Nykykokousten tila


Piditpä kokouksista tai vihasitpa niitä, ne ovat tulleet jäädäkseen. Viestintävälineenä kokoukset tarjoavat tiimeille näkemyksiä, reaaliaikaista suhteiden luomista ja rakentavaa keskustelua. Toisinaan kokoukset eivät ole kovinkaan tuottavia. Itse asiassa Yhdysvaltain työvoimatoimiston arvion mukaan yritykset menettävät 37 miljardia dollaria vuosittain tarpeettomiin kokouksiin. Koska 37 prosenttia työntekijöiden ajasta kuluu nykyisin kokouksissa, kannattaa harkita, miten tapaamme kertoaksemme kehittyvistä hallintatyyleistämme ja yritysstrategioistamme.

Nykypäivän kokouksen tyytyväiskerroin

Yritysstrategiaa harkittaessa on otettava huomioon sekä kokousten kiinteän omaisuuden että immateriaaliomaisuuden digitaaliset tai fyysiset kulut. Tasapainottamalla niistä saatavat edut voit soveltaa integroitua lähestymistapaa uuteen tekniikkaan ja perinteisiin yrityskäytäntöihin.

Tekniikan edistymisen myötä myös nykypäivän työpaikan vauhti on kiihtynyt. Organisaatiossa, jossa jokainen minuutti on tärkeä, työntekijöiltä kuluu vähemmän aikaa ajan hallintaan käytettäessä ääni- tai videoneuvotteluja. Äänineuvottelussa sekä työntekijät että sidosryhmät voivat helposti liittyä keskusteluun, antaa oman panoksensa ja jatkaa työpäiväänsä toimistosta poistumatta. Videoneuvottelun ansiosta etätyöntekijöitä ei enää tarvitse koota yhteen; voit keskustella henkilökohtaisesti näytön kautta eri aikavyöhykkeillä olevien useiden työntekijöiden kanssa. Tiimien yhdistämisen lisäksi nämä resurssit voivat myös korvata liikematkat ja näin tarpeettomat kulut.

none

Täydellinen kokousopas

Opi, miten voit tehokkaasti luoda parhaat mahdolliset kokoukset organisaatiollesi.

LATAA SÄHKÖINEN KIRJA

Tapaamisiin kasvokkain liittyy tietenkin inhimillinen tekijä, jota virtuaaliset rajapinnat eivät pysty tarjoamaan. Kun viestit uuden asiakkaan kanssa, henkilökohtainen tapaaminen voi luoda suhteita ja perustan kestävälle ammattisuhteelle. Vaikka kokouksia pidetään usein ikävinä, 92 % kokousten osallistujista arvostaa niitä mahdollisuutena osallistua yrityksen toimintaan eli menestyksekkäät kokoukset voivat edistää työntekijöiden työtyytyväisyyttä. Ja tyytyväisemmät työntekijät merkitsevät vähäisempää työntekijöiden vaihtuvuutta.

Verizonin kyselyn mukaan yli 90 % kokouksen osallistujista myönsi ajattelevansa muita asioita kokousten aikana tai sen, etteivät he menneet kokouksiin lainkaan tai osallistuivat niihin vain osittain. Osallistujista 70 % kertoi tuoneensa muita töitä kokouksiin. On selvää, että tuntemamme kokousten on muututtava. Kuvittele, miten paljon voisimme lisätä tuottavuutta määrittämälle kokouksen käsitteen kokonaan uudestaan.

Nykypäivän kokouksen määritysten muuttaminen

Nykypäivän kokoukset kehittyvät jatkuvasti uuden tekniikan, työllisyystrendien ja taloudellisten muutosten vuoksi. BlueJeansin äskettäisen selvityksen mukaan 25 %:ssa kokouksista keskusteluun osallistuu ainakin yksi henkilö videon kautta. Video-osallistujien määrän kasvu voi johtua osa-aikaisten tai freelance-työntekijöiden määrän lisääntymisestä. Viime vuosina näiden sopimusperusteisten työntekijöiden osuus oli arviolta 40,4 % nykypäivän työvoimasta.

Mitä tästä on pääteltävä? Jotta yritykset ja työntekijät voisivat menestyä, nykykokouksiin on integroitava sekä digitaalista että fyysistä tekniikkaa.

Miltä se oikein näyttää? Mikä on ihanteellinen fyysinen tai digitaalinen tapaamispaikka? Vastaus ei ole aina sama jokaisen yrityksen tapauksessa, mutta tietyt innovaatiot lisäävät kaikkien organisaatioiden tuottavuutta.

  • Digitaalitekniikat tarjoavat helppoja yhden painalluksen yhteyksiä, jotka yhdistävät projektion ja äänen. Menestystä ja yhteysaikaa mittaavat kyselyt ja telemetriat ovat jo osoittaneet, miten yhteydet ovat lyhentyneet keskimääräisestä kolmesta minuutista alle minuuttiin.
  • Fyysisen tekniikan edistysaskeleet tarjoavat laitetyyppiin perustuvan audiovisuaalisen palvelun sekä langallisille että langattomille puheluille yritysverkkojen sisällä ja ulkopuolella. Nämä parannukset takaavat parhaassa tapauksessa laadukkaan kokouksen sekä etäosallistujille että sisäisille työntekijöille.
  • Jotkin organisaatiot ovat ottaneet käyttöön uusia menetelmiä, kuten digitaalisen näyttöjärjestelmän, näiden edistysaskelten hyödyntämiseksi. Innovatiiviset tiimiyhteistyöratkaisut, kuten monikosketusnäytöt, responsiivinen kynä ja käsinkirjoitus sekä sisäänrakennettu videoneuvottelu parantavat nykykokousten tilaa.

Nykyisin 28 % esimiehistä pitää kokouksia ajanhukkana. Jos niitä kuitenkin käytetään tehokkaasti, kokoukset voivat pitää sisällään muutakin kuin yritysstrategian peräänkuuluttamisen; ne tarjoavat mahdollisuuksia tiimin väliseen yhdistymiseen, innovaatioon ja synergiaan. Asemastasi riippumatta – olitpa sitten työntekijä, johtohenkilö tai freelance – kaikki voivat hyötyä organisaatiossa laadukkaita kokouksia koskevasta kokonaisvaltaisesta lähestymistavasta.

Aiheeseen liittyviä tuotteita

kannettava surface-laite, jolla näkyy word

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt