Siete sencillos trucos de calendario que mejorarán la productividad de tu equipo


¿Cuál es el secreto para maximizar la productividad y la eficiencia? Aunque no existe una única solución sencilla, una forma segura de avanzar es usar algunos trucos de calendario que te permitirán organizarte y centrarte. Desde programar bloques de tiempo “sin reuniones” hasta la integración de dispositivos móviles para que nunca te pierdas una reunión, el arte de optimizar el calendario es muy importante.

Estos son siete trucos de calendario que puedes usar para llevar tu productividad al siguiente nivel:

  1. Programa bloques de tiempo “sin reuniones”: en lugar de la multitarea, reserva tiempo sin interrupciones. “Cuando las personas realizan varias tareas a la vez, con frecuencia hacen varias cosas mal”, afirma David Sanbonmatsu, profesor de psicología en la Universidad de Utah. “Muchas veces, las personas que más tareas realizan a la vez son las que peor lo hacen; son individuos que no pueden controlar sus impulsos” (fuente: Forbes).
  2. Asigna tiempo de fuera de la oficina: identifica bloques de tiempo en tu calendario como “no disponible”, “no trabajando” o “fuera de la oficina” si no trabajas en un día específico o te encuentras de viaje.
    • Truco avanzado: si tienes una cita personal o tiempo de desplazamiento que realizas de forma habitual cuando no estás disponible, prográmalo como tiempo periódico de fuera de la oficina. En Outlook, solo tienes que abrir la reunión que quieras configurar como periódica y, en la pestaña Reunión (en el grupo Opciones), haz clic en Periodicidad. Selecciona la frecuencia que prefieras, configura las opciones de frecuencia y, después, haz clic en Aceptar.
  3. Conéctate a tu calendario en el móvil: a todos nos ocurre que, cuando no tienes tu equipo portátil y se retrasa una reunión, te olvidas de cuándo es la próxima y terminas disculpándote cinco minutos después de que empiece la próxima reunión. Integra tu calendario en el dispositivo móvil para estar informado sobre todas tus reuniones.
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  1. Instala tiempo de margen: siempre que sea posible, programa 10 minutos adicionales antes y después de cada reunión para que tengas tiempo suficiente para terminar con la reunión actual y preparar la siguiente. Esto también te permitirá no tener que ir “corriendo” de una reunión a otra.
  2. Programa descansos: cuando completas varias tareas seguidas, es fácil dejarte llevar y seguir trabajando hasta quedar exhausto. “Levantarte unos minutos y dejar fluir la sangre y algo más de oxígeno al cerebro es una parte necesaria del día de trabajo”, según afirma el equipo de vida saludable del Huffington Post. Programa descansos en tu calendario para evitar quemarte e impulsar la creatividad, y descarga parte de tu responsabilidad en los avisos de calendario.
  3. Configura avisos de revisiones de estado: a medida que se acerquen las fechas límite más importantes, programa revisiones de estado con avisos de referencia durante el proceso. Esto evita el estrés del final de un proyecto y garantiza que finalices las tareas a medida que se complete cada fase. Incluye a los miembros del equipo en los avisos de calendario para animarlos también a realizar revisiones de estado.
  4. Integra los contactos profesionales: simplifica la invitación de contactos empresariales al integrar tu calendario con la lista de contactos.

Truco avanzado: puedes agregar un contacto desde un mensaje de correo electrónico en Office 365. Abre el mensaje para que el nombre de la persona se muestre en una de estas líneas: De, Para, CC o CCO. Haz clic con el botón derecho en el nombre y selecciona Agregar a contactos de Outlook. Se abrirá una nueva ventana, donde puede rellenar los detalles que quieras y, después, haz clic en Aceptar cuando termines.

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