Neljä hyvää ideaa yrityskäyttöön tarkoitetun yhteisöpalvelun parantamiseksi


Kun on kyse yrityksistä, yhteisöpalvelut voivat tarjota suojatut tilat, joissa eri toimistoissa, kaupungeissa, osavaltioissa tai maissa sijaitsevat tiimit voivat keskustella ja tehdä yhteistyötä projekteissa reaaliaikaisesti. Niiden avulla henkilöt, jotka eivät välttämättä koskaan tapaa, voivat keskustella projektien tiedoista, jakaa ja suorittaa tehtäviä, keskustella asiakkaiden tarpeista ja tehdä muulla tavoin yhteistyötä yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Lisäetuna on se, että yrityksen yhteisöpalvelun avulla myös tiimit, jotka työskentelevät säännöllisesti yhdessä, voivat tutustua toisiinsa, toistensa osaamiseen ja ajatuksiin sekä tiivistää tiimin yhteistyötä, mikä puolestaan luo vahvempia tiimejä ja parempia tuloksia.

Samoin kuin suuren yleisön sosiaaliset verkostot, yritysorganisaatioille tarkoitetut yhteisöpalvelut perustuvat yhteisöllisyyteen. Niiden avulla viestintä on reaaliaikaista ja niissä on usein leikkisiä elementtejä, kuten emojeita, joiden avulla viestien vastaanottajat voivat päätellä viestin sävyn. Yrityskäyttöön tarkoitettu yhteisöpalvelu tarjoaa kuitenkin myös paljon yrityksille soveltuvia ominaisuuksia ja toimintoja, jotka voivat auttaa tiimejä työskentelemään entistä tehokkaammin. Tässä on neljä asiaa, joista tiimit voivat hyötyä eniten:

  • Asiakirjojen yhteiskäyttö: Koska asiakirjoja voi jakaa ja niistä voi keskustella tiiminä, ja koska asiakirjoja voi muokata ja työstää yhdessä suoraan yhteisöpalvelussa, tämän ominaisuuden ansiosta tiimien työ tuottaa entistä kattavampia ja hyödyllisempiä tuloksia. Sen myötä tiimeillä on myös ainutlaatuinen mahdollisuus muokata ja jakaa kohteita saman tien, kun niistä keskustellaan ryhmässä.
Image_Stefanie_243x150.jpg

Viisi nykypäivän työntekijätyyppiä

Voit tehdä enemmän tuodaksesi erillään olevat tiimit lähemmäs toisiaan. Jos sinulla on työntekijöitä, jotka tekevät etätyötä, käyttävät erilaisia laitteita tai joilla on erilaiset yhteistyötavat, sinun on mietittävä oikeat työkalut. Oletko valmis ottamaan selvää, miten voit tukea kaikkia?

Lataa maksuton sähköinen kirja (englanniksi)
  • Sisäiset ryhmät ja ulkoiset yhteistyökumppanit: Sisäisten ryhmien avulla tiimit voivat luoda oman tilan vain itseään varten – ja niin, että siihen voi liittyä vain kutsulla. Se on paikka, jossa työstä voi keskustella tiiminä, ja työstää projekteja ja aloitteita yhdessä. Sisäisten ryhmien käyttämisen lisäksi tiimit voivat kutsua joissakin yrityskäyttöön tarkoitetuissa yhteisöpalveluissa tilaan ulkoisia asiakkaiden edustajia, alihankkijoita ja konsultteja, jotta kaikki voivat keskustella ja tehdä yhteistyötä projekteissa joko rajoitetun ajan tai jatkuvasti.
  • Haku ja etsintä: Joissakin yhteisöpalveluissa käyttäjät voivat hakea työhönsä liittyviä asiantuntijoita, keskusteluja ja tiedostoja koko järjestelmästä. Tämä voi auttaa tiimejä vähentämään toistuvan työn määrää, käyttämään parhaita käytäntöjä ja työskentelemään tehokkaammin. Haun lisäksi etsintäominaisuudet, joiden avulla käyttäjät pysyvät ajan tasalla siitä, mitä yrityksessä tapahtuu yleisellä tasolla, voivat auttaa tiimejä löytämään ihmisiä, tietoja ja ryhmiä, joilla on merkitystä tiimille, sen asiakkaille ja/tai sen kiinnostuksen kohteille. Etsinnän avulla käyttäjät saattavat löytää ohjaajia ja yhteistyöalueita, joiden avulla he voivat sekä kehittyä ammatillisesti että parantaa työtään.
  • Saumaton integrointi: Riippumatta siitä, kuinka arvostettu yrityskäyttöön tarkoitettu yhteisöpalveluratkaisu on, jos se ei tue yrityksen nykyisiä työkaluja, kuten tekstinkäsittely- ja esitysohjelmia, se ei todennäköisesti ole yritykselle oikea ratkaisu. Loppujen lopuksi tällaisen ratkaisun hankkimisessa on kyse viestinnän virtaviivaistamisesta ja yhteistyön edistämisestä, ja jos tiimien on käytettävä erilaisia kikkoja saadakseen ohjelmat toimimaan ympäristön kanssa, tämä vie aikaa ja hidastaa prosessia.

Tiimin päivittäin käyttämien ominaisuuksien lisäksi keskeinen ominaisuus, jota tiimi ei näe, vaikuttaa siihen, onnistuuko vai epäonnistuuko yrityksen yhteisöpalvelu – ja se on turvallisuus. Kun käytössä on yrityskäyttöön tarkoitettu yhteisöpalvelu, joka salaa sekä levossa säilytettävät että siirtyvät tiedot ja sisältää monimenetelmäisen todentamisen käyttäjätietojen suojaamisen apuna, voit olla varma, että tietojen lisäksi myös työntekijät on suojattu.

Aiheeseen liittyviä tuotteita

kannettava surface-laite, jolla näkyy word

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt