Cinco características de software de administración de proyectos que tu equipo no está usando


Desde plantillas integradas y herramientas de programación conocidas, hasta la colaboración instantánea y el acceso fácil desde varios dispositivos, no es ningún secreto que el software de administración de proyectos adecuado puede aumentar productividad para los jefes de proyecto y sus equipos, ya que permite completar proyectos de forma rápida y sencilla. Pero ¿pasan por alto las organizaciones algunas de las herramientas no tan obvias que tienen disponibles?

Según un estudio reciente, las herramientas de planeamiento de proyectos más codiciadas proporcionan funciones de uso compartido de archivos, seguimiento del tiempo, integración del correo electrónico y diagramas de Gantt. No es ninguna sorpresa. Pero ¿qué herramientas útiles es menos probable que usen las organizaciones? Curiosamente, las videollamadas, el chat en tiempo real, la integración con redes sociales y el acceso móvil son aparentemente las herramientas olvidadas del software de administración de proyectos. Pero, si las comunicaciones son el aspecto más importante de la administración de proyectos con éxito, ¿están perdiéndose una mina de oro los jefes de proyecto? A continuación, analizaremos con más detalle cinco recursos sin explotar y cómo pueden ayudarte a ejecutar proyectos de forma más fácil y eficiente:

1 y 2. Chat en tiempo real o videollamadas: elegir un software de administración de proyectos con herramientas de comunicación integradas permite a los miembros del equipo del proyecto colaborar con voz, vídeo o chat desde el proyecto. ¿En qué sentido es esto crítico para el éxito del equipo? Según un informe de Project Management Institute (PMI), una de las causas principales de los fracasos de proyectos que identifican las compañías es una mala comunicación. Poder comunicarse en tiempo real con los miembros del equipo en el mismo edificio o a la otra parte del mundo con herramientas diseñadas para transmitir tus conversaciones críticas de forma rápida y segura podría ser la clave para el éxito de un proyecto.

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3. Integración con redes sociales: las redes sociales van mucho más allá de las actualizaciones de Facebook y los tweets con las últimas tendencias: ahora, pueden mejorar el nivel de comunicación entre los equipos y las partes interesadas del proyecto. Según un estudio, el uso de redes sociales facilita las “charlas informales”, lo que, a su vez, “facilita los vínculos de confianza y crea un entorno más enriquecedor, favorable, colaborativo y confiable”. Entonces, ¿por qué no aprovechar esas ventajas para impulsar el éxito de un proyecto? Usar software con funciones de red social empresarial (por ejemplo, suministros de noticias de Yammer dedicados en SharePoint) puede resultar útil para comunicarse con compañeros en tiempo real sobre los detalles de un proyecto.

4. Acceso móvil: usar software disponible en Windows, iOS y Android es crítico para garantizar que todos pueden actualizar tareas en el dispositivo que prefieran y ver escalas de tiempo e informes en los desplazamientos. Con el seguimiento del tiempo indicado como un componente muy importante de la administración de proyectos correcta, es importante encontrar una solución que permita a los miembros del equipo enviar actualizaciones en los desplazamientos. Una entrada mejorada de tareas y tiempo ofrece a los jefes de proyecto visibilidad instantánea para tomar decisiones fundamentadas con mayor rapidez.

5. Configuración compatible con patrocinadores: entre los proyectos etiquetados como “alto rendimiento”, más del 80 % tienen patrocinadores que se implican de forma activa. En repetidos estudios, se ha demostrado que tener un patrocinador ejecutivo que respalde un proyecto de principio a fin es crítico para el éxito. Aunque puede que un patrocinador no participe en las tareas cotidianas, necesita tener acceso suficiente y controlar el progreso del proyecto y sus ventajas para dar su apoyo al equipo cuando sea necesario. Por lo tanto, es importante usar software que permita a tu departamento de gestión de proyectos o patrocinador administrar la configuración de la administración de cartera de proyectos (PPM) sin recibir ayuda adicional.

Con más y más equipos que trabajan de forma remota, incluso globalmente, las aptitudes de comunicación y la administración del tiempo son más críticas que nunca. Tener acceso a herramientas que permitan a las partes interesadas realizar tareas de administración en los desplazamientos y compartir rápidamente las actualizaciones, conversaciones y escalas de tiempo de proyectos con un sitio de proyecto dedicado mantiene a todos conectados e informados. Obtén más información sobre cómo alcanzar una mayor visibilidad del rendimiento de los proyectos, así como reducir presupuestos, aumentar los ahorros, y más.

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