante la reunión, las herramientas de inteligencia artificial podrían identificar y presentar automáticamente información adicional y recursos relevantes tales como vínculos web, videos y documentos que podrían ser útiles para la reunión, en función del tema y las palabras clave usadas. Las herramientas de inteligencia artificial también pueden tomar notas de la reunión, crear elementos de acción, obtener aprobaciones y asignar tareas.

Después de la reunión, las herramientas de inteligencia artificial pueden usarse para hacer un seguimiento de las tareas asignadas y fechas límite, resumir y transcribir el contenido de la reunión, y proporcionar una forma sencilla de que las personas accedan a información importante en función del tema, el momento en el que se mencionó su nombre y más.

Los asistentes virtuales o digitales con una interfaz de conversación seguramente mejorarán las comunicaciones unificadas y las funcionalidades de colaboración en equipo, al permitirles a los trabajadores usar controles de voz para realizar llamadas, enviar mensajes instantáneos a colegas o iniciar una conferencia de video. Por ejemplo, puedes pedirle a Cortana que organice una conferencia de video con Steve y Jim para el martes a las 16:00, o si el tráfico te demora puedes hacer que tu asistente notifique a tu equipo que llegarás tarde a la reunión semanal.

Las herramientas de IA ofrecen información y desempeñan tareas comunes pero importantes, que mejoran la productividad del trabajador, reducen la frustración del usuario y generan mejores resultados empresariales.

Una analista industrial independiente con más de 18 años de experiencia ofrece información y análisis de mercado para usuarios finales y proveedores. Blair Pleasant es una oradora y participante frecuente en conferencias, seminarios web, podcasts y otros eventos de la industria relacionados con los mercados en constante evolución de las comunicaciones y la colaboración unificadas y los centros de contacto.

Los blogs y artículos de Blair se pueden encontrar en http://www.ucstrategies.com y los tweets en Twitter como @blairplez

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