Guía de jefes de proyecto para planear un proyecto perfecto


Los jefes de proyecto son como malabaristas que hacen girar varios platos en el aire a la vez, algo que no es sencillo. Hay demandas constantes de tu tiempo, personas que es necesario mantener informadas, presión para completar una determinada cantidad de trabajo en un tiempo que parece demasiado breve, y mucho más.

Pero también es un rol necesario que puede ofrecer un valor extraordinario a tu compañía. De hecho, según un estudio realizado por PricewaterhouseCoopers, más del 60 % de los proyectos que fracasan terminan así debido a problemas internos, como recursos insuficientes o fechas límite incumplidas (es decir, situaciones que puede evitar un jefe de proyecto).

Además, es un sector en crecimiento, a medida que más y más compañías se dan cuenta de la importancia de una administración de proyectos sólida. En concreto, otro estudio realizado por Project Management Institute calculó que, entre 2010 y 2020, se crearán en todo el mundo casi 16 millones de puestos de administración de proyectos, y el sector crecerá en 6,61 billones de dólares. Por lo tanto, administrar proyectos es una enorme responsabilidad, sin importar para quién trabajes. No importa si eres un jefe de proyecto oficial o simplemente diriges un proyecto: las siete sugerencias siguientes pueden orientarte y preparar tu proyecto para el éxito.

Sugerencia 1: Establecer objetivos claros para el proyecto

Analiza todo el conjunto y determina lo que quieres conseguir con este proyecto. Si en el proyecto participa un cliente o una parte interesada externa, está claro que las fuentes externas te ayudarán a determinar tus objetivos. Estos son los objetivos generales que necesitas tener en cuenta:

  • Impide el síndrome del lavadero (es decir, impide que el ámbito del proyecto siga creciendo).
  • No superes un presupuesto específico.
  • Completa todos aspectos del proyecto.
  • Proporciona trabajo de calidad.
  • Entrega el trabajo a tiempo.
  • Reserva los recursos adecuados con antelación.
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Sugerencia 2: Establecer las expectativas por adelantado

Todos necesitan poseer la misma información para garantizar el éxito de un proyecto. Compartir claramente tus expectativas como responsable de proyecto y pedir a otros que comuniquen sus propias expectativas es un paso importante para preparar cualquier proyecto. Entre estas expectativas, has de incluir formas específicas para que tu equipo pueda alcanzar los objetivos que ya estableciste. Además, te recomendamos que incluyas lo siguiente:

  • Lista de entregas y fecha de vencimiento.
  • Declaración del ámbito.
  • Roles y responsabilidades definidos.
  • Proceso de preguntas y respuestas.
  • Plan de comunicación, incluida la frecuencia con que tienes previsto comunicarte con las partes interesadas o clientes.

Sugerencia 3: Describir los posibles riesgos y cómo los administrarás en caso de peligro

Incluso si planeas todo hasta el más mínimo detalle, siempre pueden producirse situaciones inesperadas. Entonces, ¿qué hace un buen jefe de proyecto? Planear lo inesperado, por supuesto. Está claro que no podrás predecir el peligro exacto que puede ocurrirle a tu proyecto; todo puede afectar, desde el mal tiempo hasta la inestabilidad política o los fallos tecnológicos, pero puedes reducir el posible impacto de los peligros con la administración de riesgos.

Sugerencia 4: Minimizar el número de reuniones

Según un estudio realizado por Verizon Conferencing, solo el 22 % de las reuniones se consideran “extremadamente productivas”, y el 44 % se consideran “muy productivas”. Eso deja un 34 % de las reuniones que son solo algo productivas o totalmente improductivas. Por supuesto, las reuniones son una parte necesaria del planeamiento de proyectos, pero realmente tienes que considerar si una reunión es el uso más adecuado de tu tiempo, o bien si puedes usar el correo electrónico u otras formas de comunicación (como el software de planeamiento de proyectos, que te permite compartir archivos, asignar tareas e intercambiar ideas sin tener que reunirte). Cuanto más tiempo dediques a las reuniones, menos tiempo invertirás en las entregas en sí. Ten en cuenta eso antes de enviar otra invitación a la reunión.

Sugerencia 5: Planear la reunión inicial perfecta

La reunión inicial marca la pauta para todo el proyecto. Al planear esta reunión, asegúrate de cumplir estas normas:

  • Invita a las personas adecuadas y asegúrate de que los principales interesados puedan asistir.
  • Crea una agenda detallada indicando los puntos que se tratarán en la reunión. Esto permitirá que todos se concentren en la tarea y comprendan el objetivo de la reunión.
  • Determina si puede ser una reunión de Internet, o si es necesario realizar la reunión en persona. Esto será distinto según la envergadura del proyecto, si trabajas con un nuevo cliente, el presupuesto del proyecto, etc. Ten en cuenta que las reuniones en persona resultan más complicadas de planear (y también más costosas, especialmente si los participantes necesitan desplazarse).
  • Vuelve a programarla si los principales interesados no pueden asistir: no tiene sentido celebrar una reunión sin ellos. Con frecuencia, tendrás que realizar otra reunión para informarles o conocer su opinión.
  • Antes de preparar la agenda, asegúrate de que comprendes la intención de la reunión y la información que recibirán los asistentes.

Sugerencia 6: Generar informes durante todo el proyecto

La única forma de conocer si tu proyecto avanza según lo previsto es generar informes coherentes. Con frecuencia, esto se puede conseguir con un programa de software de administración de proyectos. Los informes te permiten medir la eficiencia de tu asignación de recursos y asegurarte de que se desarrolle según lo previsto para alcanzar las fechas límite y los objetivos de presupuesto.

Sugerencia 7: Obtener las herramientas adecuadas

Aunque hay un gran número de herramientas de administración de proyectos en el mercado, no todas se crearon por igual. Decide lo que necesitas realmente y compara los productos que te interesen. Como mínimo, asegúrate de elegir una herramienta que te permita hacer lo siguiente:

  • Organizar y vincular tareas para crear escalas de tiempo y planes.
  • Compartir información que te permita comunicar mejor el progreso.
  • Comprender rápidamente cómo usar la interfaz.
  • Personalizar tu plan para adaptarlo a las necesidades de tu equipo.

Aunque es difícil ser un buen jefe de proyecto, se puede conseguir. Solo necesitas las aptitudes, los conocimientos prácticos y las herramientas adecuadas para completar el trabajo y alcanzar los resultados adecuados.

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