Kuusi tapaa tehdä virtuaalisista kokouksista tehokkaampia


Milloin viimeksi pidit kokouksen kasvotusten jonkun kanssa? Tosiasia on tämä: nykypäivän työtapaamiset ovat entistä enemmän sähköisiä. Vaikka verkko- ja virtuaalikokoukset ovatkin käteviä, ne voivat myös heikentää vuorovaikutusta, sillä niissä ihmiset menettävät mielenkiintonsa ja lopettavat seuraamisen aiempaa helpommin. Kun ihmiset eivät keskity itse asiaan, kokoukset joutuvat sivuraiteille ja niissä kuluu enemmän aikaa asioiden toistamiseen.

Tässä annettujen kuuden vinkin avulla pidät kokoukset ja aikataulusi raiteillaan ja uudistat rutiinejasi.

1. Esityslistan mukainen toiminta: Riippumatta siitä, ovatko osallistujat samassa rakennuksessa vai eri puolilla maailmaa, on tärkeää, että kaikki ovat samalla sivulla. Vaikka viralliset esityslistat eivät ehkä enää järin suosittuja olekaan, niitä kannattaa silti käyttää. Lisää kokouksessa käsiteltävät aiheet kalenterikutsun leipätekstiin tai lähetä esityslista sähköpostitse 48–24 tuntia ennen kokousta. Tällä tavoin kaikki osallistujat voivat määrittää omat odotuksensa kokouksen tavoitteille. Ja jos saat kokouksen esityslistan, lue se! Vaikka projekti tai käsiteltävät asiat olisivat jo tuttuja, saatat oppia jotain tärkeää käsiteltävistä näkökulmista tai huolenaiheista. Ethän varmastikaan halua joutua yllätetyksi housut kintuissa vasta kokouksessa.

none

Täydellinen kokousopas

Opi, miten voit tehokkaasti luoda parhaat mahdolliset kokoukset organisaatiollesi.

LATAA SÄHKÖINEN KIRJA

2. Valmistaudu hyvin: Riippumatta siitä, onko kokouksella varsinaista esityslistaa vai, varmista aina, että tiedät omat tavoitteesi. Kerää ennen kokousta muistiinpanot ja taustatiedot, joita saatat tarvita, ja kokoa mahdolliset kysymykset yhteen. Kun sinulla on valmisteltu luettelo tai tietyt kootut avainasiat, sinun ei tarvitse keksiä kysymyksiä hetkessä paikan päällä. Tällä tavoin voit myös paneutua paremmin itse keskusteluun. Jos kokouksella on esityslista, voit kirjata kysymyksiä siihen tai luoda niille erillisen tiedoston etukäteen. Lisää siihen ensimmäiseksi alkuperäiset tavoitteesi tai ajatuksesi. Valmistaudutpa sitten miten tahansa, tärkeintä on, että valmistaudut aina hyvin. Näin muistat aina itsellesi tärkeät asiat kokouksissasi.

3. Varmista, että tekniikka toimii: Onpa kyseessä sitten ensimmäinen tai miljoonas verkkokokouksesi, varmista, että osaat käyttää tekniikkaa ja että se toimii. Tarkista, miten kokoukseen liitytään. Tarkista myös, että kaiuttimesi toimivat. Jos kokous edellyttää Internet-yhteyttä tai jos tarvitset kokouksen yhteydessä sähköpostia tai muistiinpanoja, tarkista Wi-Fi-yhteys. Kokoukset alkavat usein aivan tarpeettomalla turhautumisilla, joita aiheutuu siitä, kun joku ei pääse mukaan ajoissa. Älä ole tämä muita turhauttava räpeltäjä, vaan liity kokoushuoneeseen ajoissa. Voit laittaa puhelimesi mykistettyyn tilaan siihen saakka, että muut liittyvät. Tällä välin voit keskittyä vaikka sisältöösi yhteyksien tai tekniikan kanssa sähläämisen sijasta.

4. Jakaminen on tärkeää: Jos käyt läpi joitain tietoja, joihin liittyy jotain visuaalista materiaalia tai tilastoja, tai jos viittaat joihinkin ulkoisiin tiedostoihin tai asiakirjoihin, varmista, että kaikki voivat seurata. Jaa näyttösi, jotta voit kiinnittää yleisön huomion oikeisiin kohtiin ja pitää kaikki mukana. Tällä tavoin vältät jatkuvat kysymykset siitä, mistä mikäkin tieto löytyy tai mistä on oikein kyse, ja pyynnöt pysähtyä odottelemaan, kun joku etsii oikeaa sivua. Kun jaat näyttösi, vältät nämä keskeytykset ja ongelmat. Jos jaat näyttösi, muista kuitenkin sammuttaa sähköposti-, puhelin- ja viestiohjelmat ja poistaa kaikki mahdolliset ilmoitukset käytöstä. Näin vältät nolot hetket.

5. Ole suora: Eräs verkkokokousten ongelmista on epäselvyys siinä, kuka puhuu seuraavaksi ja kenen täytyy vastata missäkin välissä. Kokousten osallistujien ja heidän luonteidensa mukaisesti kokoukset voivat olla joko täyttä älämölöä, jossa kaikki puhuvat toistensa päälle, tai täynnä kiusallisia hiljaisuuksia yhden ihmisen sanottua oman asiansa. Vältät päällekkäin puhumisen ja pitkät hiljaisuudet osoittamalla kysymykset suoraan tietyille henkilöille. Jos ihmiset työskentelevät yhdessä tai luottavat prosessin muihin vaiheisiin asian eteenpäin viemiseksi, kysy rohkeasti nimenomaan tietyiltä henkilöiltä, onko heillä mitään lisättävää tai lisäkysymyksiä. Kun ohjaat keskustelua suorasti ja määrätietoisesti, käytät kokousajan tehokkaasti ja annat kaikille mahdollisuuden tulla kuulluksi.

6. Älä ole flegmaattinen: Verkko-, puhelin- ja virtuaalikokoukset voivat olla mitäänsanomattomia, koska et näe kehonkielestä, miten ihmiset reagoivat tai seuraavatko he. Vältät ihmisten mielenkiinnon menettämisen olemalla itse aktiivinen. Ole oma miellyttävä itsesi – tai ehkä jopa enemmänkin, jos kokous sitä vaatii. Kun olet energinen, pidät yleisösi mielenkiinnon käsiteltävissä asioissa. He eivät halua tippua kärryiltä – etenkään, jos sinulla on tapana kysyä suoraan ihmisiltä, mitä mieltä he ovat jostain asiasta. Kun kaikki panostavat kokoukseen riittävästi, kokouksen asiat saadaan käsiteltyä nopeammin. Tämän ansiosta voitte käsitellä enemmän materiaalia lyhyemmässä ajassa.

Onpa kokousmuoto sitten mikä tahansa, ei ole mitään syytä eksyä virtuaaliviidakkoon. Kun valmistaudut hyvin ja viestit aktiivisesti työtovereidesi kanssa, kokoukset ovat selkeitä ja täyttävät tavoitteensa.

Viihtyvätkö millenniaalit organisaatiossanne? Tee testi.

Aiheeseen liittyviä tuotteita

kannettava surface-laite, jolla näkyy word

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt