Löydä yrityksesi tarpeita vastaavat sopivat sähköpostipalvelun ominaisuudet


Sähköpostipalveluja käytetään lähes jokaisessa online-toiminnassa asiakas- ja työpaikkayhteydenpidosta sosiaalisen median tilien luomiseen ja verkko-ostosten tekemiseen. Lähes jokaisessa maassa ympäri maailman ihmiset ovat yhteydessä sähköpostiasiakasohjelmaan, joka mahdollistaa nykyaikaisen elämäntavan. Itse asiassa tutkimuksessa, jonka teki The Radicati Group, Inc. vuonna 2017, noin puolet maailman ihmisistä käytti sähköpostia, ja vuoden 2021 loppuun mennessä sähköpostin käyttäjämäärä on yli 4,1 miljardia. Luku on mykistävä. Se osoittaa, miten tärkeitä sähköpostialustoista on tullut.

Sähköposti ei enää ole pelkästään yksinkertaisten viestien lähettämistä ja vastaanottamista. Sähköposti kattaa nykyisin laajan valikoiman työkaluja, jotka voivat aidosti parantaa työskentelytapoja. Tähän on päästy lukuisilla innovaatioilla, joiden ansiosta henkilöt ja organisaatiot voivat viestiä entistä tehokkaammin. Kaikki yritykset eivät tietenkään tarvitse kaikkia saatavilla olevia työkaluja, joten olemme eritelleet ne alla perusominaisuuksiin ja kehittyneisiin ratkaisuihin. Erittelystä voi olla apua päättäessäsi, kumpi sähköpostiasiakasohjelmatyyppi on oikea vaihtoehto juuri sinulle. Tarkastellaanpa tätä lähemmin.

none

Nosta sähköpostisi yritystasolle

Maksullinen, isännöity yritystason sähköposti tarjoaa paremmat suojausominaisuudet ja on helppokäyttöinen – näitä et saa maksuttomista sähköpostipalveluista

Lataa maksuton sähköinen kirja

Perusominaisuudet

Useimmat ilmaiset sähköpostipalvelut tarjoavat perusominaisuuksia, joilla voi hallita ja järjestellä sähköpostiviestejä tehokkaasti. Esimerkkejä:

  • Automaattiset vastaukset: Kun voit luoda viestin, joka lähetetään automaattisesti jokaiselle, joka ottaa sinuun yhteyttä sähköpostitse, muut saavat helposti tietää, kun olet poissa, milloin palaat ja keneen yhteyttä kannattaa ottaa poissaolosi aikana.
  • Sääntöjen käyttäminen: Säännöt ovat toimintoja, joita voidaan käyttää automaattisesti saapuviin ja/tai lähteviin viesteihin. Niissä voit itse valita, mikä aktivoi säännön ja mitä toimintoja suoritetaan, kun sääntö on aktivoitunut. Jos esimerkiksi haluat, että kaikki esimieheltäsi tulevat viestit siirretään tiettyyn kansioon, voit määrittää säännön. Jos taasen haluat poistaa välittömästi viestit, joiden aiherivillä lukee esimerkiksi ”ilmoittaudu tänään”, voit määrittää säännön, jonka perusteella tämä toiminto suoritetaan.
  • Kansiot: Useimmissa ilmaisissa sähköpostipalveluissa on jonkinlainen järjestelyominaisuus, jonka avulla voit järjestellä ja säilyttää viestejä manuaalisesti itsellesi sopivan järjestelmän mukaisesti. Voit esimerkiksi käyttää kansioita. Jos esimerkiksi työskentelet projekti X:n parissa, voit luoda kansion nimeltä Projekti X ja siirtää manuaalisesti kaikki kyseiseen projektiin liittyvät viestit tähän kansioon. Voit siis seurata helposti projektiin liittyvää viestintää. Jos taasen tutkit yrityksesi tarvitseman tuotteen hintaa, voit luoda kansion kaikille viesteille ja arvioille, jotka olet tähän mennessä saanut. Ne ovat tällöin kaikki kätevästi yhdessä paikassa.

Yrityssähköpostipalveluiden lisäominaisuudet

Kun tarvitset toimintoja, joihin perusominaisuudet eivät pysty, yrityssähköposti voi olla oikea ratkaisu. Vaikka jokainen sähköpostiasiakasohjelma on omanlaisensa, yritysratkaisuissa on yleensä seuraavantyyppisiä ominaisuuksia:

  • Suojattu sähköpostiviestintä ja tallennus: Salausta ja monenlaisia kehittyneitä suojausominaisuuksia käyttämällä yrityssähköpostiratkaisut voivat pitää kaikki viestisi turvassa niin siirron aikana kuin postilaatikossakin.
  • Jaetut kalenterit: Jaettujen kalentereiden ansiosta näet, milloin henkilö (tai koko tiimi) on käytettävissä kokouksille. Voit siis aikatauluttaa kokoukset ja muut ryhmätapahtumat helposti kaikille sopiviin ajankohtiin. Jaetut kalenterit voivat olla myös erinomainen tapa kertoa ihmisille, kun olet poissa toimistolta. Lisää lomalle kalenterikohde ja merkitse ajankohta varatuksi, jotta jokainen kalenteria käyttävä näkee, milloin olet poissa.
  • Viestin lähettäminen useille henkilöille yhden sähköpostialiaksen kautta: Joissakin sähköpostipalveluissa on helppo tapa lähettää viesti jokaiselle tietyn projektin parissa työskentelevälle henkilölle kerralla vain yhtä nimeä käyttäen. Jos siis työskentelet projektissa esimerkiksi 10 henkilön kanssa, voit lisätä kyseiset 10 henkilöä ryhmään ja antaa sille nimeksi ”Projektitiimi X”. Sen jälkeen voit lähettää viestin näille 10 henkilölle milloin tahansa, kun kirjoitat sähköpostin vastaanottajakenttään Projektitiimi X. Se helpottaa tiedostojen ja tietojen jakamista kaikille.
  • Sähköpostin säilytys: Yrityksen sähköpostiviestien arkistointi on erittäin tärkeää alan ja julkishallinnon säännösten sekä yrityksen omien yrityshallintostandardien noudattamista varten. Onneksi useimmissa yrityssähköpostiratkaisuissa voit määrittää omat säilytyskäytännöt, joten voit arkistoida kaiken tarvittavan sisällön ja säilyttää sitä juuri niin kauan kuin on tarpeen.

Ilmaisilla sähköpostipalveluilla on oma paikkansa ja jos kyseessä on yhden hengen yritys, ilmainen palvelu voi riittää aloittamiseen. Mutta jos yrityksessä on kymmeniä työntekijöitä, yritys joutuu noudattamaan alan tai julkishallinnon säännöksiä tai tarpeisiin kuuluu muutakin kuin vain viestien lähettäminen ja vastaanottaminen, yrityssähköpostiratkaisu hoitaa työn kunnolla. Saat lisäksi oikeat työkalut yrityksen pyörittämiseen, kasvattamiseen ja kehittämiseen.

Aiheeseen liittyviä tuotteita

kannettava surface-laite, jolla näkyy word

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt