Viisi kätevää vinkkiä liiallisen tietomäärän käsittelyyn


rich heading alt

Nykyään luotavan tiedon määrä ylittää kykymme käyttää ja käsitellä sitä. Nykyajan tietotalouden työpaikoilla yhteistyö on entistä yleisempää, etenkin projektikohtainen yhteistyö on eräs nykyajan trendi. Itse asiassa ihmisillä on nykyään kaksi kertaa niin paljon eri tiimejä kuin vuosia sitten. Tämän johdosta kohtaamme nykyään paljon tietoa samanaikaisesti epälineaarisesti useista eri lähteistä, esimerkiksi sähköposteista, keskusteluista ja sosiaalisesta mediasta.

Lisäksi nähtävillä on selkeitä varoitusmerkkejä siitä, että ihmiset ovat entistä enemmän riippuvaisia tiedoista. Harvard Business Review’n artikkelin mukaan 60 % amerikkalaisista työntekijöistä tarkistaa sähköpostinsa vessassa ja 15 % tarkistaa niitä kirkossa. 11 % taas salaa sähköpostin tarkistamisensa puolisoltaan.

Millaisilla työkaluilla ja resursseilla voimme varmistaa, että pärjäämme ja että kykenemme työskentelemään tuottavasti? Vaikka usein sanotaan, että tekniikka ja tiedon saatavuus on osa ongelmaa, voi tekniikka olla kuitenkin myös ratkaisu. Annan alla viisi kätevää vinkkiä liiallisen tietomäärän käsittelyyn:

1. Kaikki tiedot eivät ole yhtä tärkeitä

Kaikki käsittelemämme tieto ei edellytä yhtä paljon huomiota ja priorisointia. Kun tiedät sen, mikä tieto täytyy käsitellä tai hoitaa mihinkin aikaan, voit tehostaa toimintaasi. Mahdollisuus merkitä tietoja tärkeiksi on varmasti eräs parhaimmista sähköpostitoiminnoista. Itse ohjasin lisäksi aikoinaan erilliseen postilaatikkoon sähköpostit, joissa olen vain Kopio-vastaanottaja. Tekniikka on kuitenkin kehittynyt näistä ajoista, joten ajan tasalla pysyminen tärkeistä tiedoista on nyt helpompaa kuin koskaan aiemmin. Nykyään Microsoft Teamsin kaltaisilla keskustelupohjaisilla työkaluilla ihmiset, joiden kanssa teen yhteistyötä, voivat merkitä tietoja tärkeiksi. He voivat myös @mainita minut tiedoissa, jotka vaativat suoraa huomiotani. Tämän ansiosta voin paitsi lajitella tärkeitä ja olennaisia tietoa, mutta myös siirtyä heti kiireellisiin asioihin. Tietojen priorisoinnin oppiminen on auttanut minua saamaan tietotulvan järjestykseen: tekniikka hoitaa kovan työn puolestani.

Keskustelupohjaisten työkalujen täydellinen opas

Tutustu keskustelupohjaisten työkalujen neljään tärkeimpään vaatimukseen

LATAA MAKSUTON INTERAKTIIVINEN SÄHKÖINEN KIRJA (englanniksi)

2. Opettele pitämään asiat järjestyksessä

Aivan kuten elämässä muutenkin, joskus tulee eteen tilanteita, jolloin asiat täytyy saada järjestykseen. Sama pätee myös tietojen koostamiseen. Tarjolla on runsaasti työkaluja, joilla pysyt ajan tasalla tiedoista ja joilla voit pitää työsi järjestyksessä. Käytätpä sitten tiimin SharePoint-kansiota tai omaa OneDrive-tiliäsi, tietojen pitäminen järjestyksessä ja lajiteltuina voi auttaa sinua säästämään aikaa. Jos työsi on sellaista, että joudut hoitamaan paljon samankaltaisia kyselyitä, sillä on suuri merkitys, että tiedät, mistä saat tiedot, joita tarvitset nopeasti. Tekniikan ansiosta tämä on entistä yksinkertaisempaa. Monet meistä ovat luonnostaan epäjärjestelmällisiä, mutta tähänkin löytyy monia työkaluja avuksi. Kun luot tiimin Microsoft Teamsissa, tiimille luodaan myös SharePoint-sivusto. Lisäksi kaikkien kanavien (aiheen mukaan ryhmitellyt keskustelut) kansiot ja tiedostot järjestetään automaattisesti. Tekniikka auttaa minua pitämään tärkeät tiedot järkevässä järjestyksessä ja käytettävissä.

3. Työskentele älykkäästi – älä tee turhaa työtä

Data-analytiikkatyökalujen avulla saat erinomaisen kuvan siitä, työskenteletkö tehokkaasti vai et. Pidän todella paljon Office 365:n MyAnalytics -raporteistani. Mielestäni tämä on todella kätevä tapa seurata rehellisesti omaa tuottavuuttani. Myös Outlookissa on nyt tekoälytoimintoja, joiden avulla se suodattaa postilaatikossani tietomallien perusteella tiedot, joihin todennäköisesti haluan vastata. Yleisen myytin mukaan ihmiset ovat tehokkaita, kun he tekevät useita asioita samanaikaisesti. Monien tieteellisten tutkimusten mukaan tämä on kuitenkin tehottomin tapa työskennellä tuottavasti. Mielestäni tällöin en ole lainkaan tuottava, vaan minulla on liikaa hommia kerralla hoidettavana. Sen sijaan käytän mieluummin aikaani hyödyntämällä tehokkaasti sitä 20 prosenttia tiedoista, joilla on 80 prosentin merkitys liiketoiminnalle. Sen sijaan, että käyttäisin kaksi tuntia 10 asian hoitamiseen, varaan itselleni enemmän aikaa viidelle tärkeimmälle prioriteetilleni. Tekniikan ansiosta kykenen tekemään parempia päätöksiä sen suhteen, miten käsittelen tietoja ja mihin käytän aikaani.

4. Valitse työkalut tarpeidesi mukaan

Kun jaat tietoja organisaatiossa, tiimille tai työtovereille, valitse viestintätapa, joka soveltuu parhaiten haluamallesi tulokselle. Inhoan erityisesti sähköpostiketjuja asioista, jotka voitaisiin helposti hoitaa keskustelun tai ping-kutsun avulla. Pursuava postilaatikko ei ole koskaan kivaa. Eräs syy sille, miksi käytän mielelläni Microsoft Teamsia, on se, että sillä voin lähettää ping-kutsun henkilölle, jolta tarvitsen vastauksen nopeasti, järjestää digikokouksen nopeasti ja käydä laadukkaita videokeskusteluita tai keskustella suoraan keskustelutoiminnossa. Keskusteluilla on myös toinen kätevä ominaisuus: voin tykätä keskustelusta sen merkiksi, että olen lukenut sen. Tämän ansiosta minun ei tarvitse lähettää turhaa sähköpostia. Valitsen sellaisen viestintätavan, joka täyttää kaikki yhteistyö- ja viestintätarpeeni yhdessä paikassa.

5. Tieto löytää tiensä luoksesi, jos sallit sen

Nykyään olisi mahdollista käsitellä tietoja vaikka vuorokauden ympäri vuoden jokaisena päivänä. Usein tieto ei vain päädy luoksemme, vaan etsimme sitä aktiivisesti. En enää katso uutisia, vaan saan ne mobiililaitteeseeni. En enää odota projektipäivityksiä, vaan seuraan kanavia Teamsissa tai käytän yhdistimiä, jotka lähettävät minulle tietoja, jotka ovat itselleni tärkeitä. Tämä on auttanut minua kasvattamaan tietojani ja toimimaan tuottavammin, mutta on tärkeää myös tietää, milloin liika on liikaa. Riippumatta siitä, onko sinulla kotonasi paikkoja, joissa tekniset laitteet eivät ole sallittuja, tai käytätkö Ei saa häiritä -tilaa, on kuitenkin joka tapauksessa erittäin tärkeää, että annat aivoillesi lepohetkiä, jolloin ehdit jäsennellä kaikkia vastaanottamiasi tietoja. Joskus siis sallin itselleni hetkiä, jolloin katkaisen kaikki yhteydet ja olen tavoittamattomissa.

Kun tietoa tulee jatkuvasti lisää ja entistä nopeammin, tarvitsemme oikeanlaisia mekanismeja ja työkaluja, joilla takaamme tuottavuutemme. Nämä ovat viisi kätevää vinkkiäni. Kuulisin mielelläni myös teidän vinkkejänne.

Jos haluat lisätietoja siitä, miten Microsoft Teams voi auttaa sinua hallitsemaan tietojasi, siirry osoitteeseen https://products.office.com/microsoft-teams/group-chat-software.

Kirjoittaja: Farren Roper

Aiheeseen liittyviä tuotteita

kannettava surface-laite, jolla näkyy word

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt