Trabajar de nuevas formas: Usos poco convencionales de software de diagramas de flujo


En cualquier software de diagramas de flujo que se precie se incluirán algunas características básicas: plantillas de diseños y formas, formato automático y compatibilidad con la nube. Pero hay opciones más avanzadas que permiten vincular los diagramas a orígenes de datos externos. La vinculación de datos permite a los usuarios actualizar sus diagramas de flujo simplemente cambiando la información almacenada en una hoja de cálculo o en una base de datos SQL. Esto resulta especialmente útil cuando se comparte un diagrama de flujo con todo un equipo, ya que los cambios de estado importantes se pueden comunicar fácilmente y al instante en todos los dispositivos y ubicaciones. Algunos usos comunes de la vinculación de datos son la administración de presupuestos y el seguimiento de los días de vacaciones.

Como puedes imaginar, la vinculación de datos hace que el software de diagramas de flujo de alta gama sea muy versátil. Es uno de esos escenarios en los que estarías limitado por tu imaginación más que nada. En ese caso, aquí tienes algunas ideas que te ayudarán a seguir exprimiendo tu creatividad.

Asignación de recursos

Los encargados de administrar y asignar el tiempo y los recursos de un equipo suelen enfrentarse a bastantes dificultades. Necesitan recibir constantemente información actualizada sobre la disponibilidad de las partes interesadas, algo que no siempre está disponible. E, incluso cuando lo está, es probable que se presente de forma desordenada, con distintos formatos y en distintos mensajes. Sería preferible tener un centro de información confiable, transmitida con sencillos objetos visuales. Por suerte, la vinculación de datos puede hacer que esto sea una realidad.

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Haz lo siguiente:

  1. Crea un diagrama básico con un icono o una imagen que represente a todos los miembros del equipo del proyecto.
  2. Vincula el diagrama a una hoja de cálculo compartida, donde las partes interesadas pueden especificar sus horas de disponibilidad previstas.
  3. Selecciona un método para representar de forma visual en el diagrama la disponibilidad de todas las partes interesadas: cambia colores, formas, etc.
  4. Asigna tareas de forma confidencial y rápidamente basándote en el conocimiento obtenido del estado visual de cada una de las partes interesadas.

Reservar el espacio adecuado

El lugar de trabajo que conocemos está cambiando. Los cubículos y las oficinas están dando paso a espacios flexibles y colaborativos: pasamos de escritorios individuales a equipos portátiles y a la movilidad dentro de la oficina. Con estos cambios, es probable que muchas compañías (especialmente las que emplean a un gran número de trabajadores, con varios pisos o edificios) quieran proporcionar a los empleados un registro siempre actualizado de las áreas de trabajo que están disponibles y cuáles están reservadas. La vinculación de datos puede proporcionar una solución sencilla.

Haz lo siguiente:

  1. Crea un diagrama (o varios) que represente el plano de planta de la compañía.
  2. Vincula este diagrama a una hoja de cálculo compartida, donde los empleados pueden reservar una sala o un área durante horas específicas.
  3. Selecciona una forma de representar de forma visual una sala o área reservada.
  4. Comparte el diagrama con la compañía para que todo el equipo conozca los espacios que están disponibles.

Marcar el progreso

El software de diagramas de flujo es ideal para visualizar procesos empresariales importantes, pero también es muy útil para asignar las fases de proyectos individuales. No solo eso, también resulta útil para realizar un seguimiento del progreso en esos proyectos. Y, cuando todas las partes interesadas pueden ver exactamente lo que se ha hecho y lo que tiene que ocurrir después, se reducirá en gran medida la probabilidad de que se produzcan retrasos. La vinculación de datos puede facilitar esto.

Haz lo siguiente:

  1. Crea un diagrama con un icono o imagen que represente cada una de las fases del proyecto y la implicación de todas las partes interesadas.
  2. Vincula el diagrama a una hoja de cálculo compartida, donde las partes interesadas pueden marcar las tareas que se completaron.
  3. Selecciona una forma de representar de forma visual cuándo se completó una tarea.
  4. Comparte el diagrama con el equipo del proyecto para que todos los miembros conozcan qué falta por hacer y para facilitar la comunicación visual, que permite a personas de todo tipo analizar rápidamente información complicada. Con el software de diagramas de flujo adecuado, podrás impedir errores de comunicación y de comprensión. ¿Cómo lo usarás?

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