Ahorrar tiempo y dinero con mejor software de comunicación


No importa si eres propietario o empleado de una corporación multinacional o de una pequeña empresa con clientes en distintas comarcas o provincias (o incluso más allá de las fronteras internacionales): es muy probable que viajar por trabajo forme parte de tu día a día. Las reuniones cara a cara no solo permiten mejorar la comunicación empresarial (después de todo, es difícil deducir el tono a partir de un correo electrónico o un mensaje instantáneo), sino también ver y escuchar a tus clientes, por lo que podrás comprenderlos mejor.

Pero los viajes de negocios pueden ser costosos en términos monetarios y de productividad (y, si los vuelos se cancelan, retrasan o redirigen, esos costes pueden aumentar incluso más). Además del impacto que tienen los viajes de negocios en tu compañía, los desplazamientos también afectan a tus empleados, al exponerlos a desfases horarios crónicos y niveles de radiación poco saludables, lo que debilita sus sistemas inmunitarios e interrumpe su vida en el hogar (todo porque tu equipo necesita reunirse con un cliente).

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Está claro que algunas reuniones en persona son importantes; pero, para esos momentos en los que no son esenciales, existen soluciones de comunicación que te permiten ver y escuchar a tus clientes, incluso cuando se encuentran a kilómetros de distancia. Sí: la videoconferencia es la clave para reducir los viajes. Pero no todas las soluciones se crearon igual, por lo que tendrás que elegir cuidadosamente tu software de comunicación e intentar encontrar una opción que ofrezca lo siguiente:

  • Videoconferencia HD con varios participantes. Busca aplicaciones de reuniones empresariales que ofrezcan una amplia capacidad de línea y de pantalla, para que todos puedan unirse. Además, asegúrate de tener acceso a audio y vídeo HD. De esta forma, podrás ver y escuchar a todos claramente.
  • Uso compartido de contenido. Prácticamente en cualquier reunión se comparte contenido (normalmente, en una pantalla de una sala de conferencias). Por lo tanto, solo tiene sentido buscar una herramienta de videoconferencia que permita que todas las partes puedan compartir documentos, aplicaciones, direcciones URL, presentaciones y pantallas de forma fluida. Además, busca una solución que te permita colaborar en documentos en tiempo real (lo que facilitará aún más el trabajo de forma conjunta).
  • Controles de producción integrados. Con las herramientas de producción integradas en la aplicación de comunicación empresarial, puedes administrar toda la reunión desde un panel de control. Algunas herramientas incluso te permiten seleccionar qué asistentes pueden ver determinado contenido, para que puedas administrar de forma más específica tu reunión.
  • Unirse con un solo toque. Cuantos más pasos tengan que realizar los usuarios, menos probabilidades tendrán de usar un producto, por lo que necesitas encontrar un software de comunicación que permita unirse fácilmente a las reuniones. Con acceso con un solo toque desde un aviso de reunión, un calendario, etc., los participantes de una reunión podrán unirse a ella fácilmente.
  • Hospedaje de terceros. Al usar una solución de comunicaciones empresarial hospedada por un tercero, ya no tendrás que invertir en infraestructuras para obtener las herramientas y las funciones que necesitas. Y la empresa de hospedaje se encargará de todo el mantenimiento, lo que también te permitirá ahorrar dinero.

Los desplazamientos de uno o dos miembros de tu equipo para asistir a una reunión pueden alcanzar miles de dólares en vuelos, hoteles, comidas y taxis o alquileres de coches (sin mencionar el tiempo perdido en tránsito). Y, si eso ocurre varias veces al año, los costes para todo el equipo pueden aumentar en gran medida. Por lo tanto, si buscas una solución que no solo te ayude a ahorrar dinero, sino también a reducir el estrés de tus empleados y a mantener una comunicación empresarial clara y abierta con tus clientes, prueba algunos de los programas de videoconferencia que están disponibles actualmente. Han avanzado un largo camino desde que aparecieron hace aproximadamente una década, y puede que se conviertan en una revolución para tu organización y tus clientes.

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