Los seis motivos no tan obvios por los que fracasa un plan de proyecto


Los malos proyectos resultan costosos. De hecho, según un estudio realizado por Project Management Institute (PMI), las organizaciones pierden la enorme suma de 109 millones de dólares por cada 1000 millones de dólares invertidos en proyectos y programas. Y, cuanto más grande es el proyecto, más sonado es el fracaso. Según otro informe del sector, en comparación con proyectos más pequeños, los proyectos grandes tienen 10 veces más probabilidades de fracasar por completo, y dos veces más de retrasarse, aumentar el presupuesto y no incluir características críticas. Aunque puede que los proyectos de tamaño pequeño y mediano no sean tan peligrosos, cualquiera que haya trabajado en ellos sabe que, sin duda, tienen sus dificultades.

Entonces, ¿quiénes son los culpables de estos fracasos épicos y no tan épicos? Según PMI, las causas comunes por las que fracasan los proyectos varían desde el cambio de prioridades en una organización (el 40 %) hasta los recursos limitados (20 %). Aunque algunos podrían estar fuera de nuestro control como jefes de proyecto, muchos no lo están.

Estos son seis motivos no tan obvios por los que un plan de proyecto puede fracasar rápidamente:

  1. Métodos estáticos: hoy en día, los proyectos tienen una gran cantidad de partes móviles. Tanto si trabajas en marketing, recursos humanos, TI, fabricación o cualquier otro sector, la pérdida de agilidad y flexibilidad puede ser una sentencia de muerte para cualquier proyecto. La administración de proyectos ágil, que aumentó con la adopción de aplicaciones y soluciones de software de administración de proyectos, ha sido una tendencia durante algunos años y, según PM Times, “será incluso más vital en la actualidad y en el futuro”. Según PricewaterhouseCoopers, Scrum es el marco de trabajo ágil más popular (43 %) para completar tareas complejas, seguido del desarrollo impulsado por la eficiencia y las pruebas (11 %), y la programación extrema (10 %). Mientras que las organizaciones ágiles obtienen ingresos un 37 % más rápido y generan un 30 % más de ganancias que las compañías sin una metodología ágil, menos de un tercio de las compañías afirman usar una metodología ágil de manera frecuente.
  2. Soluciones de software de gama baja: otro error que cometen muchas compañías es comprar una herramienta de gama baja sin algunas características importantes, en lugar de invertir en una solución de software adecuada. Sorprende conocer que algunas compañías (el 23 %) no usan ningún software de administración de proyectos en absoluto. Pero las compañías de alto rendimiento (el 87 %) comprenden la importancia de la mayor eficiencia y número de funciones que ofrece el software de administración de proyectos. Pero no todos los programas se crean por igual. Las compañías de éxito valoran la confiabilidad, la capacidad de integración y la facilidad de uso como las cualidades más importantes al decidirse por un nuevo software de administración de proyectos. Un software adecuado también tiene que funcionar de forma fluida con herramientas conocidas como Office, Office 365, Skype, PowerPoint y SharePoint, y ofrecer servicios de administración de proyectos basados en la nube líder en el sector para agregar flexibilidad y seguridad, a la vez que facilita la complejidad técnica.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

Cuatro secretos para un área de trabajo conectada

La forma en que colaboramos ha cambiado drásticamente en los últimos años. Obtén información sobre cómo estar un paso por delante en un entorno empresarial que cambia continuamente.

DESCARGAR EL E-BOOK
  1. Cambio ineficaz de equipos virtuales: como los equipos trabajan de forma remota (con frecuencia, de forma global) y en diferentes zonas horarias, culturas e idiomas, las aptitudes de comunicación y administración del tiempo son más importantes que nunca. Tener acceso a herramientas que permitan a las partes interesadas realizar tareas de administración en los desplazamientos y compartir rápidamente los estados, las conversaciones y las escalas de tiempo de los proyectos más recientes con un sitio de proyecto dedicado (como los que ofrece un software de administración de proyectos adecuado) mantiene a todos conectados y organizados.
  2. Apoyo ejecutivo inadecuado: tener un patrocinador ejecutivo con un gran interés, alguien que apoye tu proyecto de principio a fin, es un factor importante para el éxito del proyecto. Pero menos de dos de cada tres proyectos cuentan con patrocinadores de proyecto que se impliquen de forma activa para ofrecer indicaciones claras o ayudar a solucionar problemas. La falta de tiempo suele ser un problema. Por lo tanto, antes de poner en marcha un proyecto, los patrocinadores y los jefes de proyecto tienen que discutir problemas como el compromiso de tiempo, los informes, las reuniones, la escalación de problemas, etc. Además, es importante tener software que permita a tu departamento de gestión de proyectos o patrocinador administrar la configuración de proyectos sin ayuda adicional.
  3. No alinearse con los objetivos y estrategias de una organización: no definir los objetivos de un proyecto es uno de los factores más importantes en los proyectos que fracasan. Pero las organizaciones informan de que, de media, tres de cada cinco proyectos no se alinean con la estrategia empresarial. Es crítico comprender las prioridades estratégicas clave de tu compañía y, después, examinar proyectos para ver cómo se alinean (si es que lo hacen) con los objetivos estratégicos corporativos o de departamentos. Esto puede ayudar a dar prioridad a unos proyectos y cancelar los que tengan una prioridad baja o no estén de alguna forma vinculados con la estrategia global. Esto no solo permite ahorrar valioso tiempo, esfuerzo, dinero y recursos, sino que también permite justificar los proyectos adecuados que te permitirán obtener el apoyo ejecutivo necesario.
  4. División de la comunicación: según PMI, una de las causas principales de los fracasos de proyectos que identifican las compañías es una mala comunicación. Por suerte, según la investigación más reciente, comprar el software de administración de proyectos adecuado parece mejorar de forma significativa la comunicación interna del equipo, así como la comunicación con los clientes. La capacidad de comunicarse en tiempo real con los miembros del equipo del mismo edificio o a la otra parte del globo con herramientas diseñadas para transmitir tus conversaciones críticas rápidamente y de forma segura es clave para el éxito de un proyecto.

Tanto en proyectos sencillos como complejos (y de cualquier envergadura), siempre pueden producirse problemas. Pero, por cada complicación, siempre hay una solución. Las organizaciones de bajo rendimiento invierten casi 12 veces más recursos en proyectos que fracasan, en comparación con las organizaciones de alto rendimiento, por lo que ahora es el momento adecuado para implementar esos cambios tan necesarios.

surface laptop con word abierto

Introducción a Office 365

Es el Office que conoces, más las herramientas para ayudarte a trabajar mejor juntos, para que puedas mejorar la productividad en cualquier momento, en cualquier lugar.

Comprar ahora