Manager une équipe à distance grâce aux outils de collaboration


Si vous opérez en supposant que le télétravail est une solution optimale, vous avez raison. En fait, selon Bloomberg, aux États-Unis, 60 % des entreprises proposent des arrangements de télétravail, contre 20 % en 1996, et c’est également une tendance lourde en Inde, en Indonésie et au Mexique. Cela signifie que vous travaillez probablement déjà avec une équipe à distance ou que vous êtes sur le point d’embaucher votre premier collaborateur à distance. Gérer une équipe virtuelle (et en faire partie) entraîne un certain nombre de spécificités, et exige beaucoup de confiance de la part de tous.

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Bien entendu, la confiance est probablement l’aspect le plus délicat de la gestion d’équipes virtuelles, et c’est quelque chose que vous devez « ressentir ». Il existe néanmoins des outils de leadership et un vaste éventail de technologies qui peuvent vous aider à cultiver les relations que vous entretenez avec vos collaborateurs et subordonnés directs, ainsi qu’à nouer des relations de travail simples et fluides, dans un profond respect et une confiance mutuelle. Voici quatre outils efficaces pour gérer les équipes à distance :

  • Appel vidéo : Rien ne vaut le courrier électronique pour communiquer des informations concernant des projets sur lesquels votre groupe est appelé à revenir ultérieurement, pour envoyer une note à propos d’une réunion à venir, et bien plus. En revanche, pour échanger des idées, évaluer les performances des employés ou pour vous montrer un peu plus persuasif, rien ne vaut un face-à-face. C’est précisément là que les appels vidéo entrent en jeu. Après tout, les appels vidéo permet aux personnes de se voir, de se faire une idée de la personnalité et de l’humeur de leur interlocuteur, ainsi que de capter l’attitude et les intonations de ce dernier, ce qui facilite le partage d’idées, les conversations délicates et la prise de position.
  • Conversation/Messagerie instantanée : Lorsque vous dirigez des équipes virtuelles, vous ne pouvez pas bénéficier du même niveau de spontanéité que si vous vous trouviez ensemble dans un bureau traditionnel. Toutefois, avec un client de conversation, vous pouvez toujours avoir de ces entretiens rapides et informels. Simplement, ils n’auront pas lieu dans une cuisine commune. Mieux encore, si vous voulez discuter d’une idée nécessitant l’intervention de plusieurs personnes, la plupart des clients de conversation vous offrent cette possibilité, ce qui facilite la communication et la résolution de problèmes à la volée.
  • Espaces de travail partagés : Que vous gériez des équipes mondiales ou que vous travailliez avec quelques personnes de l’autre côté de la ville, il y a de fortes chances pour que vous ayez besoin de collaborer sur une présentation, un livrable ou simplement vos propres documents et processus internes. Vous pouvez naturellement tout faire par e-mail, mais la gestion de version peut rapidement devenir un cauchemar. Et c’est là où les espaces de travail partagés entrent en jeu. La disponibilité d’un emplacement central au sein duquel tous les membres de votre groupe peuvent travailler sur les mêmes fichiers en temps réel et voir ce que les autres font, vous pouvez assurer la gestion de version et simplifier le processus de création.
  • Listes de tâches virtuelles partagées : Lorsque vous travaillez avec des équipes virtuelles opérant dans plusieurs fuseaux horaires, il est un peu plus que difficile de tenir tous les participants informés de l’avancement de projets partagés. Toutefois, avec des listes de tâches virtuelles, votre équipe (ou des membres sélectionnés de celle-ci) peut accéder à des listes de toutes les tâches avec le statut de celles-ci, ce qui facilite l’organisation du travail et le partage d’informations entre tous. Et pour simplifier encore les choses, certaines applications intégrant des listes de tâches virtuelles vous permettent de joindre des fichiers à des tâches, de collaborer sur ces fichiers, voire de partager des notes et d’avoir des conversations sans avoir à utiliser une application distincte. Cela facilite la collaboration, même lorsque vos plannings ne sont pas synchronisés.

Toute personne supervisant des équipes mondiales ou une main-d’œuvre virtuelle a fait l’expérience directe des défis liés à la gestion à distance. Mais le télétravail a le vent en poupe. Il est donc logique d’investir dans la technologie dont vous avez besoin pour créer des expériences collaboratives, développer les relations personnelles et générer des projets hors pair. Heureusement, cette technologie existe... Il vous suffit de trouver la bonne solution pour votre personnel et votre organisation.

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