Viisi tärkeää lisäystä työpaikkasi ryhmäkeskusteluun


Ei ole epäilystäkään siitä, että ryhmäkeskustelu on muuttanut työtapojamme. Henkilökohtaisten tapaamisten tai neuvottelupuhelujen ajankohtaa ei enää tarvitse määrittää, jotta voisimme heti saada vastaukset kysymyksiin, levittää tietoja tai kehitellä ideoita. Tämä kaikki hoituu sen sijaan avoimessa tiimikeskustelussa, johon kaikki voivat osallistua reaaliajassa.

Tällä hetkellä useimmilla organisaatioilla on jonkinlainen ryhmäkeskustelusovellus. Jos kuitenkin käytät omaasi vain keskustelemiseen kollegojen kanssa projektityöstä (tai lounassuunnitelmistasi), et hyödynnä joitakin tuottavuutta ja yhteydenpitoa parantavia upeita ominaisuuksia – olitpa sitten samassa toimistossa tai hajallaan ympäri maailman.

Saadaksesi enemmän irti seuraavasta ryhmäkeskustelusta, valitse palvelu, joka tarjoaa monia erilaisia ominaisuuksia ja apuohjelmia, kuten:

  • Tiedostoja koskeva yhteistyö: Joidenkin keskustelutyökalujen avulla voit itseasiassa avata tiedostot ja käsitellä niitä muiden kanssa reaaliajassa. Tämä kätevä ominaisuus varmistaa, että otat mukaan kaikki ideat, muutokset ja päivitykset. Tiimikeskustelun jokainen osallistuja voi myös näin tarkastella asiakirjoja ja hyväksyä ne heti. Jos jokin osallistujista tarvitsee lisää aikaa, hän voi ladata tiedoston, lisätä muokkauksia ja kommentteja, ja sitten ladata sen takaisin keskusteluun myöhemmin. Näin kaikki tiedostoa koskeva viestintä on yhdessä paikassa.
none

Keskustelupohjaisten työkalujen täydellinen opas

Tutustu keskustelupohjaisten työkalujen neljään tärkeimpään vaatimukseen

Lataa maksuton interaktiivinen sähköinen kirja (englanniksi)
  • Pääsy sovelluksiin: Projektien käsittelyyn käytetään yhä enemmän sovelluksia toimistossa ja matkalla, joten kannattaa valita sellainen ryhmäkeskustelusovellus, joka integroituu muihin käyttämiisi sovelluksiin. Jos käytät esimerkiksi tiedostosäilöä tai kirjastosovellusta tallentamaan ja järjestämään projektin kaikki asiakirjat, kuvat, videot ja äänet yhteen paikkaan, valitse ryhmäkeskustelupalvelu, jonka ansiosta pääset tähän sovellukseen suoraan keskustelusta. Kun asiakirjat saadaan näkymään suoraan keskusteluikkunassa, niistä on helpompi keskustella.
  • Keskusteluhistoria: Kun tiimikeskustelusovellus näyttää koko keskusteluhistorian, voit kirjata keskusteluminuutit, asiakirjapyynnöt tai tiedostomuutokset helpommin ja yleisestikin nähdä, ketkä osallistuivat keskusteluun. Siten jos jokin keskustelun osallistujista kaipaa lisäselvityksiä, hänen tarvitsee vain napsauttaa. Jos jokin tiimin jäsenistä ei voinut osallistua keskusteluun, hän voi pysyä ajan tasalla tarkastelemalla keskusteluhistoriaa.
  • Ryhmäpuhelut: Kun haluat nähdä keskustelun osallistujat reaaliajassa (etkä vain tarkastella tietokoneen työpöytää tai asiakirjaa), valitse ryhmäkeskustelusovellus, joka integroituu suosikkivideokeskustelusovellukseesi. Tällä tavoin voit hypätä puheluun suoraan ryhmäkeskustelusta.
  • Kokousajankohdan määrittäminen: Kun esimiesten tai muiden työntekijöiden on ajoitettava kokouksia, niiden ajankohdan määrittämissovellus voi helpottaa keskustelun, puhelun ja henkilökohtaisen tapaamisen suunnittelua. Kun tiimisi kaikki kalenterit näkyvät yhdessä paikassa sekä verkkokeskustelun aikana tai muuten, seurantakeskusteluja on helppo suunnitella.

Tiimikeskustelusovellusten avulla voit pitää yhteyttä työtovereihin – olivatpa he sitten samassa rakennuksessa tai toisella puolella maailmaa. Niistä voi olla vieläkin enemmän hyötyä, jos käytät sisäänrakennettuja ominaisuuksia, kuten asiakirjayhteistyötä, ja sovellukseen siirtymispalveluja, kuten ryhmäpuhelut. Valitse siis ryhmäkeskustelusovellus viisaasti ja varmista, että se vastaa yrityksesi tarpeita nyt ja vastaisuudessa. Et varmastikaan halua, että tiimisi on opittava käyttämään uutta keskustelusovellusta joka vuosi, joten varmista, että valitsemasi sovellus on tullut jäädäkseen.

Aiheeseen liittyviä tuotteita

kannettava surface-laite, jolla näkyy word

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt