Pysy ajan tasalla helpolla tehtävänhallintaohjelmistolla


Joillekin organisoituminen on elämäntapa. He ovat suunnitelleet ateriat ja kauppalistat viikkoja etukäteen, he seuraavat kaikkia työprojektejaan tarkasti ja he tuntuvat tietävän aina, minkä projektin määräpäivä lähestyy, mitä tulee seuraavaksi ja mitä pitää seurata erityisen tarkasti. He eivät KOSKAAN myöhästy määräpäivästä. Meille muille, joille ajanhallinta voi olla haastavaa, jotka joudumme hallitsemaan suuria projekteja, joissa on paljon osallistujia, tai jotka haluamme saada paremman tavan pysyä tehtäväluetteloiden tasalla, käytettävissä on hieman lisäapua tehtävänhallinnan muodossa.

Tehtävänhallintaohjelmisto voi tehostaa työskentelyä ja priorisoida projekteja (sinun ja muiden osalta) sekä auttaa työ- ja yksityiselämän tasapainon parantamisessa (koska et enää jatkuvasti stressaannu siitä, mitä olet ehkä unohtanut tehdä töissä).

Paras tehtävänhallinta on tietenkin sellainen, jota käytät, mutta jos tehtävänhallinta ei ole entuudestaan tuttu, käytettävien ominaisuuksien ja toimintojen selvittäminen voi olla haastavaa. Perehdytään seuraavaksi joihinkin tärkeisiin ominaisuuksiin ja siihen, miten ne voivat parantaa yhteistyön tekemistä ja itsenäistä työskentelyä.

  • Projektikeskus: Kun kaikki projektit ovat yhdessä paikassa, omien tehtävien sekä projekteissa mukana olevan tiimin tehtävien seuraaminen yhden tai usean projektin osalta onnistuu helposti. Keskuksessa pitäisi näkyä selvästi jokaisen osallistujan edistyminen. Kenellekään projektissa ei pitäisi siis tulla yllätyksenä, mikä osa on saatava valmiiksi nyt, minkä määräpäivä tulee seuraavana ja milloin koko projekti on saatava valmiiksi.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

Työpaikan hyvin toimivan viestinnän neljä salaisuutta

Yhteistyötapamme ovat muuttuneet ratkaisevasti viime vuosina. Tutustu siihen, miten voit pysyä jatkuvasti muuttuvan liiketoimintaympäristön edellä.

LATAA SÄHKÖINEN KIRJA (englanniksi)
  • Tehtävien hyväksyntä: Jos olet projektipäällikkö tai tiiminvetäjä, tehtävänhallintaratkaisun tulee sisältää jokaiselle osallistujalle mahdollisuus hyväksyä omat tehtävät. Tämän avulla muut projektissa mukana olevat näkevät, kuka on sitoutunut työn tekemiseen. Tällä tavalla voidaan välttää sekaannus siitä, kenen vastuulla mikäkin työ on, eikä työtä tehdä turhaan kahdesti.
  • Riippuvaiset tehtävän käynnistimet: Ihannetilanteessa yhden tehtävän valmistuminen keskuksessa saattaa seuraavasta tehtävästä vastaavan henkilön tietoon sen, että hänen tiedostonsa ovat valmiina ja että nyt on aika aloittaa. Jos esimerkiksi työskentelet arkkitehtuurin tai rakennustyön parissa, rakennuspiirustusten merkitseminen valmiiksi tehtävänhallinnassa saattaa lähettää toiselle osalliselle automaattisen ilmoituksen siitä, että hänen on aika lähettää piirustukset rakennuslupaa varten, jotta työt pysyvät käynnissä.
  • Tehtävänhallintasovellus: Nykypäivänä työvoima on erittäin liikkuvaa, joten valinta kannattaa kohdistaa tehtävänhallintaan, joka toimii yhtä hyvin kannettavassa tietokoneessa tai pöytäkoneessa kuin puhelimessa tai tabletissa. Kun pääset tehtäväsovelluksen kautta käsiksi samoihin tietoihin kuin toimistossakin, projektien seuranta onnistuu paikasta riippumatta.
  • Tiedostojen tallennus: Kun tehtävänhallintaohjelmisto mahdollistaa resurssitiedostojen (mm. asiakirjojen, laskentataulukoiden ja kuvien) tallentamisen ja organisoimisen, voit pitkälti varmistaa, että työskentelet aina oikeilla tiedoilla. Jos voit liittää tietyt tiedostot tiettyihin tehtäviin, voit entisestään vähentää sekaannusta siitä, mitkä tiedot koskevat mitäkin tehtävää.

Kun käytössä on oikea tehtävänhallinta, seuranta sujuu helposti. Kun käytettävissä olevilla työkaluilla voi määrittää tehtäviä itselleen ja muille ryhmässä, jokainen tietää täsmälleen, mitä on tehtävä ja milloin. Kun tiedostot voidaan liittää tehtäviin, tiimin ei koskaan tarvitse etsiä oikeaa tiedostoa tai tietoa ennen työn aloittamista. Tehtävänhallintasovelluksella säännöllisesti matkustavissa tai etätöitä tekevissä tiimeissä jokainen pysyy omien tehtäviensä tasalla riippumatta siitä, onko hän matkalla vai etätöissä. Tuottavana pysyminen toimistoaikoihin on siis helpompaa ja vapaa-ajasta voi nauttia täysin rinnoin.

Aiheeseen liittyviä tuotteita

kannettava surface-laite, jolla näkyy word

Office 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt