6 erreurs classiques de gestion de projet menant à l'échec


Les mauvais projets se révèlent coûteux. En fait, les entreprises perdent 109 millions de dollars par milliard de dollars investis dans des projets et programmes d’après une étude du Project Management Institute (PMI). Et plus les projets sont gros, plus dure peut être la chute. Les gros projets ont 10 fois plus de chances d’échouer, d’après un autre rapport du secteur, et deux fois plus de chances d’accuser un retard, de dépasser le budget et de passer à côté de fonctionnalités critiques en comparaison avec les plus petits projets. Si les projets, petits et moyens, ne sont pas dénués de risques, tout gestionnaire de projet qui travaille sur ce type de projet sait qu’ils ne sont pas sans poser de problèmes.

Dès lors, quelles sont les erreurs à ne pas commettre pour éviter de tels échecs ? D’après le PMI, les causes principales pouvant conduire à l’échec d’un projet sont une nouvelle orientation des priorités d’une entreprise (40 %) et des ressources limitées (20 %). Si les chefs de projet peuvent en contrôler certaines, d’autres leur échappent complètement.

Voici les six raisons sous-jacentes susceptibles de mettre à mal un plan de projet :

  1. Méthodes statiques : les projets actuels s’accompagnent de nombreux éléments mobiles. Que vous travailliez dans le marketing, les ressources humaines, l’informatique, la fabrication ou tout autre secteur, un manque d’agilité et de flexibilité peut signer l’arrêt de mort d’un projet. Depuis quelques années, une gestion de projet agile, capable d’évoluer avec l’adoption de solutions et d’applications de gestion de projet, répond à la tendance, et selon le PM Times « ne fera que se renforcer à l’avenir ». D’après PricewaterhouseCoopers, Scrum correspond au cadre agile le plus prisé (43 %) pour les tâches complexes, suivi de Lean & Test Driven Development (11 %) et d’eXtreme Programming (10 %). Alors que les entreprises qui utilisent le cadre agile enregistrent une croissance de leurs revenus plus rapide de 37 % et génèrent 30 % de bénéfices en plus par rapport aux autres entreprises, moins d’un tiers des entreprises indiquent utiliser le modèle agile fréquemment.
  2. Solutions logicielles bas de gamme : acheter un outil bas de gamme aux fonctionnalités limitées plutôt qu’une bonne solution logicielle est une autre erreur que nombre d’entreprises commettent. Aussi incroyable que cela puisse paraître, certaines entreprises (23 %) n’utilisent même pas de logiciel de gestion de projet. Mais les entreprises les plus performantes (87 %) comprennent l’importance d’un logiciel de gestion de projet en termes d’efficacité et de fonctionnalité. Cela étant, tous les logiciels ne se valent pas. Les entreprises qui réussissent désignent la fiabilité, la facilité d’intégration et d’utilisation comme critères incontournables pour choisir un nouveau logiciel de gestion de projet. Un bon logiciel doit aussi parfaitement s’intégrer avec les différents outils universels parmi lesquels Office, Office 365, Skype, PowerPoint et SharePoint, et offrir d’excellents services de gestion de projet en ligne à des fins de flexibilité et de sécurité accrues tout en réduisant la complexité technique.
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  1. Manque de flexibilité des équipes virtuelles : en présence d’équipes travaillant à distance (partout dans le monde, langues, cultures et fuseaux horaires différents), des compétences en communication et une bonne gestion du temps sont indispensables. L’accès à des outils permettant aux différentes parties prenantes de gérer et de partager en déplacement les derniers états, conversations et calendriers via un site de projet dédié (comme ceux offerts par un bon logiciel de gestion de projet) permet à chacun de se connecter et de s’organiser.
  2. Faible soutien de l’exécutif  : avoir à ses côtés un sponsor hiérarchique intéressé et capable de s’impliquer, de bout en bout, constitue un important facteur de réussite pour votre projet. Pour autant, moins de deux projets sur trois bénéficient d’un tel sponsor, capable de fournir des instructions claires et de contribuer à la résolution des problèmes. Le manque de temps pose souvent problème. Aussi, avant de lancer un projet, sponsors et chefs de projet gagneraient à se rencontrer pour discuter de différents points tels que l’implication, le reporting, les réunions, l’escalade des problèmes, etc. En outre, un logiciel permettant à votre Bureau de gestion de projet ou sponsor de gérer les paramètres de gestion de projet sans assistance supplémentaire est important.
  3. Non-alignement avec les objectifs et stratégies d’une entreprise : des objectifs de projet non définis figurent parmi les principaux facteurs d’échec des projets. Cela étant, les entreprises indiquent qu’en moyenne trois projets sur cinq ne sont pas alignés avec leur stratégie. Il est primordial de comprendre les stratégies clés de votre entreprise, puis d’examiner les projets pour déterminer dans quelle mesure ils sont en phase avec les objectifs stratégiques de service/d’entreprise. Cela doit permettre de privilégier certains projets plutôt que d’autres, moins prioritaires ou moins étroitement liés à la stratégie globale de l’entreprise. En plus des gains réalisés en termes de temps, d’effort, d’argent et de ressources, cela contribue à présenter de bons projets qui obtiendront le soutien requis de l’exécutif.
  4. Problème de communication : selon le PMI, une mauvaise communication constitue l’une des causes principales d’échec d’un projet. Heureusement, les dernières recherches indiquent que l’achat d’un logiciel de gestion de projet adapté tend à améliorer de manière significative la communication au sein des équipes, de même que la communication avec les clients. Pour mener à bien un projet, il est donc impératif que tous les membres de votre équipe (qu’ils se trouvent dans le même immeuble ou éparpillés dans différentes régions du monde) soient en mesure de communiquer en temps réel à l’aide d’outils conçus pour transmettre vos conversations critiques rapidement et en toute sécurité.

Des problèmes simples aux plus complexes, de nombreux écueils peuvent faire échouer un projet. Mais pour chaque piège, il existe aussi une solution. Et alors que les entreprises les moins performantes consacrent près de 12 fois plus de ressources à des projets qui n’aboutissent pas, il y a urgence à mettre en œuvre ces changements indispensables.

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