Katso, miten eDiscovery-palvelut suojaavat yritystäsi


Sähköisten tietojen etsintä eli eDiscovery tarkoittaa sähköisesti tallennettujen tietojen, kuten sähköpostien, esitysten ja tietokantojen, määrittämistä, keräämistä ja toimittamista. Näitä tietoja voidaan käyttää todisteena oikeustapauksissa.

eDiscovery voi olla hankalaa organisaatioiden tallentamien sähköisten tietojen suuren määrän vuoksi. Vaikka sähköiset tiedostot ovat luonnollisesti dynaamisempia ja säilyttävät alkuperäisten tiedoston ominaisuudet, tärkeää on myös tietää niiden sisältö ja metatiedot, kuten aika- ja päivämääräleimat sekä tekijän ja vastaanottajan tiedot. Tällä tavoin voidaan estää (mahdolliset) todisteiden peukalointiväitteet oikeudenkäynnin aikana.

Kuten kuvitella saattaakin, eDiscovery-prosessi voi olla työlästä, aikaa vievää ja kallista ilman oikeudenkäynnin tukiohjelmistoa, jonka ansiosta tiedot ja tiedostot (ja niiden metatiedot) voidaan paikantaa automaattisesti. Onneksi on olemassa lukuisia eDiscovery-ohjelmistoja, jotka auttavat organisaatiota valmistautumaan oikeudenkäyntiin ja suorittavat suhteellisen nopeasti etsintään liittyvät tehtävät. Voi olla kuitenkin sekavaa, jos et tiedä, mitä etsiä. Tarkastellaanpa eDiscovery-alustojen neljää ominaisuutta, joista voi olla hyötyä oikeudenkäynnin aikana.

  • Avainsanahaku useasta paikasta kerralla: Kun voit hakea tietoja yhdellä avainhaulla esimerkiksi sähköposteista, asiakirjaportaaleista, pilvitallennuspalvelusta ja pikaviestipalvelusta, pystyt nopeasti paikantamaan tärkeät tiedostot, asiakirjat ja jopa keskustelut, joista voi olla apua tapauksesi tutkinnassa. Lisäksi joidenkin eDiscovery-ohjelmistojen avulla voit viedä tulokset säilöön ja sitten ladata vientiraportin ilman kaikkien tosiasiallisten hakutulosten viemistä. Se voi auttaa eDiscovery-hallintatoimintoa vähentämään analysoitavien asiakirjojen kirjoa, mikä viime kädessä säästää aikaa.
none

Digitaalinen muutos: Työntekijöiden valmiuksien lisääminen

Yritysten on tärkeää pitää mielessä myös digitaalista muutosta koskevien strategioidensa inhimilliset elementit

LATAA SÄHKÖINEN KIRJA
  • Kaksoiskappaleiden poistaminen hakutuloksista: Kun valitset eDiscovery-palvelut, joiden avulla voit poistaa kaksoiskappaleet vietävistä tuloksista, säilöön viedään vain yksi kopio sähköpostiviestistä, asiakirjasta tai tiedostosta, vaikka samalle kohteelle olisi paikannettu useita esiintymiä. Kaksoiskappaleiden poistamisen avulla voit vähentää tarkistettavien kohteiden määrää ja näin säästää aikaa. Kaksoiskappaleiden poistamisalgoritmeihin liittyy kuitenkin rajoituksia, joiden vuoksi yksilöllinen kohde saatetaan merkitä kaksoiskappaleeksi vientiprosessin aikana, joten tätä ominaisuutta on käytettävä varovasti.
  • Sisältöhaun käyttöoikeuksien suodatus. Jotkut ratkaisut sallivat haun käyttöoikeuksien suodatuksen, jolloin eDiscovery-hallintatoiminto hakee vain organisaation postilaatikoiden ja sivustojen tietystä alajoukosta tai vain tietyt perusteet täyttävää sisältöä viesteistä tai sivustosta. Jos haluat esimerkiksi eDiscovery-hallintatoiminnon hakevan sähköpostiviestejä vain tietystä paikasta, voit luoda ohjelmiston avulla sitä tukevan suodattimen.
  • Indeksoimattomien kohteiden noutaminen. Indeksoimattomat kohteet saattavat sisältää tiedostoja, jotka on suojattu salasanalla, salattu, lähetetty hyvin suurina sähköpostiliitteinä tai yksinkertaisesti sisältävät kohteita, joita ei voitu indeksoida indeksointiprosessin aikaisen virheen vuoksi. Organisaatioita saatetaan vaatia laillisia tutkintoja varten tarkastelemaan indeksoimattomia kohteita. Jotta näiden tiedostojen paikantaminen olisi helpompaa, varmista, että eDiscovery-palvelut mahdollistavat indeksoimattomien kohteiden sisällyttämisen hakutuloksiin lisäanalyysia varten.

Oikeudenkäynnin aikana eDiscovery-ohjelmistovoi auttaa tiimejä paikantamaan tiettyyn asiakkaaseen, aiheeseen tai tiimin jäseneen liittyvät kaikki sähköpostiviestit, pikaviestit, asiakirjat, tiedostot jne. Hakua automatisoivan työkalun avulla voit nopeasti määrittää, säilyttää ja viedä sisältöä, jota tarvitaan etsintäprosessin täydentämiseksi, ja lakitiimisi pystyy käsittelemään asiaa ajoissa.

Aiheeseen liittyviä tuotteita

kannettava surface-laite, jolla näkyy word

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt