Projektipäällikön opas täydellisen projektin suunnitteluun


Projektipäällikkö on kuin jonglööri, joka pyörittää useita lautasia ilmassa samaan aikaan. Huomiota tarvitaan jatkuvasti, ihmisiä on seurattava, tietty määrä työtä pitää usein saada tehtyä mahdottoman lyhyeltä tuntuvassa ajassa ja paljon muuta.

Se on tarpeellinen rooli, joka voi antaa paljon lisäarvoa yritykselle. Itse asiassa PricewaterhouseCoopersin tekemän tutkimuksen mukaan yli 60 prosenttia projektien epäonnistumisista liittyy sisäisiin ongelmiin, kuten riittämättömiin resursseihin tai määräaikojen umpeutumiseen, eli tilanteisiin, jotka voidaan välttää projektipäällikön avulla.

Lisäksi kyseessä on kasvava ala entistä useampien yritysten ymmärtäessä vakaan projektinhallinnan merkityksen. Erillisessä Project Management Instituten tutkimuksessa arvioitiin, että projektinhallinnassa syntyy lähes 16 miljoonaa uutta työpaikkaa ympäri maailman vuosien 2010 ja 2020 välillä. Ala kasvaa 6,61 biljoonalla dollarilla. Projektien hallinta on valtava vastuu työnantajasta riippumatta. Riippumatta siitä, oletko virallinen projektipäällikkö vai johdatko vain projektia, seuraavat seitsemän vinkkiä auttavat lankojen pitämisessä käsissä ja projektin menestymisessä.

1. vinkki: Aseta projektille selvät tavoitteet

Katso kokonaisuutta ja määritä, mitä haluat saavuttaa tällä projektilla. Jos projektissa on mukana asiakas tai ulkopuolinen taho, ulkoisista lähteistä on tietenkin apua tavoitteiden määrittämisessä. Päätavoitteissa kannattaa ottaa huomioon seuraavat:

  • laajentumisen estäminen eli projektin laajuuden pitäminen sovitussa
  • määritetyssä budjetissa pysyminen
  • projektin kaikkien osien saaminen valmiiksi
  • laadukkaan työn tuottaminen
  • työn saaminen valmiiksi oikea-aikaisesti
  • oikeiden resurssien varmistaminen etukäteen.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

Työpaikan hyvin toimivan viestinnän neljä salaisuutta

Yhteistyötapamme ovat muuttuneet ratkaisevasti viime vuosina. Tutustu siihen, miten voit pysyä jatkuvasti muuttuvan liiketoimintaympäristön edellä.

LATAA SÄHKÖINEN KIRJA (englanniksi)

2. vinkki: Määritä odotukset etukäteen

Jokaisen pitäisi olla samalla sivulla, jotta projekti onnistuu varmasti. Odotusten jakaminen muille projektin johtajana ja saman pyytäminen muilta on tärkeä vaihe jokaisen projektin määrittämistä. Odotuksiin kannattaa sisällyttää täsmälliset tavat, joilla tiimi voi saavuttaa jo määritetyt tavoitteet. Lisäksi seuraavat kannattaa myös sisällyttää:

  • luettelo toimituksista ja määräpäivistä
  • laajuuden määrittely
  • määritetyt roolit ja vastuualueet
  • kysymysten ja vastausten prosessi
  • viestintäsuunnitelma, joka sisältää halutun viestintätiheyden sidosryhmille/asiakkaalle.

3. vinkki: Hahmottele mahdolliset riskit ja niiden hallinta, mikäli vaaroja ilmenee

Vaikka kaikki olisi suunniteltu pienintä yksityiskohtaa myöten, odottamattomia asioita voi silti tapahtua. Mitä siis hyvä projektipäällikkö tekee? Hän varautuu tietysti myös odottamattomiin asioihin! Jokaista projektin kohtaamaa täsmällistä vaaraa ei tietenkään voi ennustaa (huonosta säästä poliittiseen rauhattomuuteen ja teknisiin kömmähdyksiin), mutta vaarojen mahdollista vaikutusta voi kuitenkin lieventää riskienhallinnan avulla.

4. vinkki: Minimoi kokousten määrä

Verizon Conferencingin tutkimuksessa todettiin, että vain 22 prosenttia kokouksista katsottiin erittäin hyödyllisiksi ja 44 prosenttia hyvin hyödyllisiksi. Tämä tarkoittaa sitä, että 34 prosenttia kokouksista on enintään jokseenkin hyödyllisiä. Kokoukset ovat luonnollisesti välttämätön osa projektin suunnittelua, mutta harkitse tarkkaan, onko kokous paras tapa käyttää aikaa vai riittäisikö saman asian hoitamiseen sähköposti tai muu viestintämuoto – kuten projektinsuunnitteluohjelmisto, jossa voit jakaa tiedostoja, määrittää tehtäviä ja vaihtaa ideoita tapaamatta fyysisesti. Mitä enemmän aikaa kuluu kokouksissa, sitä vähemmän aikaa on tulosten tuottamiseen. Ota se huomioon ennen kuin lähetät uuden kokouskutsun.

5. vinkki: Suunnittele täydellinen aloituskokous

Kokouksista puheen ollen aloituskokous luo tunnelman koko projektille. Muista noudattaa seuraavia standardeja, kun suunnittelet tätä kokousta:

  • Kutsu oikeat ihmiset ja varmista, että tärkeimmät henkilöt pääsevät paikalle.
  • Laadi yksityiskohtainen esityslista, joka sisältää kokouksessa käsiteltävät asiat. Sen avulla kaikki pysyvät tehtävien tasalla ja ymmärtävät kokouksen tavoitteen.
  • Määritä, voiko kyseessä olla verkkokokous vai onko kokouksen osallistujien oltava paikalla fyysisesti. Tämä riippuu muun muassa projektin laajuudesta ja budjetista sekä siitä, onko kyseessä uusi asiakas. Muista, että henkilökohtaisten kokousten suunnitteleminen on monimutkaisempaa ja myös kalliimpaa, jos se vaatii matkustamista.
  • Siirrä kokous toiseen ajankohtaan, jos tärkeimmät henkilöt eivät pääse osallistumaan. Kokouksen pitäminen ilman heitä ei kannata. Joudut usein pitämään toisen kokouksen, jotta saat heidät ajan tasalle tai saat heidän panoksensa.
  • Varmista ennen esityslistan laatimista, että ymmärrät kokouksen ytimen ja sen, mitä tietoja ihmisillä pitäisi olla kokouksen jälkeen.

6. vinkki: Kerää raportteja projektin ajan

Raporttien kerääminen säännöllisesti on ainut tapa tietää, onko projekti aikataulussa. Se onnistuu usein projektinhallintaohjelmiston kautta. Raporttien avulla voit mitata resurssien kohdistamisen tehokkuutta ja varmistaa, että budjettitavoitteet ja määräajat ovat saavutettavissa.

7. vinkki: Hanki oikeat työkalut

Vaikka markkinoilla on monia projektinhallintatyökaluja, ne eivät kaikki ole samantasoisia. Päätä, mitä tarvitset ja vertaile kiinnostavia tuotteita. Varmista, että valitset vähintäänkin työkalun, joka sisältää seuraavat toiminnot:

  • tehtävien organisointi ja linkittäminen aikajanojen ja suunnitelmien luomista varten
  • näkemysten jakaminen, jotta edistymisestä on helpompi kommunikoida
  • nopeasti omaksuttava käyttöliittymä
  • suunnitelman mukauttaminen tiimin tarpeita vastaavaksi.

Vaikka projektipäällikön työn hoitaminen erinomaisesti on vaikeaa, se on silti mahdollista. Tarvitset vain oikeat taidot, tiedot ja työkalut, joilla työ hoituu ja oikeat tulokset saadaan aikaan.

Aiheeseen liittyviä tuotteita

kannettava surface-laite, jolla näkyy word

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt