Eroon siiloista ja kohti parempaa viestintää ja yhteiskäyttöä


Tämän päivän työntekijät ovat hajautuneet aiempaa laajemmalle alueelle: 37 prosenttia työntekijöistä teki vuonna 2015 jonkinasteista etätyötä. Yrityksillä on useita eri toimipisteitä ja kumppanuussuhteet ulottuvat maailman joka kolkkaan. Fyysisen välimatkan lisäksi yrityksen tiimejä erottavat erilaiset projekti- ja osastorajat. Rajat johtavat ikävä kyllä viestintää heikentävien siilojen syntyyn, jotka vielä osaltaan kasvattavat välimatkaa ja heikentävät tiimityöskentelyn ja yhteistyön tehokkuutta.

Siilot voivat vaikuttaa liiketoimintaan huomattavan haitallisesti. Ne luovat raja-aitoja tiimien välille, mikä usein häiritsee koko organisaation sisäistä viestintää. Eikä siinä vielä kaikki. Siiloilla voi olla yrityksen toiminnalle vieläkin laaja-alaisempia vaikutuksia.

  • Viestinnän ja työskentelykulttuurin heikentyminen – omiin siiloihinsa eristäytyneet tiimit haittaavat ennen pitkää koko yrityskulttuuria. Työntekijät toivovat viestinnältä ja yhteistyötä toimivuutta ja työympäristöltä viihtyisyyttä. He haluavat tuntea olonsa mukavaksi omana itsenään, ja he haluavat tuntea olevansa osa tiimiä. 47 prosenttia työntekijöistä pitää työpaikan menestyksestä keskustelemista motivoivana.
  • Päällekkäisyyksien syntyminen – turhauttavan usein huomaat jonkun muun (todennäköisesti toisessa tiimissä tai osastossa työskentelevän) tekevän samaa työtä ja hakevan samaa tietoa kuin sinä. Kun tiimit eivät tiedä muiden projekteista mitään, yrityksen tuottavuus saattaa kärsiä
  • Tiedon kulun estyminen niille, jotka sitä tarvitsevat – vuorovaikutustyöntekijät käyttävät keskimäärin lähes 20 prosenttia työviikostaan sisäisen tiedon hakemiseen tai tietyssä tehtävässä auttamaan pystyvien työkavereiden etsimiseen.

Pura siilot ja mahdollista ideoiden jakaminen ennennäkemättömällä tavalla hyödyntämällä näitä viestintätyökaluja.

Tiedostojen hallinnan ja tallennuksen yksinkertaistaminen ja nopeuttaminen

Tiedostojen pitäisi pystyä siirtymään saumattomasti eri tiimien, työkalujen, laitteiden ja osastojen välillä. Toimiva käyttöympäristö tai integroitujen työkalujen paketti luo selkeät yhteydet organisaation henkilöiden, sisältöjen ja yrityssovellusten välille. Ryhmäsivustot voivat paketin osana helpottaa työntekijöiden välistä tiedostoyhteistyötä, tiedon tallennusta ja projektien hallintaa. Se mahdollistaa tiimien välisen, reaaliaikaisen tiedostojen jakamisen ja muokkaamisen, mikä tukee yhteistyön tekoa eri tasoilla ja samalla tarjoaa sisällölle yhtenäisen sijainnin, josta sitä on helppo etsiä ja löytää.

Tuottavuuden tehostamiseksi ryhmäsivustoja pitää pystyä käyttämään käytännössä mistä tahansa. Näin tiedot ovat turvallisesti saatavilla, ja mobiililaitteiden avulla yhteistyökin onnistuu fyysisestä välimatkasta riippumatta.

none

Yhdeksän myyttiä pilveen siirtymisestä

Erota fakta fiktiosta ja lue tosiasioita pilvipalveluihin siirtymisestä.

Lataa maksuton sähköinen kirja

Tiimi- tai projektipohjaisten viestintätyökalujen käytön laajentaminen

Keskenään harvoin tekemisissä olevat tiimit eivät usein tiedä toistensa tekemisistä. Organisaationlaajuiseen viestintään suunnitellut yrityskäyttöön tarkoitetut yhteisöpalvelut voivat auttaa siilojen ja muurien purkamisessa. Työntekijät voivat luoda yhteisistä aiheista, onnistumisista ja oppimiskokemuksista yritys- ja osastorajat ylittäviä ryhmiä ongelmien ratkaisua ja ideointia varten. Organisaatioissa on myös usein organisaatiohierarkian mukanaan tuomia hallinnon ja johtotason siiloja, sisäisen viestinnän konventioita ja oma yrityskulttuuri. Näitä hierarkkisia esteitä voidaan purkaa luomalla tiimipohjaisiin viestintätyökaluihin ryhmiä, jotka mahdollistavat kaksisuuntaiset keskustelut työntekijöiden ja johtoryhmän edustajien välillä.

Vuorovaikutussuhteiden parantaminen

Helppokäyttöiset viestintätyökalut, kuten pikaviestit, puhelut ja videoneuvotteluominaisuudet, tarjoavat työntekijöille erilaisia tapoja pitää yhteyttä työkavereihin. Työntekijät muodostavat todennäköisesti vahvempia vuorovaikutussuhteita toisiinsa, jos he saavat itse valita viestintämenetelmän ja pystyvät pitämään yhteyttä työkavereihin lähes mistä tahansa.

Sopivat työkalut auttavat poistamaan esteitä viestinnältä, tarjoavat paremman pääsyn resursseihin ja tehostavat tiimien tuottavuutta.

Aiheeseen liittyviä tuotteita

kannettava surface-laite, jolla näkyy word

Office 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt