Uudet työskentelytavat: vuokaavio-ohjelmiston epätavanomaiset käyttötavat


Kaikissa hintansa arvoisissa vuokaavio-ohjelmistoissa on seuraavat perusominaisuudet: mallien asettelut ja muodot, automaattinen muotoilu ja pilviyhteensopivuus. Edistyneemmät ominaisuudet puolestaan sallivat kaavioiden linkittämisen ulkoisiin tietolähteisiin. Tietojen linkittämisen ansiosta käyttäjät voivat päivittää vuokaavioitaan helposti vaihtamalla laskentataulukkoon tai SQL-tietokantaan tallennetut tiedot. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun vuokaavio jaetaan koko tiimille, koska tällöin tärkeät tilapäivitykset voidaan jakaa helposti ja nopeasti kaikkiin laitteisiin ja sijainteihin. Tietojen linkittämisen yleisiä käyttötapoja ovat budjettien hallinta ja lomien seuranta.

Kuten voit kuvitella, tietojen linkittäminen tekee tehokkaista vuokaavio-ohjelmistoista erittäin monipuolisia. Tämä on yksi niistä tilanteista, joissa mielikuvituksesi saattaa rajoittaa sinua enemmän kuin mikään muu. Jos näin on, tässä on muutamia ideoita, joiden avulla saat luovuutesi kukkimaan.

Resurssien jakaminen

Tiimin ajankäytön ja resurssien hallinnasta ja jakamisesta vastaavilla henkilöillä on usein tiukka asenne. He tarvitsevat jatkuvasti ajantasaista tietoa sidosryhmän jäsenten käytettävyydestä, mutta nämä tiedot eivät aina ole käytettävissä. Ja vaikka ne olisivatkin käytettävissä, ne on todennäköisesti esitetty hajanaisesti eri muodoissa ja viesteissä. Parempi vaihtoehto olisi yksinkertaisten visualisointien kautta välitettävän luotettavan tiedon keskus. Tietojen linkittäminen voi onneksi tehdä tästä totta.

none

Herätä tietosi henkiin

Opi luomaan monipuolisia ja vakuuttavia tarinoita, jotka visualisoivat tietosi täydellisesti.

Lataa maksuton sähköinen kirja

Toimi seuraavasti:

  1. Luo peruskaavio, jossa jokaista projektitiimin jäsentä edustaa kuvake tai kuva
  2. Linkitä tämä kaavio jaettuun laskentataulukkoon, johon sidosryhmän jäsenet voivat merkitä arvioidun käytettävissäoloaikansa
  3. Valitse, millä tavalla kunkin sidosryhmän jäsenen käytettävyys esitetään visuaalisesti kaaviossa – esimerkiksi eri väreillä tai muodoilla
  4. Määritä tehtävät nopeasti ja varmasti kunkin sidosryhmän jäsenen visuaalisen tilan tarjoaman tiedon perusteella

Oikean tilan varaaminen

Nykyiset työpaikat ovat muuttumassa. Työpisteet ja toimistot muuttuvat joustaviksi yhteistyötiloiksi, ja omat työpöydät vaihtuvat kannettaviin tietokoneisiin ja toimiston sisäiseen liikkuvuuteen. Nämä muutokset huomioiden monet yritykset – etenkin suuret yritykset, joilla on toimintaa monessa kerroksessa tai rakennuksessa – haluavat todennäköisesti tarjota työntekijöille jatkuvasti päivittyvän tietueen siitä, mitkä työtilat ovat käytettävissä ja mitkä on varattu. Tietojen linkittäminen tarjoaa tähän helpon ratkaisun.

Toimi seuraavasti:

  1. Luo kaavio (tai useita kaavioita), joka kuvaa yrityksen pohjapiirrosta
  2. Linkitä tämä kaavio jaettuun laskentataulukkoon, josta työntekijät voivat varata huoneen tai tilan tiettyyn aikaan
  3. Valitse tapa, jolla voidaan visuaalisesti esittää, milloin huone tai tila on varattu
  4. Jaa kaavio koko yritykselle, jotta koko tiimi tietää, mitkä tilat ovat käytettävissä

Edistymisen seuranta

Vuokaavio-ohjelmisto sopii erinomaisesti suurten liiketoimintaprosessien visualisointiin, mutta se sopii erinomaisesti myös yksittäisten projektien vaiheiden määrittämiseen. Lisäksi sen avulla on kätevä seurata kyseisten projektien edistymistä. Kun kaikki mukana olevat sidosryhmän jäsenet näkevät, mitä on tehty ja mitä tapahtuu seuraavaksi, viivästysten todennäköisyys pienenee huomattavasti. Tietojen linkittäminen voi auttaa tässä.

Toimi seuraavasti:

  1. Luo kaavio, jossa projektin jokaista vaihetta ja kunkin sidosryhmän jäsenen osallistumista edustaa kuvake tai kuva
  2. Linkitä kaavio jaettuun laskentataulukkoon, johon sidosryhmän jäsenet voivat merkitä suoritetut tehtävät
  3. Valitse tapa, jolla voidaan visuaalisesti esittää, milloin tehtävä on suoritettu
  4. Jaa kaavio koko projektitiimille, jotta kaikki tietävät, mitä pitää vielä tehdä ja milloin Visuaalisen viestinnän ansiosta erilaiset ihmiset pystyvät jäsentämään monimutkaisia tietoja nopeasti. Oikeanlaisen vuokaavio-ohjelmiston avulla voit estää väärinkäsitykset. Miten käytät sitä?

Aiheeseen liittyviä tuotteita

kannettava surface-laite, jolla näkyy word

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt