Cinco herramientas de administración de proyectos que permiten ahorrar tiempo, dinero y energía


Dirigir un proyecto por las estresantes aguas de una organización que está siempre en movimiento puede ser una propuesta desalentadora. Hoy en día, el empleado de oficina medio está al cargo de un número indeterminado de fechas límite, reuniones, correos electrónicos y tareas, y eso significa que puede que no tenga el tiempo ni el espacio necesarios para dedicar todos sus talentos al proyecto. Por suerte, hay solución. Para garantizar el éxito del proyecto (sin importar si es para un cliente o una parte interesada interna), no te pierdas estas cinco herramientas de administración de proyectos que permiten ahorrar tiempo, dinero y energía.

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Diagramas de Gantt y paneles Scrum

En una era del contenido infinito (armadas de palabras que luchan continuamente por nuestra limitada atención), un elemento visual sencillo puede ser novedoso y altamente eficaz. Los diagramas de Gantt usan barras horizontales básicas para mostrar las fases del proyecto y su progreso. A simple vista, los compañeros de equipo pueden ver el trabajo que se está realizando actualmente (o, como mínimo, el trabajo que debería hacerse), y cuando se necesitarán sus contribuciones. También podrán ver cuánto tiempo se espera que tarde cada fase en completarse.

Los paneles Scrum funcionan de forma similar y son excelentes para proyectos con una escala de tiempo menos rígida y en los que participan varios equipos. En los paneles, se muestran las distintas fases de un proyecto (planeamiento, ejecución, etc.) y marcadores para cada equipo. A medida que se completen las fases y avance su progreso, los equipos podrán mover sus marcadores por el panel. Esto permite que todas las personas implicadas obtengan una perspectiva más amplia y conozcan su lugar.

Asignación de tareas

Es fácil comprometerse a hacer algo, pero es mucho más difícil acordarte de hacerlo. Especialmente, cuando cada mensaje parece venir con una nueva solicitud. Por eso es tan importante una herramienta online para la asignación de tareas. Las personas responsables de completar una parte del proyecto (sin importar si es diseñar un logotipo u obtener los números finales) pueden iniciar sesión y ver fácilmente de manera exacta lo que necesitan hacer. Según la configuración de la cuenta, también recibirán notificaciones por correo electrónico sobre las fechas límite inminentes.

Por el contrario, los jefes de proyecto pueden mantener informados a sus equipos y asegurarse de que se completen a tiempo todas las tareas, sin tener que desplazarse por largas cadenas de correos electrónicos. Esto permite evitar retrasos costosos y frustraciones innecesarias.

Asignación de recursos

En el entorno de una agencia, la asignación de recursos es clave. Los jefes de proyecto necesitan una herramienta eficaz para programar y realizar un seguimiento de las horas de todos los miembros del equipo para impedir el exceso de reservas, las fechas límite incumplidas y los clientes insatisfechos. Pero esta forma de organización no tiene por qué estar limitada al mundo “creativo”. ¿No sería más útil, incluso en una oficina corporativa, tener una imagen clara de la disponibilidad de los miembros del equipo?

Pregunta a tu equipo por adelantado para intentar determinar su disponibilidad en el transcurso del proyecto (siempre que sea posible). Pide al equipo que anote los días que estarán de vacaciones, los días que no podrán parar a causa de las reuniones y los días que tengan otras fechas límite. Si tienes un sentido disponibilidad horaria, podrás crear escalas de tiempo realistas. Una herramienta de asignación de recursos online permitirá a tus compañeros realizar fácilmente un seguimiento del horario real en comparación con los presupuestos y ajustarlas en consecuencia, con el fin de permitir unos flujos de trabajo futuros menos exigentes.

Herramientas de comentarios

Proporcionar comentarios puede significar diferentes cosas: algunos ofrecen peticiones de edición rígidas y preceptivas, mientras que otros proporcionan vagos sentimientos y reacciones. A veces, distintas partes interesadas presentarán opiniones en conflicto. Todo esto dificulta que la persona que reciba los comentarios sepa cómo proceder. ¿A quién se supone que tienes que escuchar?

Las herramientas de comentarios permiten a las partes interesadas votar y clasificar diferentes versiones de entregas, lo que facilita que un grupo pueda proporcionar indicaciones coherentes de una forma justa. Si la opinión de una persona tiene más importancia (por ejemplo, si posee una experiencia relevante significativa), puedes ajustar su voto para que se cuente como doble.

Informes prediseñados

Los informes de progreso y los análisis posteriores son elementos esenciales de cualquier proyecto, y no tienen por qué ser un agujero negro del tiempo. En lugar de invertir horas valiosas en crear un informe personalizado, puede seleccionar una opción prediseñada. Podrás especificar números e ilustraciones relevantes, y dejar que el programa genere visualizaciones de datos y el formato adecuados.

Esto significa que podrás empezar a planear tu próximo proyecto mucho antes.

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