Sujuvampi sisältö yrityksen sisällönhallinnan avulla


Markkinointimateriaalit, sopimukset, sähköpostiviestit, asiakasesitykset ja myyntipuheet, laskentataulukot, tekstitiedostot, pdf-asiakirjat, valokuvat, videot, lomakkeet, laskut, työnhakijoiden ansioluettelot. Sekä pienet että suuret organisaatiot luovat paljon sisältöä. Vaikka tämän sisällön luominen olisikin helppoa, sen pitäminen järjestyksessä on työlästä.

Tätä varten on kehitetty yrityksen sisällönhallinnan (ECM) ratkaisuja. Voit niiden avulla järjestää ja hallita sisältöäsi koko sen elinkaaren ajan luonnista arkistointiin. Yrityksen sisällönhallintajärjestelmiä on kuitenkin monenlaisia. Tarkastellaanpa joitakin ominaisuuksia, jotka auttavat pitämään sisällön järjestyksessä (ja saatavilla) samalla tehostaen tiimin toimintaa.

  • Yksi säilö erilaisille sisältötyypeille: Valitsemalla ECM-palvelun, jonka ansiosta voit tallentaa videoita, laskentataulukoita, kuvia, tekstiasiakirjoja ja muuta materiaalia yhteen paikkaan, voit pitää tietyn projektin tai aloitteen kaikki tiedostot yhdessä.
  • Pääkansioiden, joihin sisältyy lähes rajaton määrä alikansioita, luominen: Jos projektisi tai aloitteesi on jatkuva tai vuosittainen, voit näin luoda vain yhden pääkansion, kuten Puhdistetut kirjausketjut, ja sitten luoda alikansiota joka vuosi, kun käsittelet tätä aloitetta. Voit kussakin näissä alikansioissa luoda muita alikansioita esimerkiksi sopimuksille, vapaaehtoislomakkeille ja markkinointimateriaalille.
none

Miten pilvipohjainen yhteistyö edistää innovointia

IDG tutki, miten organisaatiot käyttävät pilviyhteistyöratkaisuja ja minkä tavoitteiden saavuttamisessa ne auttavat

Lataa maksuton raportti (englanniksi)
  • Asiakirjan ominaisuuksien tai metatietojen helppo muokkaus: Kun voit paikantaa tiedoston metatiedot ja muokata niitä asiakirjassa, säästät aikaa ja varmistat, että tiedostot on merkitty oikein tulevia hakuja varten.
  • Tietojen käytön hallinta: Kaikkien ei tarvitse organisaatiossa päästä käsiksi kaikkiin asiakirjoihin. ECM:n avulla voit soveltaa määritettyjä käyttöoikeuksia asiakirjoihin, tiedostoryhmiin, järjestelmän kaikkiin osioihin tai itse järjestelmään sekä hallita tiukasti sitä, kuka näkee mitäkin.
  • Yhteistyön painottaminen: Joidenkin ECM-ratkaisujen avulla voit luoda asiakirjan työnkulkuja, joiden avulla voit jäljittää ja tehdä yhteistyötä muiden kanssa asiakirjasuuntautuneissa prosesseissa käyttämällä nykyisiä ohjelmiasi.
  • Mediasisällön toistaminen yrityksen sisällönhallintajärjestelmässä: Kun video- ja äänitiedostoja käyttävät organisaatiot voivat toistaa mediaa EMC:ssä, tiimiltä säästyy aikaa, kun tiedostojen tarkasteleminen tai kuunteleminen vaatii vähemmän vaiheita.
  • Yritystietueiden ja tärkeiden laillisten tiedostojen tallentaminen ja suojaaminen: Turvallisen säilön ansiosta voit varmistaa, että tietueita ei vain tallenneta lukitussa ja lopullisessa muodossa vaan ne voidaan myös helposti paikantaa ja noutaa, jos niitä tarvitaan laillisessa etsinnässä. Kun pääset kätevästi kaikki asiakirjoihin, se voi auttaa alentamaan yleisiä etsintäkuluja.
  • Avainsanahaku: Kun käyttäjät voivat EMC-palvelun avulla hakea asiakirjoja ja tietoja avainsanan mukaan, tiimisi saattaa paikantaa tiedostoja, joista ei ehkä tiedetty aiemmin mutta joista voi olla apua käsiteltävässä projektissa. Se voi säästää aikaa ja tehostaa työntekoa. Haettavien alojen pitäisi sisältää asiakirjan tekstin, metadatan, huomautukset jne. Lisäksi asiakirjoja pitäisi pystyä myös hakemaan luontipäivämäärän mukaan.
  • Käyttö useissa laitteissa: Kun käyttäjät valitsevat sellaisen yrityksen sisällönhallintaratkaisun, jota voidaan käyttää pöytäkoneissa, kannettavissa tietokoneissa, tableteissa ja puhelimissa, tiedostoja voi käyttää aina tarvittaessa toimistossa, etätyössä, matkalla tai kokouksessa työn ulkopuolella.

Koska yrityksen sisällönhallintapalvelut sallivat tiedostojen ja asiakirjojen tallennuksen, suojauksen, paikantamisen, käsittelyn ja luonnin yhdessä paikassa, se sujuvoittaa tiimin viestintää, projektityötä ja jopa laillista etsintää. Oli kyse sitten organisaatiosta, jossa on vain pari työntekijää yhdessä toimistossa tai tuhansia työntekijöitä maailmanlaajuisesti, yrityksen sisällönhallintajärjestelmä auttaa pitämään asiat järjestyksessä.

Aiheeseen liittyviä tuotteita

kannettava surface-laite, jolla näkyy word

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt