Näin valitset yrityksellesi sopivan intranet-ohjelmiston


Mies käyttää seinään kiinnitettyä näyttöä palvelinhuoneessa

Sam Marshall, Microsoftin vieraskirjoittaja

Kun haluat valita yrityksellesi sopivan intranet-ohjelmiston, kannattaa aloittaa tärkeistä tuloksista ja edetä siitä taaksepäin.

Laadi intranetin liiketoimintamalli ja määritä, miten haluat sen muuttavan työntekijöiden työskentelytapoja, vaikka tämä olisi vain yhden sivun mittainen suunnitelma. Kun keskustelet sidosryhmien jäsenten ja työntekijöidesi kanssa, saat selville, mikä on kaikkein tärkeintä. Intranetin kustannukset voivat vaihdella muutamista euroista useisiin satoihin euroihin henkilöä kohti, joten karkea arvio intranetin eduista auttaa oikeasuhteisen budjetin laadinnassa.

Tämän jälkeen voit valita ominaisuudet, toimittajan ja tekniset vaatimukset.

Ominaisuudet

Kaikkien intranet-ohjelmistojen avulla on mahdollista luoda sivuja ja julkaista uutisia. Lähes kaikissa on sosiaalisia ominaisuuksia, kuten mahdollisuus tykätä, kommentoida tai jakaa. Varmista, että ohjelmisto toimii hyvin myös mobiililaitteissa.

Intranet-ohjelmistoja erottaa niiden käytön helppous. Voit mukauttaa ohjelmistoa, mutta liittymän vaihtaminen on paljon vaikeampaa. Tämä koskee erityisesti niitä, jotka julkaisevat tietoja. Jos muutosten tekeminen ei ole helppoa, intranet on pilalla.

Jotkut käyttöympäristöt ovat joustavampia kuin toiset, joten jos haluat integroida ohjelmiston muihin järjestelmiin tai mukauttaa sen toimintoja, ota tämä jo ajoissa huomioon.

Toimittajat ja kumppanit

Jos intranetit ovat sinulle uusi asia, oikeanlainen tuki voi merkitä enemmän kuin ohjelmisto. Jotkut toimittajat tarjoavat myös palveluja. Suuremmat käyttöympäristöt, kuten SharePoint, toimivat sen sijaan kumppaniverkoston kautta. Voit harkita esimerkiksi seuraavia asioita:

  • Vuorovaikutus Onko se tarpeeksi paikallinen, jotta siellä on helppo käydä? Ovatko he aiemmin tehneet yhteistyötä samaa alaa edustavien kanssa ja ymmärtävätkö he yritystäsi?
  • Palvelut Tarjoavatko he vain teknistä apua vai voivatko he antaa myös rakenteeseen, sisältöön ja aloitukseen liittyviä neuvoja?
  • Ohjelmiston seuranta Miten usein tuote päivitetään? Onko aktiivista käyttäjäyhteisöä?
  • Yrityksen seuranta Ovatko he vakiinnuttaneet asemansa? Voitko keskustella nykyisten asiakkaiden kanssa? Mitkä ovat tukipalvelun aukioloajat?

Miten pilvipohjainen yhteistyö edistää innovointia

IDG tutki, miten organisaatiot käyttävät pilviyhteistyöratkaisuja ja minkä tavoitteiden saavuttamisessa ne auttavat

Lataa maksuton raportti (englanniksi)

Tekniset vaatimukset

Tietotekniset seikat, kuten yhteensopivuus muiden järjestelmien kanssa, voivat rajoittaa ohjelmistovalintaasi. Monet yritykset haluavat yhdenmukaistaa käyttöympäristön, kuten Microsoft.

Pilvipohjaisen intranetin käytössä on monia suuria etuja, koska silloin ei tarvitse huolehtia palvelimista, päivityksistä tai kapasiteetista. Tietoturvaan liittyvät tai lakisääteiset rajoitukset voivat kuitenkin estää tämän mahdollisuuden.

Esittelyt ja valinta

Kun olet saanut ehdokkaat rajattua, sovi esittelyt, jotta pääset tutustumaan tuotteisiin. Tämä voi ensin olla verkkokokous, mutta myöhemmin on tärkeää luoda hyvät suhteet toimittajaan. Pyydä oma esittelytila, jotta voit itse kokeilla tuotetta.

Kun olet valmis kuulemaan tarjouksen, selitä tarkasti toivomasi liiketoimintatulokset. Kerro, missä tilanteissa ajattelet työntekijöidesi käyttävän intranetia. Toimittaja saa tästä enemmän taustatietoa kuin pelkästä ominaisuusluettelosta, ja tulokset voi olla mahdollista saavuttaa eri tavoilla kuin mitä toimittaja on aiemmin osannut ehdottaa.

Lopullinen päätös

Valitse sellainen intranet-ohjelmisto, mitä on helppo ylläpitää ja kasvattaa yrityksen kasvaessa. Älä kuitenkaan takerru ominaisuuksiin. Intranetin onnistuminen pitkällä aikavälillä liittyy enemmän sen sisältöön, joten valitse käyttöympäristö, jonka ansiosta voit keskittyä siihen.

-

Sam Marshall on ClearBox Consultingin omistaja. Hän twiittaa käyttäjänimellä @sammarshall

Aiheeseen liittyviä tuotteita

kannettava surface-laite, jolla näkyy word

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt