Sähköpostin arkistointi – viisi seikkaa, jotka tekevät siitä parhaan sähköpostitoiminnon, jota et ikinä käytä


Työskentelitpä sitten yritysmaailmassa tai sen ulkopuolella, saat ja lähetät varmasti päivittäin useita sähköposteja. Sähköposti on kätevä ja nopea tapa keskustella työkavereiden, asiakkaiden, ystävien ja sukulaisten kanssa. Sähköposti on myös luonnollisesti erityisen suosittu viestintäväline yrityksissä, osittain siksi, että siinä keskustelut dokumentoidaan ja niistä voidaan hakea myöhemmin tietoa.

Itse asiassa tutkimusten mukaan kolme neljäsosaa organisaation immateriaalioikeuksista sijaitsee sähköpostissa ja viestintäjärjestelmissä. Siksi on tärkeää suojata tiedot eikä vain siirtää niitä roskakoriin. Näin suuren tietomäärän säilyttäminen voi kuitenkin aiheuttaa ylikuormitusta yrityksen tallennustilapalvelimiin.

none

Nosta sähköpostisi yritystasolle

Maksullinen, isännöity yritystason sähköposti tarjoaa paremmat suojausominaisuudet ja on helppokäyttöinen – näitä et saa maksuttomista sähköpostipalveluista

Lataa maksuton sähköinen kirja

Mikä siis olisi paras ratkaisu?

Sähköpostin arkistointi ei ole mikään uusi ilmiö. Työkalu on ollut olemassa jo vuosia – miksi yritykset eivät sitten käytä sitä? Tässä viisi sähköpostin arkistoinnin suomaa etua:

  • Tallennustila. Kun sähköpostitiedot tallennetaan palvelimiin, suorituskyky voi palvelimen täyttyessä heiketä huomattavasti. Palvelimien käytölle on kaksi muuta vaihtoehtoa: sähköpostien poistaminen (huono vaihtoehto, sillä tärkeät tiedot voidaan menettää) tai sähköpostien tallentaminen muualle. Sähköpostin arkistoinnissa käytetään jälkimmäistä vaihtoehtoa niin, että tiedot siirretään erilliseen turvalliseen palvelimeen tai pilviympäristöön. Jotkin ratkaisut hyödyntävät kehittyneitä pakkausmenetelmiä ja/tai kaksoiskappaleiden poistamista, jolloin arkiston vaatiman levytilan määrää voidaan vähentää jopa yli 50 prosentilla.
  • Palautus. Jo käytössä olevista varmuuskopiointiratkaisuistasi riippuen sähköpostin arkistointi voi mahdollisesti nopeuttaa tietojen palautusprosessia. Tämä johtuu siitä, että arkistoidut tiedot vievät vähemmän tilaa. Lisäksi myös arkistoimattomien viestien palauttaminen helpottuu ja nopeutuu, koska sähköpostipalvelimessa oleva tietomäärä pienenee.
  • Suojaus. Vaikka vanhat viestit ovat niin sanotusti poissa silmistä tallennettuina muualle, ne ovat kuitenkin aivan yhtä varmassa turvassa kuin Saapuneet-kansionkin viestit. Jos käytät toimivaa arkistointiratkaisua, tiedot ovat jatkuvan varmuuskopioinnin ja ensiluokkaisten järjestelmäpalautusominaisuuksien ansiosta varmassa turvassa ja suojassa muokkauksilta. Jos haluat käyttöösi parhaan mahdollisen palvelun, valitse palveluntarjoaja, joka pystyy tarjoamaan luotettavuutta, käytettävyyttä ja suorituskykyä ja takaa 99,9 prosentin toiminta-ajan ja taloudellisesti turvatun palvelutasosopimuksen.
  • Tuottavuus. Kun palvelimet on ahdattu täyteen sähköpostitietoja, yksittäisen viestin tai tietyn aiheen etsimisestä voi tulla tuskastuttavan hidasta. Hankkiutumalla eroon postilaatikoiden kiintiöistä ja määrittämällä sähköpostin automaattisen arkistoinnin varmistat lisäksi, että työntekijöiden ei enää tarvitse käyttää kallista aikaa viestien poistamiseen tai PST-tiedostoihin siirtämiseen. Jos annat työntekijöille vielä mahdollisuuden päästä arkistoituihin ja varmuuskopioituihin sähköpostitietoihin helposti ja nopeasti, heidän ei enää tarvitse pyytää IT-osastoa tekemään sitä puolestaan.
  • Vaatimustenmukaisuus. Organisaatioita edellytetään useilla aloilla säilyttämään yritystä koskevat asiakirjat, ja koska sähköpostit sisältävät usein tällaisia asiakirjoja, viestien poistaminen ei käy päinsä. Tietyillä aloilla, esimerkiksi terveydenhuollossa, taloushallinnossa, lääketeollisuudessa ja energiateollisuudessa, säilytettäviä asiakirjoja koskevat säädökset ovat vieläkin tiukempia.

Kun harkitset sähköpostin arkistointiratkaisun hankintaa, tutustu eri palveluntarjoajiin huolellisesti. Valitse sitten sellainen palveluntarjoaja, jonka ratkaisu on käyttäjäystävällinen, jossa olet itse hallinnassa ja jonka suojaus- ja luotettavuusominaisuudet ovat korkealla tasolla.

Aiheeseen liittyviä tuotteita

kannettava surface-laite, jolla näkyy word

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt