4 astuces pour mieux travailler en équipe grâce à l'intranet


Tous les chefs de projet savent comment concentrer leurs équipes, même lorsque la charge de travail de ces dernières les attire vers des dizaines d’autres directions. Pour ce faire, il leur faut parfois collaborer avec d’autres chefs de projet afin de hiérarchiser les projets ou aider des membres d’équipe à s’organiser lorsque le travail s’intensifie. Il peut aussi s’agir de donner aux membres d’équipe, peut-être distants, les outils dont ils ont besoin pour collaborer efficacement. Et si les compétences de hiérarchisation des projets viennent avec l’expérience, un logiciel intranet peut aider vos équipes à s’organiser et à collaborer, tout en vous permettant de communiquer de manière plus efficace avec vos équipes et d’autres personnes.

Bien sûr, tous les logiciels de portail intranet ne se valent pas. Aussi, penchons-nous sur quatre outils pour trouver une solution intranet.

Gestion de l’information

Pour permettre à chacun d’être sur la même longueur d’onde, il est important que votre équipe sache qui est responsable de quoi, et à quel moment. En outre, il vous faudra aussi indiquer à votre équipe comment contacter les autres membres, comment accéder aux pages web ou documents importants (surtout s’ils sont protégés par un mot de passe ou stockés sur serveur), avoir la possibilité de faire des annonces importantes, de publier des rappels, etc. Dans un tel contexte, privilégiez un intranet vous permettant de créer de manière transparente des pages destinées à l’équipe et personnalisées selon vos besoins. Ainsi, vous pourrez stocker et partager des informations importantes dans un même emplacement centralisé.

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Bibliothèques

Un logiciel de collaboration doit, avant tout, permettre aux membres de votre équipe de facilement travailler ensemble. Optez pour une solution permettant à chacun d’accéder aux mêmes fichiers, documents, images, notes de réunion, etc. La possibilité de créer des bibliothèques de documents explicitement libellées pour votre projet et votre équipe permet à chacun de trouver les informations les plus à jour sur le projet, d’examiner les précédentes itérations de livrables, de consulter le travail en cours, de se rafraîchir la mémoire sur les exigences du projet, etc.

Stratégie de productivité mobile

Un portail intranet destiné aux employés doit permettre aux membres de votre équipe de créer des espaces au sein desquels partager et gérer des informations, et collaborer sur des fichiers. Dans cette optique, privilégiez un logiciel de collaboration proposant des fonctionnalités telles que les discussions à thèmes ainsi que les sondages pour planifier des réunions et prendre des décisions plus facilement, les calendriers partagés, les listes de tâches, les espaces de réunion et les emplacements où stocker vos notes de réunion, documents, ordres du jour, etc. Comme les espaces de réunion, une solution intranet dotée d’un outil d’espace de travail doit permettre à des membres spécifiques de l’équipe, concepteur graphique ou concepteur-rédacteur, par exemple, de collaborer sur le même fichier dans le même espace, sans supprimer le travail des autres, ce qui au bout du compte améliore la productivité.

Intégration avec les outils existants

Quelles que soient les promesses d’un logiciel de portail intranet en termes d’amélioration de votre productivité et de vos efforts de collaboration, si ce portail est difficile à utiliser ou implique le remplacement de vos outils existants (traitement de texte, tableur, outils de conception graphique et/ou de messagerie), vous risquez d’avoir du mal à convaincre votre équipe de l’utiliser. Pour atteindre le niveau de productivité et d’organisation dont vous avez besoin, optez pour une solution intranet capable de s’intégrer avec les outils que votre équipe utilise déjà. Vous éviterez ainsi à votre entreprise de devoir acheter de coûteux programmes, moins efficaces de surcroît, et votre équipe n’aura pas à se former à de nouveaux outils.

Un logiciel de collaboration doit être simple, intégré et personnalisable, et vous offrir, à vous et votre équipe, tout ce dont vous avez besoin pour travailler ensemble ou en plus petits groupes. En choisissant une solution vous offrant la possibilité d’organiser vos fichiers comme vous l’entendez, d’utiliser vos outils existants et de disposer des outils de collaboration pour permettre aux membres de votre équipe de travailler simultanément et facilement sur des fichiers, de partager des documents et des informations, et de suivre les discussions importantes, vous obtiendrez ce à quoi tout chef de projet aspire : une équipe organisée et productive.

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