Neljä tapaa vahvistaa tiimityötä intranet-ohjelmiston avulla


Jokainen projektipäällikkö on joutunut oppimaan, miten tiimit pidetään tavoitteessa, kun työkuormat vetävät kymmeniin eri suuntiin. Joissakin tapauksissa voi olla tarpeen priorisoida projekteja toisten projektipäälliköiden kanssa tai auttaa tiimin jäseniä organisoinnissa työmäärän kasvaessa. Se voi tarkoittaa myös sitä, että mahdollisesti eri kaupungeissa, osavaltioissa tai maissa asuville tiimin jäsenille tarjotaan tarvittavat työkalut, joilla tehokas yhteistyö onnistuu. Vaikka projektin priorisointitaidot kehittyvät omakohtaisen kokemuksen myötä, käytettävissä on intranet-ohjelmisto, josta voi olla apua tiimien pitämisessä organisoituina ja yhteistyössä, mutta jonka avulla viestintä henkilöiden ja tiimien välillä on tehokasta.

Kaikki intranetin portaaliohjelmistot eivät tietenkään ole samanlaisia, joten tutustutaan seuraavaksi neljään työkaluun, jotka intranet-ratkaisusta on hyvä löytyä.

Tietojen hallinta

Jotta jokainen pysyy oikealla radalla, tiimin on tärkeä tietää, kuka on vastuussa mistäkin ja milloin. Lisäksi tiimille on annettava tiedot siitä, miten muihin jäseniin saa yhteyden, miten tärkeitä verkkosivuja tai asiakirjoja käytetään (erityisesti jos ne on suojattu salasanalla tai ne ovat staging-palvelimilla), miten tärkeitä ilmoituksia tehdään tai muistutuksia esitetään jne. Etsi siis yrityskäyttöön suunniteltu intranet, joka mahdollistaa tarpeiden mukaan mukautettavien tiimisivujen luomisen saumattomasti. Tällä tavalla kaikki tärkeät tiedot voidaan pitää keskitetyssä paikassa ja jaettavina.

none

Miten pilvipohjainen yhteistyö edistää innovointia

IDG tutki, miten organisaatiot käyttävät pilviyhteistyöratkaisuja ja minkä tavoitteiden saavuttamisessa ne auttavat

Lataa maksuton raportti (englanniksi)

Kirjastot

Yhteistyöohjelmiston tulee ensisijaisesti helpottaa työn tekemistä yhdessä tiimissä. Valitse siis ratkaisu, jossa jokainen pääsee käyttämään samoja tiedostoja, asiakirjoja, kuvia, kokousmuistiinpanoja jne. Kun voit luoda asiakirjoille kirjastoja ja nimetä ne projektille ja tiimille sopivalla tavalla, jokainen voi löytää uusimmat projektia koskevat tiedot, tarkistaa aiemmat toimitukset, tarkastella nykyistä kuvamateriaalia, verestää projektivaatimukset ja paljon muuta.

Yhteistyötyökalut

Työntekijän intranet-portaalin pitää antaa tiimin jäsenille mahdollisuus luoda tiloja, joissa tietoja voidaan jakaa ja hallita sekä työstää tiedostoja yhdessä. Etsi tätä varten yhteistyöohjelmisto, joka sisältää muun muassa ketjuiksi jaetut keskustelut ja kyselyt, joista voi olla hyötyä kokoussuunnittelussa ja/tai päätöksenteossa, jaetut kalenterit, tehtäväluettelot ja kokoustilat, joissa voi säilyttää kaikkia kokousmuistiinpanoja, asiakirjoja ja esityslistoja, jne. Kokoustilojen tavoin työtilatyökalun sisältävä intranet-ratkaisu voi antaa yksittäisille tiimin jäsenille, kuten graafiselle suunnittelijalle ja tekstitoimittajalle, mahdollisuuden työskennellä saman tiedoston parissa samassa tilassa ilman että toisen työ korvataan. Tämä voi parantaa tuottavuutta.

Integrointi olemassa oleviin työkaluihin

Riippumatta siitä, kuinka paljon intranet-portaaliohjelmisto lupaa parantaa tuottavuutta ja yhteistyötä, tiimin vakuuttaminen työkalun käytöstä voi olla hankalaa, jos ohjelmiston käyttö on vaikeaa tai jos sen takia on korvattava nykyiset työkalut (esimerkiksi tekstikäsittely-, taulukkolaskenta-, suunnittelu- ja/tai sähköpostityökalut). Jotta tarvittava tuottavuus- ja organisointitaso saavutetaan, etsi intranet-ratkaisu, joka integroituu hyvin tiimin käytössä jo oleviin työkaluihin. Tällöin organisaation ei tarvitse hankkia kalliita ja mahdollisesti tehottomampia ohjelmia, eikä oppimiskäyrä ole tarpeettoman jyrkkä tiimille.

Kun kyseessä on yhteistyöohjelmisto, se tulee olla yksinkertainen, saumaton ja mukautettava, jotta sinä ja tiimisi saatte kokonaisuutena ja myös pienemmissä ryhmissä kaiken yhteistyössä tarvittavan. Kun valitset ratkaisun, jolla voit organisoida tiedostot haluamallasi tavalla, käyttää nykyisiä työkaluja ja käyttää yhteistyötyökaluja, joilla tiimin jäsenet voivat työstää tiedostoja samanaikaisesti, jakaa asiakirjoja ja tietoja sekä seurata tärkeitä keskusteluja, saavutat jokaisen projektipäällikön unelman eli organisoidun ja tuottoisan tiimin.

Aiheeseen liittyviä tuotteita

kannettava surface-laite, jolla näkyy word

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt