6 razones no tan obvias por las que fracasa un plan de proyecto


Los malos proyectos son costosos. De hecho, las organizaciones pierden la cantidad de $109 millones por cada $1000 millones invertidos en proyectos y programas, de acuerdo con un estudio del Project Management Institute (PMI). Y, cuanto más grande es el proyecto, más estrepitosa su caída. Los proyectos grandes tienen 10 veces más probabilidades de fracasar, de acuerdo con otro informe del sector, y dos veces más probabilidades de atrasarse, superar el presupuesto y omitir características críticas al compararse con proyectos más pequeños. Si bien los proyectos pequeños y medianos no están tan plagados de peligros, cualquier persona que haya trabajado en ellos sabe que también tienen sus infortunios.

Entonces, ¿cuáles son las causas detrás de estos fracasos épicos y no tan épicos? De acuerdo con el PMI, las causas comunes de fracasos en los proyectos incluyen desde cambiar prioridades dentro de una organización (40%) a recursos limitados (20%). Aunque algunas pueden estar fuera de nuestro alcance como jefes de proyecto, muchas no lo están.

Aquí hay seis razones no tan obvias por las que la planificación de proyectos puede frustrarse:

  1. Métodos estáticos: los proyectos actuales tienen muchas piezas móviles. No importa si trabajas en marketing, recursos humanos, TI, elaboración o cualquier otro sector, la falta de flexibilidad y agilidad pueden ser una sentencia de muerte para un proyecto. La administración de proyectos ágil, que creció con la adopción de soluciones y aplicaciones de software de administración de proyectos, fue la tendencia durante algunos años y, según PM Times, “será incluso más vital en la actualidad y en el futuro”. De acuerdo con PricewaterhouseCoopers, Scrum es la metodología ágil más popular (43%) para completar tareas complejas, seguido de Lean & Test Driven Development (11%), y eXtreme Programming (10%). Mientras que las organizaciones que usan la metodología ágil aumentan sus ganancias un 37% más rápido y generan ingresos un 30% más altos que las compañías que no usan una metodología ágil, menos de un tercio de las empresas informan usar esta metodología con frecuencia.
  2. Soluciones de software poco sofisticadas: comprar una herramienta poco sofisticada sin las características necesarias en lugar de invertir en una buena solución de software es otro error que cometen muchas compañías. Sorprendentemente, algunas compañías (23%) no usan software de administración de proyectos. Pero las compañías de alto rendimiento (87%) comprenden la importancia de mejorar la eficiencia y el número de funciones que ofrece el software de administración de proyectos. Pero no todos los programas se crean de la misma forma. Las compañías exitosas apuntan a la confiabilidad, facilidad de integración y facilidad de uso como las cualidades más importantes para elegir software de administración de proyectos. Un buen software tiene que funcionar correctamente con todas las herramientas populares (como Office, Office 365, Skype, PowerPoint y SharePoint) y ofrecer excelentes servicios de administración de proyectos basados en la nube para agregar flexibilidad y seguridad, y facilitar la complejidad técnica.
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  1. Organización ineficaz de equipos virtuales: con equipos que trabajan a distancia, con frecuencia de forma global, en distintas zonas horarias y entre distintas culturas e idiomas, las herramientas de comunicación y administración de tiempo se convirtieron en algo más importante que nunca. Tener acceso a herramientas que permiten a las partes interesadas administrar desde cualquier lugar y compartir los últimos estados, conversaciones y escalas de tiempo de proyectos de forma rápida a través de un sitio de proyectos dedicado (como los que ofrece un buen software de administración de proyectos) mantiene a todos conectados y organizados.
  2. Soporte ejecutivo ineficiente: tener un patrocinador ejecutivo con un interés creado, una persona que te apoyará cuando lo necesites en el proyecto desde principio a fin, es un factor importante en el éxito del proyecto. Aun así, menos de dos de cada tres proyectos tienen patrocinadores que participan activamente para brindar instrucciones claras o ayudar a abordar problemas. La falta de tiempo con frecuencia es un problema. Por eso, antes de dar el puntapié inicial, los patrocinadores y jefes de proyecto tienen que reunirse para hablar de temas como el compromiso de tiempo, los informes, las reuniones, la escalación de problemas, etc. Además, es importante tener un software que le permita a tu Departamento de Gestión de Proyectos (PMO) o patrocinador administrar la configuración de administración de proyectos sin ayuda adicional.
  3. No alinearse con los objetivos y las estrategias de una organización: la indefinición de los objetivos del proyecto es uno de los principales factores de fracaso. Aun así, las organizaciones informan que, como promedio, tres de cada cinco proyectos no están alineados con estrategias empresariales. Es fundamental comprender las prioridades estratégicas de tu empresa y luego examinar los proyectos para ver cómo se alinean, si es que lo hacen, con los objetivos corporativos/departamentales estratégicos. Esto debería ayudarte a priorizar proyectos y finalizar aquellos que tienen prioridad baja o que no están vinculados a la estrategia general. Esto no solo ahorra tiempo, esfuerzo, dinero y recursos valiosos, sino que también ayuda a argumentar a favor de proyectos que te permitirán obtener el apoyo ejecutivo necesario.
  4. Desglose de comunicación: según el PMI, una de las principales causas de fracasos en los proyectos informadas por las compañías es la mala comunicación. Por suerte, las últimas investigaciones indican que comprar el software de administración de proyectos correcto mejora significativamente la comunicación interna del equipo, así como la comunicación con los clientes. La clave para el éxito reside en la capacidad de comunicarse en tiempo real con miembros del equipo dentro del mismo edificio o en la otra punta del mundo, con herramientas diseñadas para transmitir tus conversaciones más importantes de forma rápida y segura.

Desde problemas simples a complejos y todo lo que te imagines, el proyecto puede plagarse de numerosas dificultades. Pero para cada dificultad existe una solución. Y con organizaciones con mal desempeño que malgastan casi doce veces más recursos que las organizaciones de alto desempeño en proyectos que fracasan, hoy es el mejor momento para implementar esos tan ansiados cambios en el plan de proyectos.

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