5 outils clés pour un bon logiciel de gestion de projet


Des modèles intégrés aux outils de planification les plus courants, en passant par la collaboration instantanée et l’accès sur tous types d’appareils, un logiciel de gestion de projet peut améliorer la productivité des chefs de projet et de leurs équipes en leur permettant d’exécuter leurs projets plus rapidement et plus facilement. Mais les organisations ont-elles tendance à négliger certaines fonctionnalités de ces logiciels ?

Une étude récente montre que les outils de planification de projet les plus recherchés sont les fonctionnalités de partage de fichiers, de suivi temporel, d’intégration du courrier électronique et de création de digrammes de Gantt. Rien d’étonnant à cela. Mais quels autres outils utiles les organisations ont-elles tendance à ignorer ? Curieusement, la visioconférence, la conversation en temps réel, l’intégration des réseaux sociaux et l’accès mobile semblent être les grands oubliés des logiciels de gestion de projet. Des études montrent pourtant que la communication est souvent citée comme l’aspect le plus important d’une gestion de projet réussie. Alors, les chefs de projet passent-ils à côté d’une mine d’or ? Penchons-nous sur cinq ressources inexploitées et sur la façon dont celles-ci peuvent vous aider à gérer vos projets plus facilement et plus efficacement :

1 et 2. Visioconférence/conversation en temps réel : le choix d’un logiciel de gestion de projet doté d’outils de communication intégrés permet aux membres d’une équipe de collaborer à l’aide de la voix, de la vidéo ou de la conversation instantanée sans quitter leur projet. Dans quelle mesure ces outils de communication sont-ils essentiels à la réussite de l’équipe ? Selon un rapport du Project Management Institute (PMI), les entreprises admettent que le manque de communication est l’une des principales causes de l’échec d’un projet. Pour réussir un projet, il est donc primordial que tous les membres de votre équipe (qu’ils se trouvent dans le même immeuble ou qu'ils soient éparpillés dans différentes régions du monde) soient en mesure de communiquer en temps réel à l’aide d’outils conçus pour transmettre vos conversations critiques rapidement et en toute sécurité.

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3. Intégration des réseaux sociaux : les réseaux sociaux ont beaucoup évolué depuis l’époque des simples mises à jour Facebook et des tweets consacrés aux tendances du moment. Désormais, il s’agit d’outils qui permettent d’améliorer le niveau de communication entre les membres d’une équipe et les parties prenantes d’un projet. Des études ont montré que l’utilisation des réseaux sociaux favorise les échanges, et contribue donc à instaurer de bons rapports ainsi qu’à créer un environnement propice à la collaboration et à la confiance. Alors pourquoi se priver de tels atouts dans le cadre de la gestion d’un projet ? L’utilisation d’un logiciel incorporant un réseau social professionnel, comme les flux d’actualités Yammer dédiés de SharePoint, peut permettre aux membres d’une équipe de communiquer en temps réel sur les détails d’un projet.

4. Accès mobile : il est indispensable d’utiliser un logiciel compatible avec Windows, iOS et Android afin que chaque utilisateur puisse procéder à la mise à jour des tâches sur l’appareil de son choix, et consulter les échéanciers et rapports lorsqu’il est en déplacement. Sachant que le suivi temporel est considéré comme un élément essentiel à une gestion de projet réussie, il convient de trouver une solution permettant à tous les membres de l’équipe de transmettre leurs mises à jour lorsqu’ils sont en déplacement. Grâce à l’amélioration de la saisie des heures et des tâches, les chefs de projet bénéficient d’une visibilité instantanée qui leur permet de prendre rapidement des décisions éclairées.

5. Paramètres dédiés aux sponsors : parmi les projets considérés comme « hautement performants », plus de 80 % sont supervisés par des sponsors actifs. De nombreuses études ont montré que la présence d’un sponsor hiérarchique pour soutenir un projet du début jusqu’à la fin est essentielle à la réussite de celui-ci. Même si le sponsor ne participe pas directement aux tâches quotidiennes, il doit disposer d’un accès suffisant pour pouvoir aider l’équipe en cas de besoin, superviser l’avancement du projet et apporter sa contribution chaque fois qu’il en a la possibilité. Cela dit, il est important de disposer d’un logiciel qui permette au bureau de gestion du projet ou au sponsor de modifier les paramètres de gestion de portefeuilles de projets sans assistance supplémentaire.

Avec l’explosion du travail à distance, y compris à l’échelle mondiale, les compétences en communication et la gestion du temps sont plus importantes que jamais. L’accès à des outils permettant aux différentes parties prenantes de gérer leurs activités dans le cadre de leurs déplacements et de partager rapidement les mises à jour, conversations et échéanciers de projet les plus récents via un site de projet dédié permet à tout le monde de rester connecté et informé. Apprenez-en davantage sur les méthodes disponibles pour bénéficier d’une meilleure visibilité sur les performances d’un projet, ainsi que pour réduire les budgets, réaliser des économies, etc.

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