Mitä kasvavien yritysten pitää tietää sähköpostiarkistoista


Useimmille toimistotyöntekijöille sähköpostien lähettäminen ja niihin vastaaminen ei ole enää vain yksittäinen tehtävä vaan jatkuva työnkulku, joka pitää suorittaa automaattisesti – vähän niin kuin hengittäminen. Luvut puhuvat puolestaan: tämän vuoden loppuun mennessä olemme lähettäneet ja vastaanottaneet yli 215 miljardia sähköpostiviestiä. Entä vuoden 2020 loppuun mennessä? Yli 257 miljardia.

Se on valtava määrä,

joka sisältää myös rutkasti tärkeitä tietoja. Ajattele vain Saapuneet-kansioon tallennettuja kaikkia asiakirjoja, kuvia ja tietoja – tärkeimpiä yhteyshenkilöitä, aivoriihiä ja tehtyjä päätöksiä mainitsematta. Suojaako yrityksesi riittävästi tätä immateriaaliomaisuutta? Lue lisää jäljempänä sähköpostiarkistoinnin joistakin näkökohdista, jotka kasvavien yritysten olisi otettava huomioon.

none

Nosta sähköpostisi yritystasolle

Maksullinen, isännöity yritystason sähköposti tarjoaa paremmat suojausominaisuudet ja on helppokäyttöinen – näitä et saa maksuttomista sähköpostipalveluista

Lataa maksuton sähköinen kirja

Yhteensopivuusnäkökohdat

Aloitetaanpa perusasioista. Sähköpostiarkistointi on sitä miltä se kuulostaakin: henkilön sähköpostiviestien tallentamista ja järjestämistä haettavaan muotoon. Sitä vaaditaan laissa.

Kymmenen vuotta sitten otettiin käyttöön säännöksiä, joissa kaikkia yrityksiä vaaditaan pitämään sähköisiä rekistereitä yritystiedoista, myös sähköpostiviesteistä. Kanteen nostamisen tapauksessa jokainen tietue on oltava helposti noudettavissa eli yritykset eivät voi turvautua vain yleiseen varmuuskopioon. Toisin sanoen verukkeena ei voida käyttää lausetta ”En löydä tätä tiedostoa”.

Tiettyjen yritysten on myös noudatettava muita säännöksiä. Esimerkiksi pörssiyhtiöiden on noudatettava vuoden 2002 Sarbanes-Oxley-lakia, kun taas terveydenhuollon ja vakuutuspalvelujen tarjoajien on täytettävä HIPAA-vaatimukset.

Sisäinen vai isännöity tallennus?

Yrityksille sähköpostiarkistointi merkitsee jokaisen työntekijän lähettämän ja vastaanottaman sähköpostiviestin arkistointia – tämä koskee jopa henkilökohtaisesta Saapuneet-kansiosta poistettuja viestejä. Mihin nämä sähköpostiviestit oikein tallennetaan?

Ensimmäisenä vaihtoehtona on ottaa käyttöön sisäinen palvelin, jolloin kaikki sähköpostiviestit voidaan tallentaa paikan päällä. Tämä menetelmä on joustavin, koska pystyt paremmin valvomaan alustaa ja voit tallentaa tiedot haluamallasi tavalla. Menetelmän etukäteiskulut ja jatkuva ylläpito tulevat kuitenkin kalliiksi. Sinun on määritettävä ja asennettava fyysisiä palvelimia ja palkattava IT-osaston työntekijöitä niiden hallintaan.

Toisena vaihtoehtona on isännöity ratkaisu, jolloin maksat kolmannelle osapuolelle yrityksen sähköpostiviestien tallentamisesta puolestasi. Tämän menetelmän avulla pääset tietoihisi pilvipalvelun kautta ja vältät paikallisesta palvelimesta koituvat korkeat kulut. Et kuitenkaan voi valvoa sitä yhtä hyvin, koska alustan erityisen toiminnan määrittää palveluntarjoaja.

Kumpikaan vaihtoehto ei ole toista turvallisempi. Valinta niiden välillä riippuu erityisistä vaatimuksista. Onko yrityksesi liikevoitto suuri ja haluat valvoa itse sähköpostiviestien tallennusta? Tässä tapauksessa valitset ehkä sisäisen vaihtoehdon. Muuten voit harkita kustannussäästöjä ulkoistamalla.

Houkuttelevat uudet ominaisuudet

Valitsitpa sitten paikallisen tai isännöidyn ratkaisun, seuraavassa on joitakin lisäominaisuuksia, jotka voivat olla hyödyllisiä. Jos työntekijöiden pitäisi pystyä hakemaan tietoja aiemmista sähköpostiviesteistä – jopa kymmenen vuoden takaisista –, harkitse työpöytäkäyttöä. Kaikkien näiden tallennettujen tietojen ei tarvitse vain levätä siellä ja odottaa, että niitä tarvitaan jossakin tulevassa oikeudenkäynnissä.

Entä sitten muunlaiset viestintämuodot? Voit myös halutessasi arkistoida puhelinkeskustelut, pikaviestit ja tviitit.

Ennen kuin teet mitään valintaa käytettävästä alustasta ja sen käyttötavasta, harkitse riittävästi yrityksesi lukuisia tarpeita.

Aiheeseen liittyviä tuotteita

kannettava surface-laite, jolla näkyy word

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt