Mantente enfocado con software de administración de tareas


Para algunas personas, mantenerse organizado es una forma de vida. Tienen planes de comidas y listas de compras con semanas de anticipación, realizan un seguimiento de todos sus proyectos de trabajo y siempre parecen saber qué está pendiente, qué sigue y en qué deberían mantenerse atentos. Además NUNCA se les pasa una fecha límite. Pero para aquellos de nosotros a los que nos cuesta trabajo organizar nuestro tiempo, aquellos que administran grandes proyectos con muchos colaboradores o cualquier persona que simplemente desea una mejor manera de llevar un registro de sus pendientes, es posible obtener ayuda adicional en forma de un administrador de tareas (task manager).

El software de administración de tareas no solo puede ayudarte a trabajar de forma más eficaz y a clasificar los proyectos por orden de prioridad (para ti y otras personas), sino que también puede ayudarte a lograr un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal (porque dejarás de sentirte constantemente agobiado de lo que se te olvidó hacer en el trabajo).

Desde luego, el mejor administrador de tareas es el que vas a usar. Pero si no estás familiarizado con el mundo de la administración de tareas, comprender exactamente las características y funciones que usarás puede ser un reto. Por ello, vamos a echar un vistazo en algunas cualidades importantes que debes buscar y cómo estas pueden mejorar la forma en que trabajas con los demás y por tu cuenta.

  • Un concentrador de proyectos: con todos tus proyectos en un solo lugar, puedes realizar un seguimiento de tus tareas para uno o varios proyectos, así como las tareas del equipo que está trabajando contigo. En el concentrador, debes ser capaz de ver claramente el progreso de todos. Esto significa que ninguna persona involucrada en el proyecto debería sorprenderse en ningún momento por lo que está pendiente para ahora, lo que se va a vencer próximamente y la fecha en la que está prevista la conclusión de todo el proyecto.
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  • Aceptación de tareas: si eres jefe de proyecto o líder de equipo, tu solución de administración de tareas debe dar a todos los que participan en el proyecto la oportunidad de aceptar sus tareas y, por lo tanto, debe permitir que los demás vean quién se comprometió con el trabajo. De esta forma, no habrá confusión sobre quién es responsable de qué y tampoco se duplicarán los esfuerzos.
  • Desencadenadores de tareas dependientes: idealmente, dentro del concentrador, la finalización de una tarea debe informar a la próxima persona responsable de una tarea que sus archivos están listos y que es hora de empezar. Por ejemplo, si trabajas en el ámbito de la arquitectura o la construcción, al marcar la finalización de tus planos de construcción en tu administrador de tareas, se notificará automáticamente a tu socio que es el momento de que este envíe los planos para solicitar un permiso de construcción, de modo que se mantenga el flujo de trabajo en movimiento.
  • Aplicación del administrador de tareas: el personal de hoy en día trabaja en gran medida a distancia, por lo que solo tiene sentido elegir un administrador de tareas que funcione tan bien en tu computadora portátil y de escritorio como en tu teléfono o tableta. Con una aplicación de tareas que te da acceso a la misma información que tendrías en la oficina, puedes llevar un registro de tus proyectos, sin importar donde estés.
  • Almacenamiento de archivos: el software de administración de tareas que también te permite almacenar y organizar los archivos de tus recursos, como documentos, hojas de cálculo e imágenes, puede ayudar mucho para garantizar que siempre estés trabajando con la información correcta. Si puedes adjuntar archivos específicos a tareas específicas, mejor aún, ya que será útil para reducir todavía más cualquier confusión con respecto a qué información corresponde a qué tarea.

Es fácil si cuentas con un administrador de tareas adecuado que mantenga el rumbo. Si ofreces herramientas que te permitan asignar tareas a ti mismo y a los demás en tu grupo, es fácil comunicarles a todos exactamente qué se necesita hacer y cuándo. Además con la capacidad de adjuntar archivos a las tareas, tu equipo nunca tendrá que buscar el archivo, los datos o la información adecuada antes de empezar su trabajo. Para aquellos que tienen equipos que viajan con frecuencia o trabajan a distancia, tener acceso a una aplicación de administración de tareas permitirá que todos tengan el control de sus tareas mientras viajan para trabajar o trabajan a distancia. Esto facilita la productividad durante las horas de oficina y ayuda a que todos disfruten realmente su tiempo de inactividad.

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