Viisi syytä, miksi yrityksesi tarvitsee intranetin


Mies tekee töitä kannettavalla tietokoneella palvelinhuoneessa

Sam Marshall, Microsoftin vieraskirjoittaja

Jos olet osa kasvavaa organisaatiota, olet saattanut huomata, että aiemmin, kun kaikki olivat samassa toimistossa, asiat sujuivat helposti, mutta nyt niistä on tullut turhauttavia.

Kun työntekijät ovat hajautuneet, työskentelevät kotoa käsin tai eri kerroksissa, päivitysten ja uutisten välittäminen on vaikeampaa. Työntekijöitä jää vahingossa pois postituslistoilta ja he valittavat, etteivät koskaan löydä oikeaa tiedostoa. Nämä ovat kaikki merkkejä siitä, että tarvitset intranetin.

Voit ajatella, että intranet on kuin yksityinen verkkosivusto. Siellä on helppo jakaa uutiset, tiedot ja muut asiat. Viisi tärkeää syytä intranetin hankkimiseen ovat seuraavat:

1) Tehokas viestintä Työntekijät alkavat helposti valittaa postituslistoista, jos niitä käytetään paljon. Tärkeä ilmoitus voi jäädä huomaamatta turhien viestien joukosta. Intranetin ansiosta pystyt hallitsemaan tätä paremmin, sillä voit kiinnittää tärkeimmät uutiset sivun yläreunaan.

Hallinnon tiedotteet autojen pysäköinnistä ja IT-päivitysviestit eivät katoa minnekään, mutta voit pitää ne sivummalla, jolloin ne eivät kuormita Saapuneet-kansiota.

2) Tehokas yhteistyö Jos käytät yhteistyöhön edelleen jaettuja asemia ja sähköpostiliitteitä, olet todennäköisesti kokenut sen hetken, kun joku on tehnyt koko yön päivityksiä väärään versioon.

Sen ei tarvitse mennä niin. Useimmissa nykyisissä intraneteissä useat työntekijät voivat työstää samaa tiedostoa ja käyttää aina tiedoston uusinta versiota.

Niissä on myös keskustelutila, joten kaikki työntekijät näkevät kommentit ja voivat sopia siitä, mitä on tehtävä.

Miten pilvipohjainen yhteistyö edistää innovointia

IDG tutki, miten organisaatiot käyttävät pilviyhteistyöratkaisuja ja minkä tavoitteiden saavuttamisessa ne auttavat

Lataa maksuton raportti (englanniksi)

3) Helposti löydettävät tiedot Intranetiin voi tallentaa kaikki luottamukselliset tiedot. Voit varmistaa, että tiedoista on vain yksi kopio ja että kaikki näkevät uusimmat käytännöt, toimintatavat ja tuotetiedot. Tämä säästää aikaa ja lisäksi se on ehdottoman tärkeää yhteensopivuuden kannalta, sillä tiedät kaikkien noudattavan uusimpia prosesseja.

4) Pienempi riski Työntekijät haluavat vain saada työt tehtyä. Jos he ovat käyttäneet jotakin kätevää työkalua yksityiselämässään, he voivat hyvin alkaa käyttää sitä myös työssään. Kuluttajille suunnatut tiedostojen jako- ja ryhmäkeskustelutyökalut aiheuttavat kuitenkin tietoturvariskin. Entä jos työntekijät lähtevät yrityksestä ja menevät kilpailijalle töihin, mutta heillä on edelleen tiedostojen käyttöoikeus? Voit tietysti sulkea palvelut, mutta paljon parempi ratkaisu on tarjota hallittu intranet.

5) Pienemmät hallintakulut Kuinka paljon aikaa menee hukkaan tehottoman hallinnan vuoksi? Toistuvia puheluita sen selvittämiseksi, onko pyyntö suoritettu? Sähköposteja, joissa pyydetään HR-tietueiden päivittämistä? Intranetiin on helppo laittaa lomakkeita, minkä ansiosta asiat tulevat tehdyiksi oikein heti ensimmäisellä kerralla.

Intranetin käyttöönotto voi olla nopeaa ja edullista. Lue toinen artikkelini, niin opit valitsemaan yrityksellesi sopivan intranet-ohjelmiston.

-

Sam Marshall on ClearBox Consultingin omistaja. Hän twiittaa käyttäjänimellä @sammarshall

Aiheeseen liittyviä tuotteita

kannettava surface-laite, jolla näkyy word

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt