Tue liiketoiminnan kasvua parantamalla työpaikkaviestintää


Nainen osoittamassa suurta näyttöä puhuessaan kannettavia tietokoneita käyttäville henkilöille

Ei ole salaisuus, että heikko viestintä on haitallista organisaatiolle. Haitallisuuden taso voi kuitenkin tulla yllätyksenä. Society of Human Resource Management (SHRM) antaa esimerkin viittaamalla tutkimukseen ”The Poor Cost of Communications”, johon osallistui yhteensä 100 000 henkilöä työllistävää 400 yritystä. Tulosten mukaan näissä yrityksissä puutteellinen viestintä työntekijöiden suuntaan ja heidän välillä aiheutti vuositasolla 62,4 miljoonan dollarin menetykset. Vaikka pienyritys on kooltaan merkittävästi pienempi kuin tutkimukseen osallistuneet yritykset, sekään ei ole suojassa heikon viestinnän aiheuttamilta haitoilta.

Viestinnän selkeys ja sopivuus työryhmän tarpeisiin voi päinvastoin olla vieläkin tärkeämpää pienessä yrityksessä. Tämä johtuu siitä, että pienyrityksessä työntekijöillä voi olla huomattavasti monipuolisemmat roolit ja heitä käytetään useammilla osa-alueilla kuin suurissa organisaatioissa. Onneksi on olemassa paljon teknologiaa ja tietoa, jotka voivat auttaa tekemään viestinnästä selkeää ja pitämään sen sellaisena.

Täydellinen kokousopas

Opi, miten voit tehokkaasti luoda parhaat mahdolliset kokoukset organisaatiollesi.

LATAA SÄHKÖINEN KIRJA

Käytä teknologiaa, mutta älä KAIKKEA teknologiaa

Teknologia on loistava asia, mutta sen valinnassa ja käyttämisessä on käytettävä järkeä. Ei kannata pitää esimerkiksi erillistä työntekijöiden intranetia, sosiaalista intranetia, projektinhallinnan työtilaa, pikaviestintäpalvelua, yksityisiä keskusteluryhmiä, sähköpostia ja videokanavaa sisäiselle viestinnälle vaan valita ratkaisu, josta saadaan kaikki tarvittava yhdestä paikasta. Tämä vähentää sekaannusten riskiä, ja tämän ansiosta käyttäjät todennäköisemmin käyttävät saatavilla olevia työkaluja. Mutta mitkä työkalut ovat tarpeellisia?

  • Sähköposti: Sähköposti on nykyään itsestäänselvyys. Se on yksinkertaisesti paras tapa saada yhteys organisaation sisäisiin ja ulkoisiin henkilöihin. Sähköpostiohjelman kannattaa olla pilvipohjainen. Tällöin käyttäjät pääsevät sähköpostiin millä tahansa laitteella. Ne myös varmuuskopioidaan pilveen, ja tietoturva on aina ajan tasalla.
  • Työtila yhteistyöhön: Suojattu ja tehokas työtilasovellus mahdollistaa pikaviestinnän ja videokokoukset. Siellä tiedostoja voidaan jakaa ja käsitellä yhdessä, reaaliaikaisesti. Tällaisella työtilasovelluksella työntekijät voivat tehdä yhteistyötä projekteissa, keskustella ongelmista, jakaa asiakirjoja sekä rakentaa luottamusta ja työsuhteita, joiden avulla voidaan rakentaa menestykseen tarvittavaa kulttuuria. He käyttävät tähän pöytäkoneen, kannettavan tietokoneen, tabletin tai puhelimen sovellusta, minkä ansiosta voit palkata parhaat mahdolliset työntekijät riippumatta siitä, missä he asuvat.
  • Työnkulun ja tehtävien hallinnan ratkaisut: Järjestelmällisyys on elintärkeää jokaiselle organisaatiolle. Pienessä yrityksessä, jossa on vähän työntekijöitä, prioriteetit voivat vaihtua nopeasti, aiheuttaa sekaannusta ja nakertaa tuottavuutta. Työnkulun ja tehtävien hallinnan ohjelmistolla voidaan kuitenkin laatia projektisuunnitelmia, joiden ansiosta jokainen työryhmän jäsen ymmärtää omat prioriteettinsa. Ohjelmiston ansiosta he ymmärtävät, mitkä tehtävät on saatava tehtyä ja milloin. He pystyvät myös kertomaan muille etenemisestä ja antamaan muille saman työryhmän jäsenille mahdollisuuden jakaa tiedostoja.

Kysy työntekijöitä, mitä he haluavat ja tarvitsevat

Työpaikkojen kulttuureilla on tapana kehittyä orgaanisesti, mutta työtilan luominen vaatii jalostamista, jos siitä halutaan tehdä aidosti kattava, ryhmätyön mahdollistava, miellyttävä ja tuottava ympäristö. Hiljattain tehdyn gallupkyselyn mukaan 70 % yhdysvaltalaisista työntekijöistä ei ole työhönsä sitoutuneita. Tämä voi aiheuttaa työpaikalla apaattisuutta, tuottamattomuutta tai jopa negatiivisuutta.

Kun ihmisiltä kysytään suoraan, he eivät valitettavasti yleensä anna harkittuja ja rehellisiä vastauksia. Tämä johtuu joko siitä, etteivät he voi vastata nimettömästi, tai siitä, että he tarvitsevat enemmän aikaa asian miettimiseen. Henkilöstölle kannattaa siksi antaa paikka, missä he voivat antaa todellisia ja rehellisiä vastauksia. Tämä onnistuu sovelluksella, jossa voit olla yhteydessä työntekijöihin ja jossa he voivat vastata kysymyksiin oman aikataulunsa mukaisesti. Sovellukseksi kannattaa valita sellainen, jossa voit saumattomasti ajoittaa työntekijätapahtumia, pyytää tietoa pieniltä ryhmiltä tai suurilta työryhmiltä ja jopa laatia tutkimuksia, lähettää niitä kenelle tahansa ja kerätä vastauksia nimettömästi tai muuten – reaaliaikaisesti. Tällaisella sovelluksella voit kommunikoida työryhmäsi kanssa ja kysyä heidän mielipiteitään yrityksestä. He voivat puolestaan kertoa sinulle, mitä tarvitsevat. Näin sovellus auttaa tekemään kulttuurista sellaisen, jossa jokainen on tyytyväinen ja tuntee olevansa kuin kotonaan.

Tehokas viestintä

Tehokasta viestintää opetetaan yliopistoissa ja johdon seminaareissa, mutta asiat todennäköisesti unohtuvat valmistumiseen mennessä tai kun on palattu toimistolle todelliseen työympäristöön. Viestinnän tehostamiseen on monia vinkkejä, mutta yksinkertaiset ovat usein niistä parhaimpia, kuten seuraava:

  • viesti selkeästi, käytä selkeää kieltä ja vältä ammattislangia. Ammattislangin pitäisi olla työryhmällesi tuttua, mutta se voi silti vaikeuttaa ymmärtämistä. Ammattislangin käyttämistä pidetään itse asiassa niin huonona kielen muotona, että monissa yliopistoissa on alettu opettaa liiketalouden opiskelijoille, miten puhua käyttämättä sitä. Yhdysvaltain julkishallinto puolestaan avasi PlainLanguage.gov-sivuston, jolla autetaan julkishallinnon työntekijöitä tuottamaan asiakirjoja, joiden sisältö on suurelle yleisölle helposti luettavaa, ymmärrettävää ja käytettävää.
  • Kuuntele työryhmäsi tarpeita. Jos yrityksesi data osoittaa, että työntekijäsi kommunikoivat eniten perinteisillä kirjoitetuilla tai videoviesteillä sähköpostin välityksellä, tue tätä tapaa. Jos taas tutkimuksesta paljastuu, että suuret tiedotukset pitäisi työntekijöiden mielestä tehdä kasvokkain tai suoratoiston välityksellä, tue tätä tapaa. Loppujen lopuksi sisäinen viestintä on LinkedInissä julkaistun artikkelin mukaan keskeinen menestystekijä lähes 79 prosentissa organisaatioista. Siksi on tärkeää pitää yhteyttä omaan työryhmään ja jakaa tietoa siten, että he varmasti saavat sen. Tämä säästää myös aikaa.
  • Käytä suuriin tiedotuksiin, tärkeisiin yritysuutisiin tai muihin merkittäviin viesteihin (kuten etuuksiin tehtävät muutokset) viestintäsuunnitelman mallia samoin kuin käyttäisit ulkoisiin tiedotuksiin. Tällä tavalla voit varmistaa, että kirjalliset tai suulliset viestisi ovat selkeitä ja sisältävät kaikki olennaiset tiedot. Pyydä lisäksi jotakuta luottohenkilöäsi tarkistamaan viestisi, kun se on valmis.
  • Tue sanoja visualisoinneilla. Social Science Research Networkin mukaan 65 prosenttia ihmisistä on visuaalisia oppijoita. 3M:n tekemässä tutkimuksessa puolestaan selvisi, että pystymme käsittelemään visuaalisia viestejä 60 000 kertaa nopeammin kuin tekstiä. Kun siis haluat ilmaista työryhmällesi, mitä haluat tai toivot tapahtuvan tai mitä pitäisi tapahtua, he ymmärtävät viestisi paremmin, jos vain voit antaa heille asiaan liittyvän kuvan, kaavion, videon, infograafin tai muun visuaalisen esimerkin.

Kaikille sopivaa ratkaisua viestinnän ja sitoutumisen parantamiseen ei tietenkään ole olemassa. Mutta kokeilemalla uutta teknologiaa ja uusia lähestymistapoja voit välttää väärinymmärryksiä, vähentää huhuja ja säästää aikaa. Voit jopa parantaa henkilöstön työskentelytapoja ja heidän mielipiteitään organisaatiosta sekä kasvattaa yrityksen tulosta. Aon Hewittin raportissa kerrotaan, että jokainen yhden prosentin parannus työntekijän sitoutumisessa tuottaa 0,6 prosenttia lisää myyntiä organisaatiolle. Kaikki askeleet työntekijöiden sitoutumisen parantamiseen ovat siten vaivan arvoisia.

kannettava surface-laite, jolla näkyy word

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt