Outils de gestion du temps et d'email tracking efficaces


e-mails quittant la boîte de réception

L’accumulation d’e-mails peut rapidement transformer une liste des tâches somme toute gérable en véritable cauchemar. Ces dizaines (voire centaines) de messages altèrent votre concentration, augmentent votre niveau de stress et perturbent généralement votre flux de travail idéal. Si vous n’y prenez garde, la gestion de vos e-mails peut se transformer en activité à plein temps.

Il va sans dire que ce genre de situation n’est pas viable à long terme. Heureusement, des outils d’analyse peuvent vous fournir des informations sur votre planning quotidien et vos habitudes de messagerie. Vous pouvez utiliser ces informations pour examiner, réorganiser et définir des limites qui vous permettront de gagner un temps précieux.

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Bien comprendre votre boîte de réception

En moyenne, un travailleur du savoir consacre 28 % de sa journée au traitement des emails. Et vous ? Combien de temps passez-vous à lire plutôt qu’à écrire ? Et qu’en est-il de vos temps de lecture et de réponse ? Communiquez-vous efficacement avec vos paires et vos collègues ?

Face à ces nombreuses questions, l’analyse des e-mails peut vous apporter de précieuses réponses. Imaginons que vous intensifiez vos interactions avec un client donné. Vous découvrez que les longues heures que vous passez à rédiger des mises à jour ne servent à rien et que votre contact n’ouvre même pas vos e-mails. La solution ? Il est certainement préférable de vous limiter aux points essentiels et de les communiquer via un canal différent.

Peut-être vous rendrez-vous compte que les e-mails envoyés après 15 heures présentent un taux de réponse moyen plus élevé. Ces informations vous permettent d’établir des fenêtres d’e-mail précises afin d’optimiser leur efficacité. Moins vous consacrez de temps à suivre vos messages ignorés et mieux c’est.

Prenez le contrôle de votre planning

moniteur d’ordinateur affichant un mappage de planning

Les plages de temps que vous vous réservez se font plutôt rares. Les e-mails, les réunions et les appels téléphoniques, bien que nécessaires, sont autant d’éléments qui perturbent votre attention. Et lorsque vous sentez que vous vous éparpillez au lieu de vous concentrer, vous pouvez éprouver des difficultés à faire votre travail. La réponse ? Utilisez des outils de gestion du temps pour identifier les zone d’inefficacité cachées.

Les outils de gestion du temps vous permettent de rapidement savoir combien de fois votre travail a été interrompu, combien de temps vous travaillez en dehors des heures normales, à combien de réunions vous participez par semaine, etc. Fort de ces informations, vous pourrez prendre des décisions sur vos habitudes de travail dans leur ensemble.

Vous découvrez que votre temps libre n’est que d’une demi-heure ? Réservez-vous tous les jours deux heures à travailler, sans vous laisser perturber par quoi que ce soit. Indiquez clairement à vos collègues qu’il est important que vous restiez à votre bureau durant ces deux heures. Si vous êtes invité à une invitation pendant ce laps de temps, voyez s’il est possible de la décaler. Et si vous pensez que votre présence n’est pas indispensable, n’hésitez pas à poliment décliner cette invitation.

Vous pouvez en faire de même lorsque vous répondez à vos e-mails. Chaque jour, dédiez deux courts moments, de 30 minutes chacun par exemple, au traitement des emails. Là encore, ajoutez ces moments à votre calendrier de manière à ce que vos collègues sachent que vous êtes occupé.

Optimisez votre journée de travail

Pour optimiser votre journée de travail, utilisez d’autres outils d’analyse. Les informations réseau, par exemple, vous permettent de prendre le pouls de vos contacts. Avec qui vous communiquez-vous le plus fréquemment ? Et avec qui risquez-vous de perdre le contact ? Ces informations peuvent vous aider à pérenniser des relations et à ne pas passer à côté de projets de moindre priorité.

De même, une fonctionnalité relative à la qualité des réunions peut vous aider à comprendre pourquoi certaines réunions ne sont pas aussi efficaces qu’elles devraient l’être. Trop de tâches multiples ? Trop de temps à y consacrer ? Pas assez de temps à y consacrer ? Peut-être vous rendrez-vous compte qu’une réunion de vérification hebdomadaire n’est même pas nécessaire.

Pour résumer

organisation de la boîte de réception des e-mails

De nos jours, les e-mails requièrent une attention constante, un phénomène qui n’est pas prêt de s’arrêter. En revanche, vous pouvez modifier la manière dont vous les gérez, ainsi que la manière dont vous gérez votre journée. Utilisez des outils d’analyse pour réorganiser votre temps et votre travail de manière plus efficace. Les petits changements peuvent avoir un important impact.

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