Eliminar los espacios aislados: Herramientas para mejorar la comunicación y la colaboración


Los empleados de hoy en día están dispersos en más ubicaciones que nunca: El 37 % de los empleadostrabajaban a distancia en algún grado en 2015. Las compañías están presentes en varias ubicaciones y las asociaciones empresariales abarcan todo el globo. Además de la separación física, los equipos de una misma compañía están separados por proyectos y departamentos. Desafortunadamente, estas barreras conducen a espacios aislados de comunicación, que separan y limitan aún más el trabajo en equipo y la colaboración.

Los espacios aislados pueden tener un efecto importante (y perjudicial) en tu empresa. Crean barreras entre los equipos y, a menudo, dificultan las comunicaciones en toda la organización. Pero eso no es todo. Veamos el impacto que pueden tener los espacios aislados en tu compañía.

  • Limitan la comunicación y ponen trabas a la cultura: con el tiempo, los equipos aislados inhiben en la cultura de tu compañía. Los empleados quieren trabajar en un entorno de trabajo comunicativo, colaborativo y próspero. Quieren estar cómodos siendo ellos mismos y sentir que forman parte de un equipo. De hecho, el 47 % de los empleados piensan que es motivador cuando sus compañeros discuten sobre el éxito del lugar de trabajo.
  • Crean trabajo repetitivo: con frecuencia, descubres de manera frustrante que otro empleado de tu compañía (muy probablemente, en otro equipo o departamento) realiza el mismo trabajo que tú o busca la misma información. Cuando los equipos desconocen los proyectos de otros equipos, esto puede afectar considerablemente a la productividad de tu empresa.
  • Impiden el acceso a la información necesaria: de media, un trabajador dedica casi el 20 % de su semana laboral a buscar información interna o intentar localizar a compañeros que puedan ayudarle con tareas específicas.

Ahora, te mostraremos cómo aprovechar las herramientas de comunicación para eliminar los espacios aislados y permitir a los empleados compartir ideas como nunca antes.

Simplificar el almacenamiento y la administración de archivos

Compartir archivos tendría que ser un proceso fluido entre equipos, herramientas, dispositivos y departamentos. Una plataforma o un conjunto de herramientas bien integradas permitirá establecer conexiones claras entre personas, contenidos y aplicaciones empresariales en toda la organización. Como parte de ese conjunto de aplicaciones, los sitios de grupo pueden ayudar a los empleados a colaborar en documentos, almacenar información y administrar proyectos. Esto permitirá el uso compartido y la edición de documentos en tiempo real y entre equipos, lo que facilitará la colaboración en diferentes niveles, a la vez que ofrece una ubicación sencilla donde encontrarlo todo.

Para mejorar la productividad, los sitios de grupo tendrían que ser accesibles desde prácticamente cualquier lugar, facilitando el acceso a la información de forma segura y permitiendo la colaboración a distancia y desde dispositivos móviles.

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Ampliar el uso de las herramientas de comunicación basadas en proyectos o equipos

Los equipos que no interactúan de forma periódica no suelen ser conscientes de lo que hacen los otros. Las redes sociales empresariales diseñadas para la comunicación entre organizaciones pueden ayudar a derrumbar estos muros y eliminar los espacios aislados. Los empleados pueden crear grupos entre empresas y entre departamentos sobre temas de intereses compartidos, éxitos y aprendizajes para solucionar problemas o concebir ideas de forma conjunta. Con frecuencia, las organizaciones también se enfrentan a los espacios aislados de los equipos directivos y de administración, creados por la jerarquía de la organización, los procedimientos de comunicación interna y la cultura de la compañía. Estas barreras jerárquicas se pueden eliminar si se crean grupos dentro de las herramientas de comunicación basadas en equipos para proporcionar recursos a los empleados con el fin de que participen en conversaciones bidireccionales con el equipo directivo.

Mejorar las relaciones interpersonales

Las herramientas de comunicación de fácil acceso (como la mensajería instantánea, las llamadas de voz y las videoconferencias) ofrecen a los empleados varias formas de ponerse en contacto con sus compañeros. Si pudieran elegir su método de comunicación (y conectarse con compañeros desde prácticamente cualquier lugar), los empleados estarían más dispuestos a ponerse en contacto entre sí y a mejorar las relaciones interpersonales.

Las herramientas de colaboración adecuadas pueden ayudar a reducir las barreras de comunicación, proporcionar un mejor acceso a los recursos y mejorar la productividad de los equipos.

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