El futuro del planeamiento: Planeamiento de proyectos online en la nube


Para casi cualquier compañía, sin importar su tamaño, la administración de proyectos es necesaria para organizarse. Hay disponible una amplia variedad de herramientas de administración de proyectos para ayudar a tu negocio a administrar recursos y proyectos, controlar los costes, comunicarse de manera eficiente con los miembros del equipo y realizar un seguimiento del progreso cualquier proyecto. Aunque algunas de estas herramientas se pueden instalar como software en equipos de red individuales, muchas de ellas están basadas en web (es decir, están disponibles en la nube). 

Ventajas de las herramientas de administración de proyectos en la nube

Aunque seas una de esas personas que siente escalofríos cada vez que oye el término “informática en la nube”, dedica un momento a considerar lo que realmente significa. Mientras que las herramientas de administración de proyectos locales tienen su utilidad, el software basado en la nube ofrece una amplia variedad de ventajas, como las siguientes:

  • Menores costes anticipados. Al usar un software de administración de proyectos local, tienes que pagar por distintos elementos, como inversiones en licencias de software, hardware de servidor, personal de TI para el soporte técnico, implementaciones extensas, y más. Como alternativa, para usar una solución basada en la nube, solo se necesita una cuota mensual o anual.
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  • Más segura que nunca. A pesar de lo que muchos directivos de empresas pensaban en el pasado, la nube ofrece tanta seguridad como las soluciones locales (solo que la compañía no controla los servidores físicos). Según un artículo reciente en Forbes, “la informática en la nube ya no es un oxímoron”.
  • Accesible desde cualquier lugar. Siempre que tengas una conexión a Internet, podrás obtener acceso a tu software de administración de proyectos en la nube. Como solo se necesita un explorador web, los miembros del equipo también podrán ver, editar y administrar documentos con otros dispositivos, no solo con equipos de escritorio o portátiles.
  • Equipo conectado. Incluso cuando los empleados se encuentren a varios kilómetros de distancia, podrán sentir que pertenecen a una unidad cohesiva con una solución basada en la nube. Como todos reciben las actualizaciones de forma casi inmediata, no se dejará fuera de la conversación a los integrantes del proyecto por error. Además, las conversaciones pueden realizarse en el espacio del proyecto (en lugar de hacerlo por correo electrónico) y almacenarse para futuras referencias.
  • Mayor productividad. Como se usa una ubicación centralizada donde se guardan todos los resúmenes de proyectos, tareas, documentos, suministros de noticias y calendarios, las soluciones de administración de proyectos basadas en la nube pueden ahorrar tiempo. Y, cuando se ahorra tiempo, suele aumentar la productividad. Además, una ubicación centralizada permite a los miembros del equipo obtener acceso a documentos de proyectos en tiempo real, sin importar dónde se encuentren.
  • Comunicación en tiempo real. Una de las principales ventajas de usar software de administración de proyectos en la nube es la capacidad de ofrecer comentarios rápidos sobre información inmediatamente después de que se cargue en el área de trabajo del proyecto. Esto, a su vez, puede aumentar la productividad, ya que reduce las veces que es necesario repetir el trabajo.
  • Decisiones basadas en datos y actualizadas. Como negocio que quiere alcanzar y mantener la rentabilidad, es importante tomar decisiones basándose en algo más que en caprichos. Como el software basado en la nube se actualiza al instante, tendrás la información necesaria a tu alcance. Además, la mayoría de las herramientas facilitan informes integrados con la información que necesitas para tomar decisiones empresariales. 
  • TI simplificado. Si usas software de administración de proyectos local, normalmente serás el responsable del mantenimiento del servidor, lo que exige la atención de personal de TI interno. En cambio, el mantenimiento del software basado en la nube lo realiza el proveedor de servicios (u otro recurso), lo que te permitirá ahorrar tiempo y evitar las complicaciones de actualizaciones o errores de código, y te permitirá centrarte en dirigir tus proyectos de forma fluida.
  • Actualizaciones instantáneas. Al contrario que el software local, para el que necesitas descargar actualizaciones cada vez que se publique una nueva versión, las herramientas basadas en la nube se actualizan automáticamente. No es necesario pagar para actualizar todo el conjunto de aplicaciones o esperar hasta que el equipo de TI disponga de tiempo para implementar las actualizaciones. 

Pasos para encontrar la mejor solución de administración de proyectos basada en la nube

Empezar a usar una nueva solución de administración de proyectos no es tan sencillo como comprender la diferencia entre las soluciones de planeamiento de proyectos online y locales. Para seleccionar la mejor solución para tu compañía, es necesario completar varios pasos, pero el resultado final merece el esfuerzo. Sigue estos pasos para decidirte por un proveedor de servicios cualificado.

Paso 1: Realiza un análisis de las necesidades.

No te sorprenderá saber que cada compañía es distinta (con diferentes tamaños, objetivos y necesidades). Eso quiere decir que la compañía tiene que decidir exactamente qué solución es la más adecuada. Asegúrate de que los usuarios del producto participen en la discusión. Considera algunos factores como, por ejemplo, si en tus proyectos solo participan empleados internos o clientes externos también, o bien qué tipo de informes tendrás que generar. Cuando conozcas tus necesidades, te resultará más fácil evaluar a los proveedores de servicios según las características que ofrezcan.

Paso 2: Investigar, investigar e investigar.

Al buscar un proveedor de servicios, trata de encontrar uno que ofrezca las características siguientes:

  • Confiabilidad de categoría empresarial 
  • Capacidad de agregar equipos y proyectos rápidamente
  • Características de generación de informes que ofrezcan información rápida sobre tu cartera
  • Un entorno conocido o, como mínimo, que sea fácil de navegar y usar
  • Capacidad de ver y actuar en tareas desde una misma ubicación
  • Funciones de programación que te permitan planear y administrar tareas de manera eficaz
  • Paneles de resumen para decisiones basadas en datos
  • Soporte técnico de TI ininterrumpido
  • Copias de seguridad de datos continuas, recuperación ante desastres y centros de datos con redundancia global
  • Solución escalable que crece con tu negocio

Paso 3: Realiza una prueba.

De la misma forma que probarías un coche antes de comprarlo, tienes que probar una solución de administración de proyectos antes de implementarla. Estas pruebas te permiten analizar con más detalle las características de una herramienta e imaginar cómo podría usarse en una situación similar a la tuya.

Paso 4: Ten en cuenta la escala de tiempo y el proceso de implementación.

Si te decides por una herramienta online para la administración de proyectos, no importa si es compatible o no con tus aplicaciones actuales (solo hay que comprobarlo con las soluciones locales). Pero has de tener en cuenta cuándo dispondrás del personal y el presupuesto necesarios para realizar el cambio y, después, coordinarte con el proveedor de servicios elegido para ponerlo en marcha.

Paso 5: Implementar y proporcionar aprendizaje.

Por fin implementaste una nueva solución de software de administración de proyectos. Bien hecho. Aunque siento informarte de que aún te queda trabajo por hacer. Es importante que te asegures de que tus empleados tengan el aprendizaje necesario para usar la nueva herramienta de manera eficaz. Prepara varias sesiones para que todos puedan trabajar dentro de su horario. Además, crea proyectos de práctica para que todos puedan explorar y familiarizarse con las características de la herramienta antes de usarla en el mundo real.

La administración de proyectos en la nube es la promesa de prosperidad. Busca una herramienta que funcione en tu caso y no te quedes atrás.

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