Suunnittelun tulevaisuus – projektisuunnittelu pilvessä


Projektinhallinta on välttämätöntä lähes kaikissa yrityksissä koosta riippumatta järjestyksen aikaansaamiseksi ja ylläpitämiseksi. Käytettävissä on useita projektinhallintatyökaluja, joista on apua resurssien, projektin ja kustannusten hallinnassa, tehokkaassa viestintään useiden tiimin jäsenten kesken ja projektin etenemisen seurannassa. Vaikka osa työkaluista voidaan asentaa ohjelmistona yksittäisiin tietokoneisiin verkossa, monet niistä ovat verkkopohjaisia eli ne ovat käytettävissä pilvipalvelussa. 

Pilvipalvelussa toimivien projektinhallintatyökalujen edut

Saatat ehkä tuntea kylmiä väreitä, kun kuulet termin pilvitekniikka, mutta mieti hetki, mitä se oikeasti tarkoittaa. Vaikka paikallisilla projektinhallintatyökaluilla on oma paikkansa, pilvipohjainen ohjelmisto sisältää valtavasti etuja, joista esimerkkejä ovat muun muassa seuraavat:

  • Pienempi alkuinvestointi. Kun käytössä on paikallinen projektinhallintaohjelmisto, joudut maksamaan monesta asiasta, kuten ohjelmistolisensseistä, palvelinlaitteistoista, IT-tukihenkilöstöstä, pitkästä käyttöönotosta ja niin edelleen. Pilvipohjaisessa ratkaisussa tarvitaan sen sijaan vain kuukausi- tai vuosimaksu.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

Työpaikan hyvin toimivan viestinnän neljä salaisuutta

Yhteistyötapamme ovat muuttuneet ratkaisevasti viime vuosina. Tutustu siihen, miten voit pysyä jatkuvasti muuttuvan liiketoimintaympäristön edellä.

LATAA SÄHKÖINEN KIRJA (englanniksi)
  • Turvallisempi kuin koskaan. Toisin kuin monet yritysjohtajat ovat aiemmin uskoneet, pilvipalvelu tarjoaa yhtä paljon suojausta kuin paikalliset ratkaisut – yritys itse ei tosin hallitse fyysisiä palvelimia. Kuten äskettäin Forbesissa julkaistussa artikkelissa todetaan, pilvitekniikka ei ole enää oksymoron.
  • Käytettävissä kaikkialla. Kunhan Internet-yhteys on käytettävissä, voit käyttää projektinhallintaohjelmistoa pilvipalvelussa. Koska käyttö tapahtuu verkkoselaimen kautta, tiimin jäsenet voivat tarkastella, muokata ja hallita asiakirjoja myös muilla laitteilla kuin vain tietokoneilla.
  • Yhteydessä oleva tiimi. Vaikka työntekijät olisivat kilometrien päässä toisistaan, he voivat tuntea olevansa osa yhtenäistä yksikköä pilvipohjaisen ratkaisun ansiosta. Koska kaikki saavat päivitykset samalla hetkellä, kukaan projektille olennainen henkilö ei jää vahingossa keskustelun ulkopuolelle. Lisäksi keskustelut voidaan käydä projektitilassa (sähköpostin sijasta) ja tallentaa jatkokäyttöä varten.
  • Parempi tuottavuus. Pilvipohjaiset projektinhallintaratkaisut voivat säästää aikaa, koska kaikki projektin yhteenvedot, tehtävät, asiakirjat, uutissyötteet ja kalenterit ovat yhdessä paikassa. Kun aikaa säästyy, tuottavuus voi parantua. Lisäksi keskitetyn sijainnin ansiosta tiimin jäsenet voivat käyttää projektin asiakirjoja reaaliaikaisesti omasta sijainnista riippumatta.
  • Reaaliaikainen kommunikointi. Yksi suurimmista pilvipalvelussa käytettävän projektinhallintaohjelmiston eduista on mahdollisuus antaa palautetta tiedoista heti, kun ne ladataan projektin työtilaan. Se voi myös parantaa tuottavuutta, koska uusiksi tehtävän työn määrä vähenee.
  • Ajantasaiset, tietoihin perustuvat päätökset. Koska yritys pyrkii aina olemaan kannattava, päätösten perustana on oltava muutakin kuin pelkkä päähänpisto. Koska pilvipohjainen ohjelmisto päivittyy välittömästi, tarvittavat tiedot ovat aina käytettävissä. Lisäksi useimmissa työkaluissa on valmiita raportteja, joiden avulla saat näkyviin liiketoimintapäätöksissä tarvittavat tiedot. 
  • Yksinkertaistettu IT. Kun käytössä on paikallinen projektinhallintaohjelmisto, vastaat yleensä palvelimen ylläpidosta, mikä edellyttää oman IT-henkilöstön huomiota. Palveluntarjoaja (tai muu resurssi) sen sijaan ylläpitää pilvipohjaista ohjelmistoa puolestasi säästäen sinulta aikaa ja vaivaa, koska et joudu hoitamaan päivityksiä tai ohjelmistovirheiden korjauksia. Voit siis keskittyä siihen, että projektisi etenevät sujuvasti.
  • Välittömät päivitykset. Toisin kuin paikalliset ohjelmistot, joissa päivitykset on ladattava aina kun uusi versio julkaistaan, pilvipohjaiset työkalut päivittyvät automaattisesti. Sinun ei tarvitse maksaa koko sovelluspaketin päivittämisestä tai odottaa, että IT-tiimillä on aikaa päivittää järjestelmä. 

Parhaan pilvipohjaisen projektinhallintaohjelmiston löytäminen

Valitettavasti uuden projektinhallintaratkaisun käytön aloittaminen ei ole yhtä yksinkertaista kuin paikallisten ja verkon projektinhallintaratkaisujen erojen ymmärtäminen. Yritykselle parhaan ratkaisun valitseminen sisältää useita vaiheita, mutta lopputulos on vaivan väärti. Valitse pätevä palveluntarjoaja seuraavien vaiheiden avulla.

1. vaihe: Tee tarveanalyysi.

Tämä ei liene yllätys, mutta kaikki yritykset ovat erilaisia – ne ovat erikokoisia, niillä on eri tavoitteet ja tarpeet. Yrityksessä on siis päätettävä, mikä ratkaisu sopii sille parhaiten. Varmista, että tuotteen käyttäjät pääsevät osallistumaan keskusteluun. Ota huomioon, onko projekteissa mukana vain sisäisiä työntekijöitä vai onko niissä ulkoisia asiakkaita. Mieti myös, millaisia raportteja on luotava. Kun tarpeet ovat selvillä, palveluntarjoajia on helpompi arvioida tarjottavien ominaisuuksien perusteella.

2. vaihe: Tutki, tutki ja tutki.

Kun tutkit palveluntarjoajaa, pidä silmällä niitä, jotka tarjoavat seuraavia ominaisuuksia:

  • yritystason luotettavuus 
  • mahdollisuus lisätä tiimejä ja projekteja nopeasti
  • raportointiominaisuudet, joiden avulla saa nopeasti näkemyksiä portfoliosta
  • tuttu ympäristö tai vähintäänkin ympäristö, jonka selaaminen ja käyttäminen on helppoa
  • mahdollisuus tarkastella ja suorittaa toimintoja tehtäville yhdessä paikassa
  • aikataulutusominaisuudet, joiden avulla tehtävät voi suunnitella ja hoitaa tehokkaasti
  • yhteenvedon koontinäytöt, joiden avulla päätökset voidaan perustaa tietoihin
  • jatkuva IT-tuki
  • tietojen jatkuva varmuuskopiointi, tehokas palautusjärjestelmä ja maailmanlaajuiset vikasietoiset konesalit
  • skaalautuva ratkaisu, joka kasvaa yrityksesi mukana.

3. vaihe: Kokeile käyttöä.

Samalla tavalla kuin auto koeajetaan ennen ostopäätöstä, projektinhallintaratkaisua kannattaa kokeilla ennen käyttöönottoa. Koekäytön ansiosta pääset perehtymään tarkemmin työkalun ominaisuuksiin ja voit tutkia, miten se toimisi omaa käyttöä vastaavassa tilanteessa.

4. vaihe: Mieti käyttöönoton aikataulua ja prosessia.

Jos olet päättänyt valita projektinhallintaan verkkopohjaisen työkalun, sillä ei ole merkitystä, miten hyvin se vastaa jo käytössä olevia sovelluksia (tämä koskee vain paikallisia ratkaisuja). Sinun on kuitenkin otettava huomioon se, että käytössä on vaihdossa tarvittava työvoima ja budjetti. Vaihto on koordinoitava yhdessä valitsemasi palveluntarjoajan kanssa.

5. vaihe: Ota käyttöön ja kouluta.

Olet viimeinkin ottanut uuden projektinhallintaohjelmistoratkaisun käyttöön. Onnittelut siitä! Valitettavasti työ on vielä kesken. On tärkeä varmistaa, että työntekijät saavat tarvittavan koulutuksen, jotta he osaavat käyttää uutta työkalua tehokkaasti. Sovi useita koulutusaikoja, jotta jokainen pääsee osallistumaan. Luo lisäksi harjoitusprojekteja, jotta jokainen voi tutustua työkalun ominaisuuksiin ennen kuin työkalua käytetään oikeassa työelämässä.

Projektinhallinta pilvipalvelussa on tulevaisuuden suuntaus. Etsi itsellesi sopiva työkalu, jotta et jää jälkeen kehityksessä. 

Aiheeseen liittyviä tuotteita

kannettava surface-laite, jolla näkyy word

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt