La "matemática del helado" de Molly Moon’s comparte 5 formas con las que tu pequeña empresa puede beneficiarse de las herramientas de análisis de datos


Cuando Denise Brown empezó como gestora de contabilidad (o, como ella describe su función, "matemática del helado") en la popular heladería de Seattle, Molly Moon’s, todos los registros se hacían a mano, desde las nóminas y el personal, hasta el inventario. Conocedora de la utilidad de los datos cuando se recopilan, organizan, analizan y observan de forma minuciosa, Brown empezó a hacer eso mismo mediante la tecnología disponible.

Brown quería recopilar y analizar datos, no solo para poder entender mejor el negocio, también quería poder compartirlos con otras personas en la empresa para que dieran su opinión al respecto. Desde entonces, ha creado una herramienta de gestión de personal que genera planificaciones de forma sencilla, en función de los datos de ventas pasadas y la asistencia. La tienda también lleva un registro de los sabores más vendidos, así como de la felicidad de los empleados. Tras la apertura de una nueva tienda en Columbia City, Seattle, ha quedado patente que el registro de datos es positivo para la empresa. Aquí te mostramos cinco formas mediante las cuales Denise asegura que su pequeña empresa puede beneficiarse de las herramientas de análisis de datos:

  1. "Tu proceso operativo será más eficiente. He creado un sistema de hojas de cálculo que nos permite observar los datos de ventas históricos, junto a los datos de las nóminas pasadas, y he creado una herramienta que nos permite decidir cómo queremos planificar nuestras tiendas para el siguiente año. He transformado un proceso que solía durar semanas en uno en el que se puede hacer un borrador en 20 minutos.

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  1. "Los datos ayudan a entender y satisfacer las preferencias de los clientes. Nunca se me habría ocurrido que poner trocitos de cosas en el helado fuera a ser algo que aumentara las ventas, pero lo hemos visto en repetidas ocasiones. Esas opiniones nos ayudan mucho, porque así podemos saber lo que hace felices a nuestros clientes".
  2. "Puedes observar las tendencias y responder rápidamente a los cambios. Por ejemplo, Earl gray siempre ha sido nuestro segundo sabor más popular y, de pronto, pasó a ser el último. Una compañera mencionó que había visto en las redes sociales que el sabor había cambiado y resulta que se habían cambiado las hojas de té. Por eso, ahora intento averiguar si podemos volver a usar las de antes".
  3. "Los datos nos permiten identificar y solucionar ineficiencias o problemas en las operaciones y estrategias. Por ejemplo, hacemos un seguimiento de la felicidad de los empleados, y eso nos ha hecho darnos cuenta de áreas que desconocíamos que teníamos que trabajar".
  4. "Mejora la habilidad de predecir el resultado de las decisiones empresariales. Sin datos, lo único que hacemos son suposiciones o lanzar un dardo a la pared".

Por último, hemos preguntado a Brown qué consejo daría a los propietarios de una pequeña empresa o a aquellos que no sepan cómo comenzar a recopilar y analizar sus datos. Esto es lo que sugiere:

"Hay que centrarse primero en los beneficios y después en los costes principales. Hay que establecer un sistema que permita registrar datos al máximo nivel de detalle que se desee o se necesite para analizar. A continuación, es necesario crear herramientas que permitan evaluar y comparar datos de varias formas: cuanto más flexible sea el sistema, más relevante será para un mayor número de equipos diferentes en tu empresa. Además, se debe aprender a representar los datos de forma visual para que aquellos que no estén acostumbrados a trabajar con números puedan comprender fácilmente los resultados".

Brown insiste en que no se debe subestimar el análisis de datos y la información que proporciona.

"Sin datos, lo único que haces son suposiciones o lanzar un dardo a la pared. Es necesario ser capaz de tomar decisiones para la empresa, su futuro, el éxito de sus empleados y la satisfacción de sus clientes".

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