5 projektinhallinnan ominaisuutta, joita ryhmäsi ei käytä


Valmiita malleja, tuttuja aikataulutustyökaluja, välitöntä yhteistyötä, helppoa käyttöä kaikilla laiteilla ja paljon muuta – ei ole mikään salaisuus, että oikea projektinhallintaohjelmisto voi lisätä projektijohtajien ja heidän ryhmiensä tuottavuutta, minkä ansiosta projekteja voidaan toteuttaa nopeasti ja helposti. Mutta jääkö organisaatioilta huomaamatta joitakin tarjolla olevia, vähemmän ilmeisiä työkaluja?

Viimeaikaisen tutkimuksen mukaan toivotuimpia projektien suunnittelutyökaluja ovat tiedostojen jakaminen, ajankäytön seuranta, sähköpostin integrointi ja Gantt-kaaviot. Ei siis mitään yllättävää. Mutta mitkä hyödylliset työkalut jäävät todennäköisimmin käyttämättä? Yllättävää kyllä, videopuhelut, reaaliaikainen keskustelu, sosiaalisen median integrointi ja mobiilikäyttö unohtuvat useimmiten projektinhallinnan työkaluista. Viestinnän on kuitenkin todettu olevan onnistuneen projektinhallinnan tärkein osa, joten nukkuvatko projektijohtajat onnensa ohi? Tässä on tarkempi katsaus viidestä harvoin käytetystä resurssista ja siitä, miten ne voivat auttaa toteuttamaan projekteja helpommin ja tehokkaammin:

1 & 2. Videokeskustelu/reaaliaikainen keskustelu – Kun valitaan projektinhallintaohjelmisto, jossa on integroidut viestintätyökalut, projektiryhmän jäsenet voivat tehdä yhteistyötä käyttämällä ääni-, video- tai tekstikeskustelua projektin sisältä käsin. Kuinkahan tärkeää se on ryhmän menestymisen kannalta? Project Management Institute (PMI) -organisaation selvitys osoitti, että yritysten mukaan yksi projektien epäonnistumisen suurimmista syistä on huono viestintä. Avain projektin menestykseen voikin olla se, että ryhmällä on mahdollisuus viestiä reaaliaikaisesti jäsenten kesken samassa talossa tai vaikka maailman toiselta puolelta käyttämällä työkaluja, jotka on suunniteltu välittämään ratkaisevat keskustelut nopeasti ja turvallisesti.

Image_EmailArchiving_243x150.jpg

Työpaikan hyvin toimivan viestinnän neljä salaisuutta

Yhteistyötapamme ovat muuttuneet ratkaisevasti viime vuosina. Tutustu siihen, miten voit pysyä jatkuvasti muuttuvan liiketoimintaympäristön edellä.

LATAA SÄHKÖINEN KIRJA (englanniksi)

3. Sosiaalisen median integrointi – Sosiaalinen media ei ole enää pelkkiä Facebook-päivityksiä ja viimeisimpiä trendejä koskevia twiittejä. Sosiaalinen media voi kohottaa ryhmien ja sidosryhmien jäsenten välisen viestinnän aivan uudelle tasolle. Tutkimukset ovat osoittaneet, että sosiaalisen median käyttö helpottaa jutustelua, mikä puolestaan edistää henkilösuhteiden lähentymistä ja luo huolehtivan, tukevan, yhteistyöhön innostavan ja luottamusta herättävän ilmapiirin. Joten miksi näitä etuja ei käytettäisi onnistuneiden projektien luomiseen? Ohjelmistot, joissa on yrityksille suunnattuja sosiaalisia ominaisuuksia, kuten erilliset Yammerin uutisvirrat SharePointissa, voivat olla hyödyllisiä työtoverien välisessä reaaliaikaisessa, projekteja koskevassa viestinnässä.

4. Mobiilikäyttö – Windowsille, iOS:lle ja Androidille käytettävissä olevan ohjelmiston käyttäminen on avainasemassa, kun halutaan varmistaa, että kaikki voivat päivittää tehtäviä haluamiltaan laitteilta ja tarkastella aikatauluja ja raportteja missä tahansa. Koska ajankäytön seuranta on merkittävä osa onnistunutta projektinhallintaa, on tärkeää löytää sellainen ratkaisu, jonka avulla ryhmän jäsenet voivat lähettää päivityksiä mistä tahansa. Parempi aikataulujen päivitys ja tehtävien palautus antaa projektipäälliköille välitöntä tietoa, jonka perusteella voidaan tehdä nopeampia päätöksiä.

5. Sponsoriystävällinen ympäristö – Tehokkaimmiksi todetuista projekteista yli 80 prosentissa sponsorit osallistuvat toimintaan aktiivisesti. Tutkimukset ovat osoittaneet toistuvasti, että projektin menestymiselle on keskeistä se, että projektissa on alusta loppuun mukana toimeenpaneva sponsori. Vaikka sponsori ei osallistu päivittäisiin tehtäviin, hänellä tulisi olla tarpeeksi sananvaltaa, että hän voi tukea ryhmää tarpeen vaatiessa pysymällä ajan tasalla projektin etenemisestä ja eduista – ja tukemalla ryhmää aina mahdollisuuden tullen. On kuitenkin tärkeää, että projektin hallintaosastolla tai sponsorilla on käytettävissä ohjelmisto, jonka avulla voidaan muokata projektisalkun hallinnan asetuksia ilman lisäapua.

Kun yhä useampi ryhmä tekee etätyötä jopa ulkomailta asti, viestintätaidot ja ajanhallinta ovat entistä tärkeämmässä asemassa. Kaikki pysyvät ajan tasalla, kun käytettävissä on työkaluja, joiden avulla sidosryhmät voivat hallita projektia mistä tahansa ja jakaa viimeisimmät päivitykset, keskustelut ja projektiaikataulut nopeasti erillisen projektisivuston kautta. Lue lisää projektien tulosten paremmasta näkyvyydestä sekä budjettien pienentämisestä, suuremmista säästöistä ja paljon muusta.

Aiheeseen liittyviä tuotteita

kannettava surface-laite, jolla näkyy word

Office 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt