Kuusi yllättävää syytä projektisuunnitelman epäonnistumiseen


Huonot projektit tulevat kalliiksi. Organisaatiot itse asiassa menettävät peräti 109 miljoonaa dollaria jokaista projekteihin ja ohjelmiin sijoitettua 1 miljardia dollaria kohden Project Management Institute (PMI) -organisaation tutkimuksen mukaan. Ja mitä suurempia projektit ovat, sitä pahemmin ne epäonnistuvat. Suurten projektien välittömän epäonnistumisen todennäköisyys on 10-kertainen pienempiin verrattuna toimialaan liittyvän toisen raportin mukaan,ja todennäköisyys siihen, että suuret projektit myöhästyvät, ylittävät budjettinsa tai niistä puuttuu kriittisiä ominaisuuksia, on kaksinkertainen. Vaikka pienten ja keskisuurten projektien epäonnistumisen vaara ei ole yhtä suuri, niiden parissa työskennelleet tietävät, etteivät nekään ole ongelmattomia.

Mitkä siis ovat syyt näiden suurten tai pienempien epäonnistumisen takana? PMI:n mukaan projektien epäonnistumisen yleiset syyt vaihtelevat organisaation muuttuvista prioriteeteista (40 %) rajoitettuihin resursseihin (20 %). Vaikka jotkut projektipäälliköt eivät olisikaan tehtäviensä tasalla, useimmat ovat.

Seuraavassa on kuusi ehkä yllättävääkin syytä siihen, miksi projektisuunnitelma voi epäonnistua nopeasti:

  1. Staattiset menetelmät: Projekteissa on nykyisin paljon muuttujia. Työskenteletpä sitten markkinoinnin, henkilöstöhallinnon, IT-palvelujen tai muun alan parissa, ketteryyden ja joustavuuden puute voi olla kohtalokasta mille tahansa projektille. Ketterä projektinhallinta, joka on kasvanut projektinhallintaratkaisujen ja -sovellusten käyttöönoton rinnalla, on ollut trendinä jo vuosia, ja PM Times -julkaisun mukaan se ”on nykyisin ja tulevaisuudessa entistäkin tärkeämpää”. PricewaterhouseCoopers-yhtiön mukaan monimutkaisten tehtävien suorituksessa ketterien menetelmien suosituin viitekehys on Scrum (43 %), toiseksi suosituin Lean & Test Driven Development (11 %) ja kolmanneksi suosituin eXtreme Programming (10 %). Vaikka ketteriä menetelmiä käyttävät yritykset kasvattavat tuottojaan 37 % nopeammin ja saavat 30 % suuremmat voitot kuin ne yritykset, jotka eivät käytä ketteriä menetelmiä, vain alle kolmasosa yrityksistä ilmoittaa käyttävänsä ketteriä menetelmiä säännöllisesti.
  2. Heikot ohjelmistoratkaisut: Heikon, ominaisuuksiltaan puutteellisen ohjelmistotyökalun hankkiminen hyvään ohjelmistoratkaisuun sijoittamisen sijaan on toinen virhe, jonka monet yritykset tekevät. Hämmästyttävää on, että jotkin yritykset (23 %) eivät käytä mitään projektinhallintaohjelmistoa. Hyvin menestyvät yritykset (87 %) kuitenkin ymmärtävät, miten tärkeä projektinhallintaohjelmiston tarjoama parantunut tehokkuus ja lisääntynyt toiminnallisuus ovat. Kaikki ohjelmistot eivät kuitenkaan ole samanlaisia. Menestyvät yritykset kertovat, että luotettavuus, helppo integroitavuus ja helppokäyttöisyys ovat kaikkein tärkeimpiä ominaisuuksia valittaessa uutta projektinhallintaohjelmistoa. Hyvän ohjelmiston pitäisi myös toimia saumattomasti yleisesti käytettyjen työkalujen, kuten Officen, Office 365:n, Skypen, PowerPointin ja SharePointin kanssa ja tarjota johtavia pilvipohjaisia projektinhallintapalveluja, jotka lisäävät joustavuutta ja suojausta sekä vähentävät teknistä monimutkaisuutta.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

Työpaikan hyvin toimivan viestinnän neljä salaisuutta

Yhteistyötapamme ovat muuttuneet ratkaisevasti viime vuosina. Tutustu siihen, miten voit pysyä jatkuvasti muuttuvan liiketoimintaympäristön edellä.

LATAA SÄHKÖINEN KIRJA (englanniksi)
  1. Virtuaalitiimien tehoton muuttaminen: Koska nykyisin tiimit tekevät etätyötä usein eri puolilla maailmaa, eri aikavyöhykkeillä, eri kulttuureissa ja eri kielillä, viestintätaidot ovat tärkeämpiä kuin koskaan ennen. Kaikki pysyvät ajan tasalla, kun käytettävissä on työkaluja, joiden avulla sidosryhmät voivat hallita projektia mistä tahansa ja jakaa viimeisimmät tilatiedot, keskustelut ja projektiaikataulut nopeasti (esimerkiksi hyvän projektinhallintaohjelmiston tarjoaman) erillisen projektisivuston kautta.
  2. Heikko johdon tuki: Johtoon kuuluvalla sponsorilla, joka on kiinnostunut projektista ja on valmis auttamaan siinä, on suuri vaikutus projektin onnistumiseen. Silti alle kahdessa kolmasosassa projekteista on ollut aktiivisesti projektiin osallistunut sponsori, joka on antanut selkeät ohjeet tai auttanut ongelmien ratkaisemisessa. Ajanpuute on usein ongelma. Siksi jo ennen projektin aloittamista sponsorien ja projektipäälliköiden pitäisi tavata ja keskustella ongelmista, kuten ajan varaamisesta, raportoinnista, kokouksista ja ongelmien siirtämisestä ylemmälle tasolle. On lisäksi tärkeää, että projektin hallintaosastolla tai sponsorilla on käytettävissä ohjelmisto, jonka avulla voidaan muokata projektihallinta-asetuksia ilman lisäapua.
  3. Projekti ei ole linjassa organisaation tavoitteiden ja strategioiden kanssa: Projektin määrittämättömät tavoitteet ovat yksi tärkeimmistä syistä projektien epäonnistumiseen. Silti organisaatiot raportoivat, että keskimäärin kolme viidesosaa projekteista ei ole liiketoimintastrategian mukaisia. On kriittisen tärkeää ymmärtää yrityksen tärkeimmät strategiset prioriteetit ja sitten tutkia, miten (jos lainkaan) projektit nivoutuvat yrityksen tai osaston strategisiin tavoitteisiin. Tämän pitäisi helpottaa projektien priorisointia ja niiden projektien lopettamista, joiden prioriteetti on vähäinen tai jotka eivät jostain syystä ole yleisen strategian mukaisia. Tämä paitsi säästää arvokasta aikaa, vaivaa, rahaa ja resursseja myös auttaa perustelemaan hyviä projekteja, jotka saavat johdolta tarvittavan tuen.
  4. Viestinnän epäonnistuminen— PMI-organisaation selvitys osoitti, että yritysten mukaan yksi projektien epäonnistumisen suurimmista syistä on huono viestintä. Uusin tutkimus onneksi osoittaa, että oikean projektinhallintaohjelmiston ostaminen näyttää parantavan merkittävästi viestintää tiimin sisällä ja myös asiakkaiden kanssa. Avain projektin menestykseen on se, että ryhmä voi viestiä reaaliaikaisesti jäsenten kesken samassa talossa tai vaikkapa maailman toisella puolella käyttämällä työkaluja, jotka on suunniteltu välittämään ratkaisevat keskustelut nopeasti ja turvallisesti.

Projektia voivat hankaloittaa monenlaiset sudenkuopat pienistä suuriin ongelmiin. Silti jokaiseen ongelmaan on olemassa myös ratkaisu. Heikosti menestyvät yritykset tuhlaavat epäonnistuneisiin projekteihin lähes 12 kertaa enemmän resursseja kuin hyvin menestyvät organisaatiot. Siksi juuri nyt on oikea aika tehdä erittäin tarpeellisia muutoksia.

Aiheeseen liittyviä tuotteita

kannettava surface-laite, jolla näkyy word

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt